La crise sanitaire de 2020, forçant la distanciation sociale et les réunions en ligne, aura été l’occasion pour les entreprises et associations de découvrir les avantages de la digitalisation des Assemblées Générales.
En effet, l’évidence est là : le format distanciel ou hybride (à la fois en présentiel et en ligne) offre un large panel d’avantages économiques et stratégiques : une flexibilité géographique, permettant à des milliers de personnes de se réunir depuis chez eux, un quorum facilement atteint, des coûts d’organisation réduits, une fiabilité des votes accrue avec l’arrivée du Live Vote... Si bien que, même la plupart des restrictions sanitaires levées, nombreuses sont les organisations à maintenir un certain format hybride dans leur activité.
De nombreux logiciels et applicatifs permettent aujourd’hui d’organiser et mener tout type de réunions en quelques clics : Microsoft Teams est largement plébiscité par les entreprises pour la dématérialisation des réunions professionnelles, mais peut aussi permettre la tenue de leurs Assemblées Générales suivant les mêmes conditions.
Dans cet article, nous partageons avec vous le guide ultime en 5 étapes pour dématérialiser une Assemblée Générale avec Microsoft Teams.
1. Identifiez vos participants
Les Assemblées Générales sont des composantes essentielles de l’année d’une entreprise ou d’une association. Elles sont le lieu d’échanges et de prises de décisions significatives, influençant l’avenir de l’organisation.
Il est important de pouvoir identifier tous les participants présents à votre Assemblée Générale digitalisée. La webcam reste le moyen le plus simple de la vérifier, mais Microsoft Teams permet également de mettre en place un système de “salle d’attente” à votre réunion afin de contrôler les accès à la session. Vous empêchez ainsi l’accès direct à toute personne n'ayant pas reçu d’invitation Teams.
2. Équipez-vous d’une solution de vote en ligne sécurisée
Que vous soyez en présentiel, en ligne ou sous un format hybride, le vote est un moment de l’Assemblée Générale qui demande organisation et rigueur.
Une webcam par participant peut permettre un vote à main levée. Toutefois, un module de vote en ligne reste le moyen le plus sûr pour assurer la validité du vote. Il vérifiera l’identification de la personne votante, et prendra en compte ses réponses aux résolutions discutées.
3. Structurez votre Assemblée, et gérez les échanges
À distance, votre Assemblée Générale prendra des allures de “webinaire”, format de séminaire en ligne. Avec une large audience, il est important de maîtriser la gestion de parole “digitale”. Microsoft Teams offre quelques fonctionnalités intéressantes en ce sens :
Avant la réunion, Microsoft vous laisse pleinement la possibilité de tester l’audio et l’image, prenez le temps de faire vos réglages !
Le bouton “lever la main” permet aux participants de lever virtuellement la main pour indiquer qu'ils souhaitent parler. C'est particulièrement utile dans une réunion hybride, car elle garantit à tous les participants la possibilité de participer et d'être entendus.
Utilisez la fonction de chat : la fonction de chat sur Microsoft Teams permet aux participants de communiquer entre eux et avec l'hôte en temps réel ; utile pour interagir avec le contenu de la réunion.
Utilisez la fonction Q&A pour récolter les réponses de actionnaires participants.
4. Pensez au mode hybride !
Le mode hybride laisse le choix aux participants d’assister physiquement ou à distance à l'Assemblée Générale. Ceci a une conséquence certaine : un taux de participation accru.
Les réunions hybrides abattent les barrières géographiques et les contraintes de temps.
Depuis le lieu de leur choix, les participants peuvent ainsi rejoindre la réunion avec leur ordinateur, tablette ou smartphone, et participer activement aux discussions, comme s’ils étaient dans une même salle !
Pour cela, prévoyez une salle de conférence pour les participants souhaitant suivre l'Assemblée physiquement. Avoir recours à des services de prestation supplémentaires pour la mise en scène, le cadrage et la régie sera toujours un bon moyen de professionnaliser votre événement.
5. EasyQuorum, l’add-in Teams complémentaire
EasyQuorum, la première solution de dématérialisation des Assemblées Générales et Boards s’invite dans Teams. L’intégration de la plateforme sous forme d’add-in Microsoft permet d’organiser son Assemblée Générale en toute sérénité, grâce à ses fonctionnalités complémentaires à Teams :
- Une gestion des convocations simplifiée,
- Une fonctionnalité de Live Vote qui s’adapte à toutes les particularités de vote (propres aux mutuelles, sociétés avec démembrement...),
- Une gestion des votes par procuration avancée,
- Pour les réunions hybrides : des badges créés spécialement pour les participants en présentiel.
Pour en savoir plus sur easyQuorum et son intégration dans l’outil Microsoft Teams, contactez un de nos experts.
