Podjęcie decyzji o wdrożeniu e-podpisu wydaje się dużo prostsze niż wybór konkretnego rozwiązania, a dokładnie jego dostawcy.
Dlatego w tym artykule przyjrzymy się kluczowym kryteriom, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy podpisu elektronicznego. Omówimy aspekty, które zwykle są mniej eksponowane w ofertach dostawców, ale mają duży wpływ na wygodę użytkowania, prostotę wdrożenia, możliwości dopasowania rozwiązania do potrzeb swojej organizacji czy też faktyczne koszty.
Na rynku można znaleźć oferty wielu firm, które oferują różne rodzaje e-podpisów, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny. Na pierwszy rzut ich oferty wyglądają dość podobnie. Jeśli jednak przyjrzymy się dokładniej, wychodzą na jaw różnice, które mogą przesądzić o tym, czy korzystanie z nowego rozwiązania do podpisywania dokumentów będzie traktowane w firmie jako ułatwienie, czy raczej nieprzyjemny obowiązek.
Bezpieczeństwo usługi i jej zgodność z prawem
Bezpieczeństwo jest jednym z kluczowych elementów przy wyborze dostawcy podpisów elektronicznych. Podpisy elektroniczne często są wykorzystywane podczas wymiany poufnych informacji, dlatego niezawodność i ochrona danych są niezwykle istotne.
Podczas wyboru dostawcy podpisów elektronicznych, warto sprawdzić, jakie środki bezpieczeństwa są wdrożone w systemie. Dostawca powinien stosować zaawansowane metody szyfrowania danych, aby zapewnić poufność i integralność informacji.
Ważne jest również, aby system do elektronicznego podpisywania dokumentów był zgodny z aktualnymi standardami bezpieczeństwa, polskim i europejskim prawem (eIDAS), a dostawca regularnie przeprowadzał audyty bezpieczeństwa, testy penetracyjne i monitorowanie systemu w celu wykrywania i zapobiegania potencjalnym zagrożeniom.
Dodatkowo warto dowiedzieć się:
- jaka jest lokalizacja przechowywania danych,
- czy dostawca zapewnia backup danych, jakie procedury przywracania systemu są wdrożone w przypadku awarii,
- czy dostawca monitoruje zmiany w prawie dotyczącym podpisów elektronicznych i dostosowuje swoje rozwiązanie do obowiązujących przepisów?
- czy dostawca współpracuje z certyfikowanymi podmiotami?
Prostota i wygoda użytkowania
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym prostota i wygoda użytkowania są kluczowymi czynnikami przy wyborze usług elektronicznych. Przedsiębiorstwa szukają rozwiązań, które nie tylko zapewniają legalność i bezpieczeństwo e-podpisów, ale także są łatwe do wdrożenia, proste w obsłudze i przyjazne dla użytkowników.
Warto zwrócić uwagę na dostawców oferujących innowacyjne rozwiązania, które np. eliminują konieczność posiadania fizycznych nośników, takich jak karty i czytnik. Najnowsze aplikacje do podpisu elektronicznego umożliwiają użytkownikom podpisywanie dokumentów za pomocą urządzeń mobilnych lub komputerów, bez konieczności stosowania dodatkowych urządzeń, w pełni online.
Prostota oznacza w tym przypadku również intuicyjny interfejs użytkownika, który jest łatwy w nawigacji. Dostęp do funkcji powinien być klarowny, a proces podpisywania dokumentów powinien być jak najbardziej uproszczony i intuicyjny. Warto sprawdzić dostępne demo lub przetestować interfejs użytkownika przed podjęciem ostatecznej decyzji. Dobry dostawca podpisów elektronicznych powinien zapewniać również wsparcie techniczne i szkolenia dla użytkowników.
Różne modele wdrożenia i integracja z wewnętrznymi systemami firmy
Firmy często korzystają z różnorodnych platform i systemów, takich jak np. e-teczka, CRM, wewnętrzne systemy zarządzania dokumentacją czy systemy archiwizacji. Dlatego istotne jest, aby wybrany dostawca umożliwiał integrację z tymi systemami za pomocą interfejsu API (Application Programming Interface). Pozwoli to na płynne przepływanie danych i informacji między różnymi platformami w firmie.
Na przykład integracja z systemem CRM umożliwia automatyczne podpisywanie umów i dokumentów w ramach procesu sprzedażowego, eliminując konieczność ręcznego podpisywania i przesyłania dokumentów między różnymi działami. Warto sprawdzić, jakie możliwości integracji oferuje dostawca podpisów elektronicznych i czy posiada dokumentację API, instrukcje oraz wsparcie techniczne dla procesu integracji z istniejącymi w firmie systemami.
Kolejnym aspektem, który warto wziąć pod uwagę, jest różnorodność modeli wdrożenia oferowanych przez dostawcę. Niektóre firmy mogą preferować wdrożenie w chmurze (SaaS – Software as a Service), gdzie cała infrastruktura i system podpisów elektronicznych są hostowane i zarządzane przez dostawcę. Dla innych firm korzystniejsze może być rozwiązania, gdzie infrastruktura jest utrzymywana wewnątrz firmy, na serwerach klienta (tzw. on-premise) i zapewnia większą kontrolę nad danymi.
Każda firma ma swoje unikalne potrzeby i wymagania, dlatego istotne jest, aby wybrany dostawca podpisów elektronicznych oferował elastyczność rozwiązania i umożliwiał wprowadzanie indywidualnych funkcjonalności. Może to obejmować np. dostosowywanie interfejsu użytkownika, definiowanie niestandardowych pól danych, wybór konkretnych metoda weryfikacji tożsamości, opcję panelu administracyjnego czy integrację z wewnętrznymi systemami i procesami. Dzięki temu firma może dostosować rozwiązanie do specyficznych procesów i wymagań branżowych.
W niektórych przypadkach, szczególnie gdy firma często nawiązuje umowy z partnerami handlowymi lub nowymi pracownikami, preferowana jest opcja opłacania kosztów podpisów dla tych osób. Firma zlecająca podpisy zyskuje na skróceniu formalności, a osoby podpisujące nie muszą ponosić związanych z tym kosztów. Zlecający może wykupić pojedynczy podpis lub pakiet kilku podpisów dla swoich podpisujących. W SIGNIUS oferujemy pakiety krótkoterminowe (np. 1-godzinne), jak i długoterminowe (ważne nawet 1 rok od momentu złożenia pierwszego podpisu).
Wszystkie rodzaje podpisów na jednej platformie
Podpisy elektroniczne przybierają obecnie różne formy. W zależności do sytuacji i wymagań prawnych może być używany podpis zaawansowany, podpis zaawansowany z identyfikacją KYC albo podpis kwalifikowany. Dla wielu firm istotnym aspektem przy wyborze dostawcy będzie możliwość dostępu do wszystkich rodzajów podpisów i ich obsługa na jednej, wspólnej platformie. Takie rozwiązanie ułatwia zarządzanie e-podpisami, zapewnia spójne doświadczenie dla wszystkich użytkowników i szybki dostęp do wszystkich podpisanych elektronicznie dokumentów.
Wybór dostawcy podpisów elektronicznych dla firmy jest decyzją, która powinna być podejmowana z namysłem. Dobrze dobrane rozwiązanie może przyspieszyć i ułatwić wiele procesów w firmie, zwiększając zarówno efektywność codziennej pracy, jak i bezpieczeństwo dokumentacji. Jednymi z ważniejszych kryteriów wyboru są zastosowane zabezpieczenia, zgodność z prawem, prostota i wygoda użytkowania, możliwość integracji z wewnętrznymi systemami oraz obsługi różnych rodzajów podpisów na jednej platformie.
Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto skonsultować się z konsultantami poszczególnych dostawców i dopytać o wymienione kwestie. Pozwoli to wybrać rozwiązanie, które najlepiej spełni potrzeby i wymagania Twojej firmy.
Autorem artykułu jest SIGNIUS – partner platformy LEX Hub
