Når du anvender digital signering, forenkler og effektiviserer du underskriftprocessen for dine dokumenter. Men hvordan underskriver du dokumenter digitalt?
I dag er det mere og mere almindeligt at underskrive dokumenter digitalt. Frem for alt letter det underskriftsprocessen, fordi underskriften foretages digitalt og er uafhængig af din lokation. Vi har talt med Martin Tage, Country Manager hos Wolters Kluwer, som fortæller om, hvordan den digitale underskriftsproces foregår.
Skabeloner og på forhånd udfyldt information letter processen
For at gøre underskriftsprocessen så enkel og effektiv som muligt, er mange ting forberedt i din digitale signeringsløsning, inden det nye underskriftdokument oprettes og fremsendes.
”Mange løsninger er opbygget således, at man indledningsvis skal oprette en sag på sit dokument, som baseres på eksisterende skabeloner, som for eksempel årsregnskab, revisionserklæring eller aftalebrev”, fortæller Martin. ”Derefter synkroniseres information automatisk med data, som på forhånd er lagt ind omkring den pågældende virksomhed, ledelse og bestyrelse. Med andre ord dem, der skal underskrive dit digitale dokument”.
Informationer om underskrivere kan efterfølgende tilpasses, hvis eksempelvis en skal tilføjes eller fjernes som underskriver. Dokumentet kan nu uploades og sendes til de berørte parter.
”Også meddelelser til de forskellige parter kan være lagt ind på forhånd for at sikre, at alle informationer er med, siger Martin.”
Verificering øger sikkerheden
Underskriften sker via MitID eller tilsvarende for at få det højest mulige sikkerhedsniveau. Desuden har mange løsninger også forskellige former for tofaktorgodkendelse for at øge sikkerheden yderligere.
”En ekstra verificering kan for eksempel fungere således, at underskriveren får tilsendt en kode på sin telefon. Det giver et ekstra lag af sikkerhed, forklarer Martin.
Sagsforløb gør det nemt at følge underskriftsprocessen
Du kan følge status og historik på dit dokument efter fremsendelse. Eksempelvis kan du se, når modtager åbner og underskriver dokumentet. Når alle nødvendige underskrivere har underskrevet, afsluttes sagen.
”Det giver et godt overblik fra start til slut”, siger Martin.
Godt at tænke fremad
I dag er der mange forskellige løsninger, der tilbyder digital signatur. Men til dem, der vil være på forkant, har Martin et godt tip.
”I dag efterspørger mange kunder digital signering som integreret del i virksomhedens øvrige systemer, som eksempelvis kundestyring og regnskab. Man kan spørge sin leverandør af digital signeringsløsning, om de har en plan for at kunne tilbyde det”, foreslår Martin.
