Allt du behöver veta om digital signering

De flesta branscher använder idag någon form av digital signering och många ser det som ett självklart steg mot en mer digital arbetsmiljö, för effektivare samarbeten med kunder och partners. Idag går det att signera bland annat en mängd olika avtal och kontrakt digitalt, men även bolagsordning, bokslut och årsredovisningar. Det finns dock några undantag, och i Sverige måste du fortfarande signera bland annat testamente, aktiebrev, fastighetsöverlåtelseavtal och uppsägning från arbetsgivarens sida med en fysisk, handskriven underskrift.

Exempel på dokument som kan signeras digitalt

Många handlingar kan skrivas under elektroniskt, men det kan finnas krav i bestämmelser på att handlingar ska skrivas under för hand på papper. Handlingar som ska upprättas enligt exempelvis aktiebolagslagen, årsredovisningslagen och lagen om ekonomiska föreningar får skrivas under elektroniskt med en avancerad eller kvalificerad elektronisk underskrift.
Läs mer på bolagsverket.se

Säkerheten kan för många vara det stora orosmomentet, särskilt när det handlar om viktiga och konfidentiella dokument som ska hanteras av olika parter. Digitala signaturer går att likna med unika digitala fingeravtryck, som säkerställer att det är rätt person som signerar.

Digitala signaturer är generellt sett säkra, och kan ha olika säkerhetsklassificeringar och nivåer av säkerhetsstandard. Riskmoment som finns vid fysiskt signerade dokument, som förfalskade signaturer, försvinner tack vare den digitala signeringsprocessen. I övrigt fungerar digitala signaturer på precis samma sätt som traditionella handskrivna signaturer, de är unika och säkerställer att personen är den som den utger sig för att vara.

När du signerar ett dokument digitalt skapas din signatur med hjälp av din privata nyckel, som sedan valideras av en offentlig nyckel, enligt standarden Public Key Infrastructure (PKI). Varje digital signatur skapar en privat och en publik nyckel för att garantera att varje unikt dokument är autentiskt och inte kan manipuleras.

För att verifiera personers och organisationers identitet i digitala signeringsprocesser används certifikat som är utfärdade av en tredje part, Certificate Authority (CA), som säkerställer integriteten av den digitala underskriften. Det innebär också att digitala signaturer inte kan kopieras, redigeras eller förfalskas. Du kan alltså känna dig helt trygg när du göra dina digitala underskrifter.

Capego SmartSign krypterar all data och ser till att alla personuppgifter är säkrade enligt EU-standard eIDAS, och vi behandlar dina kunders personuppgifter i enlighet med europeisk dataskyddslagstiftning.

Krav på digitala signeringstjänster

Det finns mycket att tänka på när man ska signera dokument och avtal, bland annat vilka juridiska krav och regler som gäller. Generellt kan du lita på att digital signering är säkert och juridiskt bindande, men det är också viktigt att ställa vissa krav på din leverantör.
Det gäller framförallt lagstiftning, säkerhet och dataskydd. Du måste kunna lite på att din data skyddas enligt gällande dataskyddslagar och GDPR, samt att din signeringstjänst uppfyller EU-lagar och förordningar för datainsamling, övervakning och registrering. Dessutom bör du välja en leverantör som garanterar en hög säkerhetsstandard med regelbundna kontroller, så att du kan känna dig trygg.
Vilka krav ska du ställa på digital signering?

Kort sagt, du kan spara tid, pengar, och på miljön. E-signering blir mer och mer kostnadseffektivt och prisvärt, medan kostnad för porto konstant ökar. Under 2024 höjs det svenska portopriset med 20%, med avtal som ska signeras av många parter kan det bli en kostsam affär. Dessutom är digital signering ett mycket mer miljövänligt alternativ till fysiska signeringar, som framförallt förenklar vid massignering. Med en anpassad signeringslösning slipper du även att krångla med att koordinera alla signeringar och dokument som ska skickas och hanteras av alla inblandade parter. Med Capego SmartSign får du ett dokumentflöde där du enkelt kan se hela signeringsprocessen och hur många parter som signerat, oavsett om du ska signera en enda PDF eller 100 avtal.

En elektronisk signatur, eller e-signatur, är helt enkelt ett sätt att skriva under dokument i en digital miljö. Det finns olika sorters elektroniska signeringar, du kan bland annat signera genom att rita din signatur på en skärm eller klicka på en knapp, men signaturen måste vara kopplad till dokument eller annan digital data på ett logiskt sätt.

Inräknat i elektroniska signaturer är alla uppgifter som undertecknaren använder för att skriva under i elektronisk form, medan digitala signaturer är lite mer avancerade och måste uppfylla eIDAS-kraven. Digitala signaturer är mer avancerade och förseglar dokumentet för att garantera att det inte blivit ändrat eller förfalskat, och därför är den stora skillnaden att digitala signaturer också är säkrare än enkla elektroniska signaturer.

Digitala signaturer kan kategoriseras i tre olika säkerhetsklasser, enkla (SES), avancerade (AES) och kvalificerade (QES).

Men finns det någon juridisk skillnad mellan enkla, avancerade och kvalificerade digitala signaturer?

Den stora skillnaden ligger i säkerhetsklassningen. Samtliga varianter är juridiskt giltiga, men kan behandlas olika juridiskt vid ifrågasättande av signaturens giltighet. När det gäller enkla och avancerade digitala signaturer måste försvarande parten kunna bevisa att rätt person har signerat, vilket kan förenklas med hjälp av exempelvis flerfaktorsautentisering vilket gör signeringsprocesser nära omöjliga att manipulera. Kvalificerade digitala signaturer är lite mer avancerade, och vid ifrågasättande av giltigheten måste det kunna bevisas av den utmanande parten. Ett fåtal avtal i Sverige kräver fortfarande handskrivna signaturer, eller vidimering för att komplettera en digital signatur.

Lär dig mer om digital signering och säker signatur