Zarządzanie ryzykiem w biznesie to w dużej mierze identyfikacja i rozpoznawanie zagrożeń i tzw. punktów zapalnych, czyli elementów, które z powodu zaniedbań mogą spowodować zagrożenie dla firmy oraz działania polegające na zapobieganiu im lub eliminacji. Co stanowi punkty zapalne w kancelarii prawnej? Jak radzić sobie w sytuacjach stresowych i jak ograniczać ryzyko to minimum?
Jak chronić dokumenty i dane klientów?
Postępująca cyfryzacja powoduje, że coraz większa ilość dokumentów związanych z prowadzonymi sprawami oraz dokumentów wewnętrznych w kancelarii ma postać elektronicznych plików. To wygodne, ponieważ papierowa wersja zajmuje dużo miejsca, wymaga więcej czasu jej przeglądanie i wyszukiwanie pożądanych fragmentów i informacji, a przekazanie jej jednemu lub kilku prawnikom jest łatwiejsze. Brak odpowiednich zabezpieczeń może doprowadzić do włamania na komputery kancelarii i kradzież danych. W branży prawniczej to poważny problem.
Komputery kancelarii powinny zatem mieć zainstalowane oprogramowanie antywirusowe i chroniące przed atakami hakerów. Powinny mieć także hasła, a dyski lub dane na nich zgromadzone powinny być szyfrowane. Innym pomysłem jest przechowywanie tych danych w chmurze, lecz musi być ona dostosowana do wymagań RODO – właśnie to oferuje oprogramowanie Kleos.
Znajomość przepisów to podstawa
Kto jak nie prawnik, powinien znać przepisy i przestrzegać prawa? Chociaż często mówi się o tym, że prawo nie nadąża za zmieniającym się światem, to jednak trudno się nie zgodzić, że wiele przepisów często się zmienia. Pojawia się nowa treść, rozszerzone lub skrócone zapisy, a niejednokrotnie całe paragrafy lub ustawy są wykreślane lub zastępowane innymi.
Kluczem do skutecznej i sprawnej obsługi klientów jest to, aby znać poprzednie i nowe wersje przepisów, ponieważ zdarza się, że sprawy toczą się latami.
Uczciwy podział zadań i obowiązków
Elementem prestiżu marki w branży prawniczej są między innymi znane nazwiska. Ich rozpoznawalność związana jest ze skutecznością. Nic więc dziwnego, że klienci chcą być obsługiwani właśnie przez te osoby. Można jednak popełnić błąd i zbytnio skoncentrować portfel spraw wokół tych kilku nazwisk. Zdarzają się kancelarie, w których taka koncentracja wynosi ponad 50%, a nawet zachodzi zasada Pareto, czyli 20% prawników obsługuje 80% klientów. Niesie to ze sobą ogromne ryzyko. Wystarczy bowiem, że z jakiegoś powodu odejdą z kancelarii, np. chcąc założyć własną. Chyba nie trzeba wyjaśniać co się dzieje, kiedy klientów jest zbyt wielu, a pracowników zbyt mało?
Ryzyko można ograniczyć, a nawet całkowicie wyeliminować poprzez rozsądne przydzielanie spraw i monitorowanie stopnia ich koncentracji na konkretnych prawnikach.
Czy istnieje oprogramowanie, które pomoże w zarządzaniu ryzykiem?
Oczywiście można radzić sobie z zagrożeniami i eliminować je w tradycyjny sposób. Dokumenty mogą być przechowywane w archiwach, a prawnicy mogą każdego zdania śledzić zmiany w prawie. Ale czyż nie byłoby łatwiej, jakby wszystko odbywało się automatycznie?
Platforma Kleos, dzięki współpracy jej twórców z adwokatami i radcami prawnymi, odpowiada na potrzeby zarówno pojedynczych prawników, jak i dużych kancelarii.
Źródła: Opracowanie własne.
