Vijf vragen die u zich moet stellen over het neerleggen van de jaarrekening van uw vennootschap

Welke recente wetswijzigingen zijn van toepassing op de jaarrekening en welke concrete gevolgen hebben ze voor de vennootschappen?

De voorbije jaren hebben we enkele wetswijzigingen gekend die een grote invloed hebben gehad op de Belgische jaarrekening. Denken we bijvoorbeeld aan de Europese richtlijn 2013/34/EU en het nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV). Beide wetswijzigingen hebben ervoor gezorgd dat er telkens nieuwe modellen van de jaarrekening werden ingevoerd.

Bij de omzetting van de Europese richtlijn 2013/34/EU naar Belgisch recht kregen we de intrede van de microvennootschap en werden de uitzonderlijke kosten en opbrengsten vervangen door enerzijds niet-recurrente bedrijfskosten/-opbrengsten en anderzijds niet-recurrente financiële kosten/opbrengsten.

Met de invoering van het WVV in 2019 kenden we één van de meest ingrijpende wijzigingen van de voorbije jaren die ook een grote impact heeft op de Belgische jaarrekening. Voor het eerst hebben we in België zowel kapitaalvennootschappen als kapitaalloze vennootschappen waardoor we ook maar liefst zes verschillende modellen van de jaarrekening kennen.

Waarom is het voor een vennootschap zo belangrijk om de jaarrekening correct op te stellen en tijdig neer te leggen?

Het correct opstellen en tijdig neerleggen van de jaarrekening is voor het bestuursorgaan van een vennootschap één van de belangrijkste jaarlijkse verplichtingen. Op het bestuursorgaan rust namelijk een hoofdelijke aansprakelijkheid voor alle schade die het gevolg is van een overtreding van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) of van de statuten van de vennootschap.

Elke belanghebbende kan een vordering instellen voor de ontbinding van een vennootschap indien deze haar verplichting om haar jaarrekening tijdig neer te leggen niet is nagekomen. Dit kan al vanaf het verstrijken van een termijn van zeven maanden te rekenen vanaf de datum van afsluiting van het boekjaar.

Ook burgerrechtelijk rust er een persoonlijke hoofdelijke aansprakelijkheid op de leden het bestuursorgaan voor het tijdig voorleggen én neerleggen van de jaarrekening binnen de wettelijke termijnen.

Wat zijn de neerleggingsvoorwaarden voor de jaarrekening?

Vanaf 1 januari 2022 zal de NBB de jaarrekeningen van vennootschappen die zijn neergelegd in de vorm van een PDF-bestand aan de rekenkundige en logische controles kunnen onderwerpen alvorens ze worden aanvaard. Nu is dat alleen zo bij jaarrekeningen opgemaakt in de vorm van een gestructureerd databestand.

Voor jaarrekeningen in PDF-bestand geldt momenteel dat de neerlegging van deze jaarrekeningen eerst wordt aanvaard (en op internet ter beschikking gesteld) en de rekenkundige en logische controles pas nadien, na een tijdsintensieve manuele encodering, worden toegepast. Dankzij de vernieuwing en verdere automatisering van de Balanscentrale van de NBB is het nu echter mogelijk om ook de jaarrekeningen opgemaakt in de vorm van een PDF-bestand onmiddellijk via OCR-herkenning in te lezen en aan de rekenkundige en logische controles te onderwerpen voordat zij worden aanvaard. Door de neerlegging van jaarrekeningen opgemaakt in de vorm van een PDF-bestand te weigeren wanneer er niet is voldaan aan de rekenkundige en logische controles worden deze jaarrekeningen op dezelfde wijze behandeld als jaarrekeningen die werden opgemaakt in de vorm van een gestructureerd databestand.

Deze manier van werken moet ook zorgen voor een betere kwaliteit van de jaarrekeningen die de NBB aan iedere geïnteresseerde ter beschikking stelt onder andere voor het opstellen van de Nationale en regionale Rekeningen. Nog vanaf 1 januari 2022 zal voor het bezorgen van de mededeling van de neergelegde jaarrekening aan de betrokken rechtspersoon uitsluitend gebruik worden gemaakt van de eBox. Nu wordt die mededeling nog via de post aan bezorgd aan de ondernemingen op wie de jaarrekening betrekking heeft.

Micro-, verkort of volledig model, hoe maak ik de juiste keuze?

Naast de analyse wanneer de vennootschap onderworpen is aan het WVV is het eens zo belangrijk dat er een grondige analyse wordt gedaan naar de grootte van de vennootschap. Maar vooraleer we de grootte van de vennootschap kunnen bepalen, moeten we eerst een antwoord vinden op de vraag: “Met welke vennootschappen is vennootschap X verbonden?”.

Moedervennootschappen, dochtervennootschappen, vennootschappen die behoren tot een consortium of zelfs vennootschappen die onder controle staan van andere verbonden vennootschappen kunnen allemaal een verbonden vennootschap zijn. Deze eerste stap vraagt een grondige analyse om een juiste berekening te kunnen doen voor de grootte van de vennootschap.

Nadat we voor alle vennootschappen de verbondenheid met vennootschap X hebben beoordeeld, kunnen we de grootte van de vennootschap bepalen. Dit moet naargelang de situatie op enkelvoudige of geconsolideerde/geaggregeerde basis beoordeeld worden. Gelet op de zeer verschillende situaties die zich kunnen voordoen, moet deze beoordeling met de nodige aandacht gebeuren. De Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) heeft reeds verschillende adviezen uitgebracht hoe we de regels moeten interpreteren en moeten toepassen in de praktijk. Een wijziging in verbondenheid, op te richten vennootschappen, verbonden vennootschappen met een verschillende afsluitdatum, … brengen steeds een bijzondere complexiteit met zich mee. Deze materie moet dan ook met de nodige aandacht en voorzichtigheid behandeld worden.

Deze grootte zal bepalend zijn om te weten welk model van jaarrekening gebruikt moet worden voor een welbepaalde vennootschap. De microvennootschappen mogen het micromodel (MIC-kap en MIC-inb) gebruiken, de kleine vennootschappen mogen het verkort model (VKT-kap en VKT-inb) gebruiken en de zogenaamde ‘grote’ vennootschappen moeten het volledig model (VOL-kap en VOL-inb) gebruiken.

De grootte van de vennootschap speelt ook een zeer belangrijke rol in de vennootschapsbelasting. In het Wetboek inkomstenbelastingen werden enkele gunstmaatregelen voor kleine vennootschappen ingeschreven waardoor de analyse van de grootte van de vennootschap aan nog meer belang heeft gewonnen.

Welke bestuurders moeten worden vermeld in de jaarrekening?

De bestuursvorm van de vennootschap bepaalt welke bestuurders in de jaarrekening moeten worden vermeld. Omdat de vaststelling van de jaarrekening uitsluitend tot de opdracht van de raad van toezicht behoort, moeten volgens de Commissie enkel de leden van de raad van toezicht in de jaarrekening worden vermeld. Wanneer de raad van toezicht die bevoegdheid delegeert aan de directieraad, blijft de raad van toezicht hiervoor aansprakelijk. De hiervoor uiteengezette werkwijze is van toepassing op de leden van de raad van toezicht.

Tom Vandendungen is accountant en belastingconsulent bij Deloitte Private. Hij schrijft bijdragen in de nieuwsbrief Accountancy Actualiteit en in de module Accounting info & topics in monKEY, de meest gespecialiseerde databank voor tax & finance professionals.