5 benefícios da análise de dados para a auditoria interna

Quais são os benefícios de usar a análise de dados de auditoria?

1. Melhor gerenciamento de riscos

Tentar analisar manualmente os dados de uma organização simplesmente não é viável. Não importa se você está tentando analisar práticas contábeis para identificar riscos financeiros, registros de TI para identificar riscos de segurança cibernética, sinais de alerta que indicam possíveis fraudes ou qualquer outra coisa relacionada aos dados. Por isso, o benefício número um do uso da análise de dados para a auditoria interna é que ela pode melhorar o gerenciamento de riscos em toda a organização.

Quando um auditor se baseia em métodos de amostragem de dados limitados para compensar o que, de outra forma, seria uma sobrecarga de informações, isso pode deixar lacunas no gerenciamento de riscos. Em um conjunto completo de dados, pode haver discrepâncias não percebidas, porém importantes. A análise de dados para auditoria interna pode ajudá-lo a identificar e entender esses riscos, analisando rapidamente grandes quantidades de dados.

Por exemplo, o exame de todo um conjunto de dados poderia identificar o risco do fornecedor. Se os auditores avaliassem os gastos de todos os fornecedores - e especificamente os fornecedores usados para fabricar um determinado produto ou linha de produtos - a auditoria interna poderia ajudar a identificar o risco de interrupção da cadeia de suprimentos, seja por produto ou por área de produto.

Observar as tendências ao longo do tempo é outra maneira de identificar riscos e anomalias. Por exemplo, aumentos ou reduções nos gastos ao longo do tempo podem ajudar a identificar riscos e, possivelmente, até fraudes. O aumento de eventos, como chamadas de clientes para uma linha de ajuda ou avaliações negativas de uma empresa ou produto, pode identificar um aumento de possíveis problemas de qualidade.

Os auditores que usam o TeamMate Analytics estão mais bem preparados para procurar combinações incomuns entre conjuntos de dados. Por exemplo, diagnósticos específicos na área de saúde envolverão conjuntos esperados de planos de tratamento. Os auditores da área de saúde podem analisar os planos de tratamento que podem ser considerados "incomuns" para cada diagnóstico. Isso também pode levar à identificação de situações de sub ou superfaturamento que podem envolver problemas de sistema, erros administrativos, fraude ou outros indicadores.

Outros exemplos de conjuntos de dados incomuns podem incluir lançamentos contábeis manuais lançados em uma combinação inesperada de contas; transações de vendas que passaram por uma combinação rara ou complicada de etapas de processamento; ou uma combinação incomum de funções de acesso de usuário. Cada um desses identificadores de dados permite que a auditoria interna se concentre em itens potencialmente de alto risco pela própria natureza de sua raridade.

2) Maior segurança

Além de focar na melhoria do gerenciamento de riscos, outro benefício da análise de dados para a auditoria interna é que ela pode ser usada para maior garantia geral. A análise de dados pode uma revisão mais sistemática e completa dos processos de negócios que facilitam a identificação se as descobertas em diferentes departamentos ou unidades de negócios estão alinhadas.

Por exemplo, uma equipe de auditoria interna pode usar a análise de dados para analisar dados financeiros, como registros de transações, para procurar anomalias em toda a organização. Esses resultados podem ser facilmente compartilhados com outros departamentos, como o de gerenciamento de riscos corporativos (ERM) e o de conformidade, para uma análise mais aprofundada e para verificar se as descobertas estão em sincronia.

Ao compartilhar informações entre risco e garantia, é útil que cada equipe possa identificar prontamente onde as outras funções de risco e garantia estiveram e o que fizeram. Se uma organização não usar o mesmo sistema, ela deve, no mínimo, compartilhar um plano comum, tanto passado quanto futuro, e comunicar-se regularmente.

Ter análises que "falam por si" também é um processo valioso para o fluxo de trabalho de auditoria. Ele se refere a testes analíticos bem documentados e fáceis de verificar, permitindo que alguém que não esteja familiarizado com os testes que já ocorreram veja e entenda prontamente os testes que foram realizados. Além disso (e igualmente importante), a pessoa que está analisando esses testes pela primeira vez também deve ser capaz de entender imediatamente por que os testes foram realizados e o que os resultados realmente significam.

Ferramentas comuns e uma abordagem compartilhada para testes analíticos podem ajudar as organizações a entender melhor o trabalho que as equipes individuais podem já ter concluído. Dessa forma, também é vantajoso procurar e utilizar as ferramentas que tornam o processo de documentação mais fácil e completo.

Caso em questão. A principal tarefa dos líderes de negócios é administrar bem sua parte do negócio. Aproveitar o trabalho entre as funções de risco e garantia leva a uma maior eficiência entre as equipes, além de ajudar a evitar o esgotamento da conformidade por parte da empresa. Embora esses líderes possam compreender a necessidade de supervisão e o valor de um "segundo par de olhos", eles também querem evitar interrupções desnecessárias ou repetitivas das funções de risco e garantia que desviem o foco de suas responsabilidades principais.

O uso de um software projetado especificamente para auditoria interna torna particularmente fácil a visualização e a comparação dos resultados. Por outro lado, com a amostragem ou outros processos mais manuais e limitados, pode-se perder algo que, de outra forma, indicaria se as constatações da auditoria estão alinhadas com os resultados do ERM.

3) Eficiência aprimorada

A análise de dados para auditoria interna não só pode melhorar o gerenciamento de riscos e a garantia, como também pode economizar tempo. A revisão de centenas de milhares de entradas de dados no Excel, por exemplo, pode ser incrivelmente demorada, a ponto de a análise nunca ser ou mesmo tentada.

Além disso, o software de análise de auditoria, como o TeamMate Analytics, é capaz de analisar mais de um milhão de linhas de dados e tem uma biblioteca de mais de 150 testes incorporados e prontos para serem executados instantaneamente. As descobertas da análise de dados também podem ser facilmente apresentadas em um formato visual para as partes interessadas e o comitê de auditoria. De modo geral, um auditor interno pode usar o software de análise de auditoria para aumentar sua eficiência em termos de planejamento, condução e apresentação de uma auditoria.

Por exemplo, a tarefa que os auditores mais detestam é encontrar documentação para vincular às transações em uma planilha. Imagine uma planilha com 50 transações, uma pilha de centenas de faturas e ordens de compra e a tarefa de vincular cada fatura e ordem de compra a cada transação individual no site . É claro que o auditor pensaria razoavelmente: "Foi para isso que eu fui para a faculdade?" - ao começar o trabalho estressante de pesquisar toda essa papelada. Em vez de realizar um trabalho de valor agregado que requer habilidades de pensamento crítico, muitas horas são desperdiçadas nessas tarefas manuais intensivas.

É nesse ponto que a eficiência é mais necessária e uma ferramenta como o TeamMate Document Linker pode ser aplicada. Como sugerido no exemplo acima, pilhas de faturas e pedidos de compra podem ser digitalizados e rapidamente convertidos em arquivos PDF individuais. Usando o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), o TeamMate Document Linker pode consumir todas essas informações e fazer a correspondência entre os documentos e os registros em menos de um minuto, liberando o auditor para se concentrar em fornecer mais valor usando as habilidades de pensamento crítico para as quais foi originalmente contratado.

Também entramos na era do avanço tecnológico. A Inteligência Artificial (IA) e a Inteligência Artificial Generativa (GenAI) estão sendo utilizadas para concluir as tarefas mais mundanas da auditoria interna, proporcionando ao auditor uma vantagem inicial ou ajudando-o a dar os toques finais em seu trabalho. Os auditores agora podem usar a GenAI para ajudar a identificar riscos, controles ou testes em uma determinada área de negócios, bem como resumir documentos ou limpar sua redação. Essas ferramentas podem (e estão) sendo usadas de várias maneiras para ajudar os auditores a se tornarem mais eficientes e melhorar a qualidade geral de seu trabalho.

No entanto, quando se trata do uso de IA, os auditores devem considerar e ter em mente dois pensamentos muito importantes. A primeira é confirmar com sua organização como eles podem usar as ferramentas de GenAI de segura e em conformidade com os requisitos de segurança de dados da organização. E, em segundo lugar, os auditores ainda precisam ser responsáveis por seu trabalho. Eles precisam verificar e checar novamente a integridade de tudo o que essas ferramentas de IA possam sugerir ou fornecer.

4) Relatórios mais claros

Os auditores internos enfrentam a difícil tarefa de comunicar suas descobertas por meio de tabelas extensas e explicações prolixas que, muitas vezes, sobrecarregam o público-alvo. Porém, com o software de auditoria de análise de dados correto, a função de auditoria pode criar visualizações de dados, como tabelas e gráficos, e relatórios mais claropara a gerência sênior, o comitê de auditoria ou outras partes interessadas, para garantir que eles tirem o máximo proveito de cada apresentação.

O TeamMate Analytics funciona no Excel, um ambiente com o qual todo auditor provavelmente está familiarizado. Mais importante ainda, é uma ferramenta projetada especificamente para auditores. Ela oferece recursos de visualização fáceis de usar que criam um fluxo de trabalho contínuo, tornando muito mais fácil para os auditores apresentarem a história da análise por meio de visualizações que pintam um quadro mais claro, informativo e direto.

5) Melhoria da qualidade da auditoria

De modo geral, a análise de dados dá suporte a cada estágio do processo de auditoria, levando à melhoria da qualidade da auditoria como um todo. Desde o planejamento e os testes de auditoria até o relatório e, por fim, o encerramento, os auditores internos podem usar a análise de dados para entender melhor seu trabalho e encontrar mais oportunidades de colaborar com outras partes interessadas. Mais especificamente, a análise de dados pode ser usada para conduzir de forma sistemática e eficiente os procedimentos de auditoria que incluem o teste de Benford, a estratificação, a amostragem de unidades monetárias e a detecção de lacunas e duplicatas.

Mas é importante que os auditores entendam a diferença entre ferramentas de análise "genéricas" e ferramentas projetadas especificamente para a auditoria interna. Ferramentas genéricas, como Microsoft Power BI, Tableau, Alteryx e outras, são boas opções para análise, mas não são ferramentas de análise de auditoria. Por exemplo, a função mais comumente usada do TeamMate Analytics é a Amostra aleatória. Ela permite que os auditores identifiquem e incorporem rapidamente o número exato de registros de que precisam em sua amostra. Tudo isso com o pressionar de um botão.

As equipes de auditoria interna e conformidade trabalham frequentemente com amostras aleatórias por diversos motivos. Ferramentas analíticas genéricas podem fornecer uma função aleatória, mas não a capacidade de extrair uma amostra aleatória. Nesse cenário, o auditor provavelmente precisaria escrever um script específico para usar essa função aleatória e extrair um conjunto aleatório de registros. Essas ferramentas analíticas genéricas não têm os recursos específicos de que os auditores precisam para concluir seu trabalho, como análise de regressão, verificações de integridade e precisão, combinação de testes para encontrar transações de alto risco, combinações incomuns e uma biblioteca de testes prontos para uso.

Por que usar a análise de dados na auditoria interna?

Conforme demonstrado na lista acima, a incorporação da análise de dados em seu fluxo de trabalho de auditoria pode oferecer vários benefícios à sua função de auditoria interna, tanto em termos de otimização da metodologia de auditoria quanto de melhoria dos resultados gerais da auditoria. Idealmente, as equipes de auditoria interna devem usar o software de análise de auditoria para obter o máximo da análise de dados, em vez de usar uma opção de análise mais geral que pode não estar necessariamente alinhada com as metodologias e os processos de auditoria específicos de uma organização.

O software de análise de auditoria, como o TeamMate Analytics, foi projetado para ajudar as equipes de auditoria a gerar facilmente análises de dados que proporcionam esses mesmos tipos de benefícios. Executado no Microsoft Excel, o TeamMate Analytics ajuda as equipes de auditoria a gerar análises de auditoria que seguem fluxos de trabalho familiares, em vez de deixar a análise apenas nas mãos de especialistas em ciência de dados.