Six questions pertinentes sur les comptes annuels de votre société

Préparation et présentation des comptes annuels : sur quelles dispositions légales puis-je m’appuyer ?

Depuis la transposition, en droit belge par la loi du 18 décembre 2015 de la directive 2013/34/UE du 26 juin 2013 relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents, la Centrale des bilans a publié les nouveaux modèles complets (C), abrégés (A) et micros (M) des comptes annuels.

L’AR du 21 octobre 2018 portant exécution des articles III.82 A III.95 du Code de droit économique (CDE) a également réglé

1. le fonctionnement de la comptabilité simplifiée, la tenue et la conservation des livres comptables,
2. le PCMN nouveau des entreprises soumises à des obligations comptables autres que des associations et fondations, lui-même modifié par l’article 9:10 de l’AR du 29 avril 2019 pour les fonds propres, et
3. le PCMN nouveau propre aux associations et fondations.

L’AR du 29 avril 2019 portant exécution du CSA règle principalement

1. les évaluations dans l’inventaire des entreprises (sociétés, associations et fondations),
2. la structure des comptes annuels et consolidés,
3. les formalités de publicité légale des comptes annuels et consolidés et
4. le paiement de ces frais de publicité.

Le Code des sociétés et des associations (CSA) a innové le statut des sociétés à capital et sans capital. La Centrale des bilans explicite le choix entre société avec ou sans capital. Elle explique également le modèle de comptes annuels à utiliser, tant pour les sociétés, associations et fondations.

Le nombre de formes des sociétés est réduit :

1. l’ancienne SPRL est devenue une société à responsabilité limitée (SRL), société très flexible et sans capital,
2. la nouvelle société coopérative (SC) est réservée aux activités véritablement coopératives,
3. la société anonyme a fait l’objet d’une révision générale simplificatrice, d’une option de monisme ou de dualisme,
4. les trois formes de sociétés suivantes, en nom collectif, momentanées et internes deviennent la société simple.

Disparaissent en tant que telles la société en commandite par actions (SCA), la société agricole (SAgr), la société à finalité sociale (SFS), la société coopérative à responsabilité illimitée (SCRI) et le groupement d’intérêt économique belge (GIE). Depuis le 1er janvier 2020, les dispositions impératives du CSA sont applicables à toutes les sociétés.

En tant que société simple, qu’en est-il de mes comptes annuels ?

La société simple est considérée comme une entreprise qui doit tenir une comptabilité et établir des comptes annuels. Une société simple est dans l’obligation d’établir chaque année des comptes annuels (internes), qu’elle tienne une comptabilité simplifiée ou complète. La loi ne précise pas la manière dont ces comptes annuels doivent être présentés dans une comptabilité simplifiée. Logiquement, ces comptes annuels doivent au moins comporter un bilan, un compte de résultats, une affectation du résultat et des commentaires (reprenant les principaux engagements hors bilan, l’énumération de certains droits et une liste des règles d’évaluation).

Vous devez établir les comptes annuels d’une société simple qui tient une comptabilité en partie double, selon le schéma (micro, abrégé ou complet) de la Banque Nationale de Belgique. Il est généralement question du schéma micro ou abrégé. Vous ne devez pas publier ces comptes annuels par le biais de la Centrale des bilans, ni déposer le dossier de la société auprès du tribunal de l’entreprise.

Dans une société, association ou fondation, qui est responsable de la présentation des comptes annuels ?

La présentation des comptes annuels est de la responsabilité du gérant, de l’administrateur unique, de l’organe d’administration ou, dans une structure duale, du conseil de direction. Ce dernier peut charger une ou plusieurs personnes, qui agissent chacune individuellement, conjointement ou collégialement, de la gestion journalière de la société, ainsi que de la représentation de la société en ce qui concerne cette gestion. 

L’arrêté de la présentation des comptes annuels doit se faire dans la forme et le contenu déterminés par le Roi. A cet effet, chaque année, l’organe d’administration dresse l’inventaire suivant ses règles d’évaluation et établit les comptes annuels. Ces derniers comprennent le bilan, le compte des résultats, ainsi que l’annexe et forment un tout.

Contrôle légal, approbation et publicité légale des comptes annuels : qui entre en jeu ?

Le contrôle légal des comptes annuels statutaires et consolidés est assuré par un commissaire nommé, par l’assemblée générale, parmi les réviseurs d’entreprises, inscrits au registre public des réviseurs d’entreprises ou les cabinets d’audit enregistrés, membres de l’IRE (art. 3:58 et 3:59, CSA). L’obligation du contrôle légal est réglée par l’article 3:72, CSA.

L’approbation des comptes annuels se déroule en assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice. Si les comptes annuels n’ont pas été soumis dans ce délai, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission. Pour rappel, ont la faculté d’établir leurs comptes annuels selon

1. un schéma abrégé fixé par le Roi les petites sociétés (art. 3:2 al. 1er, CSA),
2. un schéma micro fixé par le Roi les microsociétés (art. 3:3 al. 1er, CSA).

La publicité légale des comptes annuels est assurée par l’organe d’administration à la Centrale des bilans. Ce dépôt a lieu dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice. Si les comptes annuels n’ont pas été déposés dans les règles, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission (art. 3:10 à 3:12, CSA).

Si, en l’absence de contrôle légal précité, les comptes annuels ont été vérifiés ou corrigés par un expert-comptable externe ou un réviseur d’entreprises, doivent également être mentionnés les nom, prénom, profession, l’adresse professionnelle de l’expert-comptable externe ou du réviseur d’entreprises et leur numéro de membre auprès de leur institut. Si tel n’est pas le cas, l’organe d’administration mentionne qu’aucune mission de vérification ou de redressement n’a été confiée à un expert-comptable externe ou à un réviseur d’entreprises (art. 3:12, § 1er, 1°, in fine, CSA).

Dans quels cas et de quelle façon les sociétés, associations et fondations peuvent-elles ou doivent-elles rectifier des comptes annuels approuvés par l’assemblée générale ?

Dans l’ancien Code des sociétés, aucune disposition n’était consacrée à la rectification des comptes annuels. En raison des débats que soulevait la rectification des comptes annuels, le législateur a introduit une disposition relative à ce sujet dans le CSA, pour les sociétés (art. 3:19, CSA), pour les associations (art. 3:49, CSA) et les fondations (art. 3:53, CSA). La Commission des Normes Comptables a publié récemment son avis 2020/12 dans lequel elle détaille deux méthodes :

1. d’une part, l’établissement des comptes annuels peut constituer l’occasion de modifier, dans ces nouveaux comptes annuels, certains postes relatifs à l’exercice précédent et
2. d’autre part, dans certains cas, la modification peut ou doit porter sur les comptes annuels précédemment approuvés eux-mêmes, qui se trouvent ainsi modifiés rétroactivement.

Quelles sont les conditions de dépôt des comptes annuels ?

À partir du 1er janvier 2022, la Banque nationale de Belgique (BNB) pourra soumettre les comptes annuels des sociétés, qui ont été déposés sous la forme d’un fichier PDF, à des contrôles arithmétiques et logiques avant qu’ils soient acceptés. Actuellement, elle ne peut le faire que pour les comptes annuels établis sous la forme d’un fichier structuré.

En ce qui concerne les comptes annuels établis sous la forme d’un fichier PDF, leur dépôt est actuellement d’abord accepté (et mis à disposition sur internet) et les contrôles arithmétiques et logiques n’ont lieu que plus tard, après un encodage manuel qui prend beaucoup de temps. Grâce à la modernisation et à l’automatisation accrue de la Centrale des bilans de la BNB, il est toutefois possible aujourd’hui de lire immédiatement, par le biais de la reconnaissance OCR, les comptes annuels établis sous la forme d’un fichier PDF et de les soumettre aux contrôles arithmétiques et logiques avant qu’ils soient acceptés. En refusant le dépôt de comptes annuels établis sous la forme d’un fichier PDF lorsqu’ils ne satisfont pas aux contrôles arithmétiques et logiques, ces comptes annuels sont traités de la même façon que ceux qui sont établis sous la forme d’un fichier structuré.

Cette façon de travailler devrait également améliorer la qualité des comptes annuels que la BNB met à la disposition de toute personne intéressée, entre autres pour l’élaboration des Comptes nationaux et régionaux. À partir du 1er janvier 2022, la mention du dépôt des comptes annuels sera communiquée exclusivement via l’eBox à la personne morale concernée. Actuellement, cette communication est toujours transmise par courrier postal aux entreprises auxquelles les comptes annuels se rapportent.

Raymond Ghysels est expert-comptable & conseil fiscal honoraire. Auteur responsable des aspects de droit comptable du module Bilan et compte de résultats de monKEY, la banque de données la plus spécialisée pour le comptable et le fiscaliste.