De onkostenvergoeding
Werkgevers zijn verplicht om hun werknemers de hulp, het gereedschap en de materialen te geven die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren. De partijen kunnen echter zelf in onderling overleg bepalen wie de kosten voor de uitvoering van het werk moet dragen.
De onkostenvergoeding is een vergoeding die aan een werknemer uitgekeerd worden als terugbetaling van effectieve beroepskosten die eigen zijn aan de werkgever.
De onkostenvergoeding moet duidelijk onderscheiden worden van voordelen van alle aard. Ze dekt de kosten die eigen zijn aan de werkgever omdat zij effectief om beroepsredenen uitbetaald werden.
Sociale bijdragen en belastingen?
Men gaat van de veronderstelling uit dat de terugbetaalde onkosten geen inkomen vormen waarop sociale bijdragen betaald moeten worden, en dat dit voor de werknemer geen belastbaar beroepsinkomen is.
Indien de vergoedingen echter een verdoken loon vormen, zal het deel dat niet als beroepskosten gerechtvaardigd kan worden voor de werknemer belastbaar zijn en aan sociale bijdragen worden onderworpen.
Om welke kosten gaat het?
Worden onder meer beschouwd als vergoedingen verleend als terugbetaling van beroepskosten eigen aan de werkgever:
- vergoedingen voor de verplaatsings- en verblijfkosten gedragen in de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
- vergoedingen voor werkkledij betaald aan de werklieden krachtens het algemeen reglement voor de arbeidsbescherming;
- vergoedingen van uitzonderlijke verplaatsingskosten waartoe werknemers genoopt zijn ingevolge de veranderlijkheid van hun operatiecentrum of de zetel van hun werk, zoals handelsvertegenwoordigers, havenarbeiders, ...;
- vergoedingen voor huisvesting en voeding betaald aan de werklieden van het bouwbedrijf, die wegens de afstand tussen de werf en hun woonplaats niet dagelijks naar huis kunnen terugkeren, en waarvan het bedrag wordt vastgesteld door de in het bouwbedrijf gesloten collectieve arbeidsovereenkomst;
- in welbepaalde specifieke omstandigheden, de terugbetaling door de werkgever van door de werknemer opgelopen verkeersboetes;
- in welbepaalde omstandigheden, de kosten opgelopen in het kader van reizen naar het buitenland, voor rekening van de werkgever, die in uitvoering van een sponsoringovereenkomst worden aangeboden aan de sponsors of hun gasten.
Hoe wordt het bedrag van de terugbetaling bepaald?
Optie 1: een vergoeding die overeenstemt met de werkelijk opgelopen kosten.
De werkgever moet steeds in staat zijn om de werkelijkheid van de kosten, hun beroepsgebonden karakter en het gestorte bedrag te bepalen. Het is immers aan de werkgever om in geval van betwisting de werkelijkheid van de kosten te bewijzen.Optie 2: een forfaitair bedrag
De terugbetaling kan ook bestaan uit een forfaitair bedrag dat bij overeenkomst wordt vastgesteld op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen of wordt bepaald op basis van de analoge vergoedingen die de staat toekent aan zijn personeelsleden.
De forfaitaire onkostenvergoeding betekent dat u niet structureel bewijs hoeft op te vragen of te bewaren. Het is van toepassing op uitgaven die klein en moeilijk te bewijzen zijn. De RSZ en de belastingdienst aanvaarden bepaalde forfaitaire bedragen. Dit vermindert de administratieve last, maar de werkgever moet het gebruikte forfait kunnen verantwoorden.
Bekijk de actuele forfaitaire bedragen op SocialEye:
