Le remboursement de dépenses professionnelles
L’employeur est tenu de mettre à la disposition de ses travailleurs l’aide, les instruments et les matières nécessaires à l’accomplissement du travail.
Les parties peuvent toutefois déterminer elles-mêmes d’un commun accord qui devra supporter les frais liés à l’accomplissement du travail. Les indemnités allouées au travailleur en remboursement de dépenses professionnelles doivent couvrir des dépenses qui incombent à l'employeur parce qu'elles ont été effectivement exposées dans un cadre et pour des raisons professionnelles.
Des cotisations sociales et des impôts ?
On présume que ces sommes ne constituent, ni un revenu soumis aux cotisations sociales, ni un revenu professionnel imposable pour le travailleur.
Il n'en reste pas moins que si les indemnités en question dissimulent une rémunération, la partie non justifiée comme frais professionnels sera imposable dans le chef du travailleur et soumise aux cotisations sociales.
Quels sont les coûts impliqués ?
Peuvent notamment être considérées comme des indemnités en remboursement de dépenses professionnelles propres à l'employeur :
- les indemnités pour frais de déplacement ou de séjour supportés dans l'exécution du contrat de travail ;
- les indemnités payées aux travailleurs, conformément au R.G.P.T., pour des frais de vêtements de travail ;
- les indemnités couvrant les frais exceptionnels de transport imposés aux ouvriers et employés astreints à des déplacements par suite de la mobilité de leur centre d'opération ou du siège de leur travail, tels que les représentants de commerce ou les ouvriers portuaires ;
- les indemnités de logement et de nourriture octroyées aux ouvriers de la construction mis au travail sur des chantiers situés à une telle distance de leur domicile qu'ils ne peuvent rentrer journellement chez eux, et dont le montant est fixé par C.C.T. conclue dans l'industrie de la construction ;
- dans des circonstances bien spécifiques, le remboursement par l'employeur au travailleur des amendes de roulage encourues par celui-ci ;
- dans certaines circonstances, les frais exposés dans le cadre d'un voyage effectué à l'étranger pour compte de son employeur dans le cadre des prestations de sponsoring effectuées par ce dernier
Comment déterminez-vous le montant du remboursement ?
Option 1 : une indemnité correspondant aux frais réellement exposés.
L’employeur doit toujours être en mesure d’établir la réalité des frais, leur caractère professionnel et le montant versé. En cas de contestation en la matière, c’est à l’employeur en effet qu’il appartient de démontrer la réalité des frais au moyen de documents probants ou, si ce n’est pas possible, par tous moyens de preuve admis par le droit commun, sauf le serment; la charge de la preuve lui incombe donc explicitement.
Il n'en reste pas moins que si les indemnités en question dissimulent une rémunération, la partie non justifiée comme frais professionnels sera imposable dans le chef du travailleur et soumise aux cotisations sociales.
Option 2 : un montant forfaitaire
le remboursement peut aussi consister en un montant forfaitaire établi conventionnellement sur la base de normes sérieuses et concordantes ou être fixé par référence à des indemnités analogues allouées par l'Etat aux membres de son personnel. L’indemnité de défraiement forfaitaire permet de ne pas demander ni conserver des preuves de manière structurelle. Elle s’applique aux frais qui sont peu élevés et difficiles à prouver. L’ONSS et le fisc acceptent certains forfaits. Cela permet de réduire la charge administrative, mais l’employeur doit toutefois pouvoir justifier le forfait utilisé.
Voyez les montants forfaits :
