De gezondheidscrisis van 2020, die sociale afstand en online vergaderingen inluidde, was voor bedrijven en verenigingen een gelegenheid om de voordelen van digitalisering van algemene vergaderingen te ontdekken.
Het bewijs is er: de stemming op afstand of hybride stemming (zowel face-to-face als online) biedt een groot aantal economische en strategische voordelen: geografische flexibiliteit, waardoor duizenden mensen thuis kunnen vergaderen, een gemakkelijk te bereiken quorum, lagere organisatiekosten, grotere betrouwbaarheid van de stemming met de komst van Live Vote... Dus zelfs nu de meeste beperkingen zijn opgeheven, handhaven veel organisaties nog steeds een bepaalde hybride vorm in hun bedrijf.
Met veel software en toepassingen kun je nu met een paar klikken alle soorten vergaderingen organiseren en houden: Microsoft Teams wordt veel gebruikt door bedrijven voor de dematerialisatie van professionele vergaderingen, maar kan ook worden gebruikt om hun algemene vergaderingen onder dezelfde voorwaarden te houden.
In dit artikel delen we de ultieme 5-stappengids voor het dematerialiseren van een Algemene Vergadering met Microsoft Teams.
1. Identificeer je deelnemers
Algemene vergaderingen zijn essentiële jaarlijkse gebeurtenissen van bedrijven of verenigingen. Er vinden zinvolle discussies plaats en er worden beslissingen genomen die de toekomst van de organisatie beïnvloeden.
Het is belangrijk dat je alle deelnemers aan je digitale algemene vergadering kunt identificeren. De webcam is nog steeds de gemakkelijkste manier om dit te controleren, maar met Microsoft Teams kun je ook een "wachtkamer"-systeem opzetten om de toegang tot de sessie te controleren. Dit voorkomt directe toegang voor iedereen die geen uitnodiging van het team heeft ontvangen.
2. Een veilige oplossing voor online stemmen
Of je nu persoonlijk, online of in een hybride vorm aanwezig bent, de stemming is een moment van de Algemene Vergadering dat organisatie en nauwgezetheid vereist.
Een webcam per deelnemer maakt handopsteken mogelijk. Een online stemmodule blijft echter de veiligste manier om de geldigheid van de stemming te garanderen. Het controleert de identificatie van de kiezer en houdt rekening met zijn/haar antwoorden op de besproken resoluties.
3. Je vergadering structureren en de uitwisselingen beheren
Van een afstand ziet je Algemene Vergadering eruit als een "webinar", een online seminar. Met een groot publiek is het belangrijk om de “digitale” stem correct te beheren. Microsoft Teams biedt in dit opzicht enkele interessante mogelijkheden:
Voor de vergadering geeft Microsoft je alle gelegenheid om het geluid en beeld te testen, dus neem de tijd om alles goed in te stellen!
Met de knop "steek je hand op" kunnen deelnemers virtueel hun hand opsteken om aan te geven dat ze willen spreken. Dit is bijzonder nuttig in een hybride vergadering, omdat het ervoor zorgt dat alle deelnemers kunnen deelnemen en gehoord worden.
Gebruik de chatfunctie: met de chatfunctie op Microsoft Teams kunnen deelnemers in realtime met elkaar en de host communiceren; handig voor interactie over de inhoud.
Gebruik de vraag- en antwoordfunctie om reacties van deelnemende aandeelhouders te verzamelen.
4. Denk aan de hybride modus!
De hybride modus geeft deelnemers de keuze om de Algemene Vergadering persoonlijk of op afstand bij te wonen. Dit heeft een duidelijk gevolg: een hogere participatiegraad. Hybride vergaderingen doorbreken geografische barrières en tijdsbeperkingen.
Vanaf de locatie van hun keuze kunnen deelnemers deelnemen aan de vergadering met hun computer, tablet of smartphone, en actief deelnemen aan de discussies, alsof ze in dezelfde ruimte zijn!
Stel daartoe een vergaderzaal ter beschikking van deelnemers die de vergadering fysiek willen volgen. Een beroep doen op aanvullende diensten voor staging, omkadering en regie is altijd een goede manier om je evenement te professionaliseren.
5. EasyQuorum, de aanvullende Teams add-in
EasyQuorum, de eerste dematerialisatieoplossing voor algemene vergaderingen en raden van bestuur, is nu beschikbaar in Teams. De integratie van het platform in de vorm van een Microsoft add-in maakt het mogelijk om je Algemene Vergadering met een gerust hart te organiseren, dankzij de aanvullende functionaliteiten op Teams:
- Vereenvoudigd beheer van uitnodigingen
- Een Live Vote-functie die zich aanpast aan alle bijzonderheden van het stemmen (specifiek voor onderlinge maatschappijen, vennootschappen met splitsing, enz.)
- Geavanceerd beheer van stemmen bij volmacht
- Voor hybride vergaderingen: badges speciaal gemaakt voor face-to-face deelnemers
Voor meer informatie over easyQuorum en de integratie in Microsoft Teams, neem contact op met een van onze experts.
