beA-Nutzungspflicht: Nur noch elektronisch kommunizieren

Seit Jahresanfang müssen AnwältInnen ihre Dokumente überwiegend elektronisch bei den Gerichten einreichen. Wo sind die Vorgaben zu den Dokumenten geregelt?

Die Verpflichtung zur Nutzung des besonderen elektronischen Anwaltspostfaches (beA) ist in § 130d Satz 1 ZPO geregelt. Welchen Anforderungen die einzureichenden elektronischen Dokumente genügen müssen, beschreibt § 130a ZPO i.V.m. der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung-ERVV).

Beispielsweise ist dort geregelt, dass es sich bei den einzureichenden Dokumenten um Dokumente im Dateiformat PDF oder TIFF handeln muss. Die Dokumente müssen für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein.

Sind Dokumente automatisch unwirksam, die nicht in dieser Form eingereicht werden?

Gemäß § 130a Abs. 6 ZPO ist dem Absender eines elektronischen Dokumentes, welches für das Gericht zur Bearbeitung nicht geeignet ist, unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen dies unverzüglich mitzuteilen. Der Absender kann dann - mit Wirkung zum Zeitpunkt der früheren Einreichung -unverzüglich das Dokument in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreichen; hierfür muss er allerdings glaubhaft machen, dass dieses Dokument mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt, § 130a Abs. 6 Satz 2 ZPO.

Ist die Einreichung auf elektronischem Wege deshalb fehlerhaft, weil es beispielsweise an der qualifizierten elektronischen Signatur einer Klageschrift oder eines anderen zu signierenden Dokuments fehlt, ist nicht das Dokument an sich unwirksam, sondern der Vorgang, nämlich die Einreichung der Klage o.ä., ist unwirksam und entfaltet keine Rechtswirkung.

Gibt es Ausnahmeregelungen, wenn z.B. beim Versand technische Probleme auftreten?

Ist die Übermittlung als elektronisches Dokument aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig, § 130d Satz 2 ZPO. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen, § 130d Satz 3 ZPO.

Die Übermittlung muss dann per Post, per Telefax oder durch Einlegen in den Briefkasten/Nachtbriefkasten des Gerichts erfolgen. Die Ersatzeinreichung ist allerdings nur dann wirksam, wenn die Frist noch nicht abgelaufen ist. Ob die vorübergehende technische Unmöglichkeit der elektronischen Übermittlung in der Sphäre des Gerichts oder in der Sphäre des Absenders liegt, spielt keine Rolle.

Und wie belegt man die technischen Probleme im Nachhinein glaubhaft?

Die vorübergehende Unmöglichkeit der technischen Übermittlung ist glaubhaft zu machen, § 130d Satz 2 ZPO. Wer etwas glaubhaft zu machen hat, kann sich aller Beweismittel bedienen, auch zur Versicherung an Eides statt zugelassen werden, § 294 ZPO.

Die Glaubhaftmachung kann beispielsweise durch eine schriftliche Erklärung des beA-Anwendersupports über das Vorliegen einer Störung erfolgen, durch eine entsprechende eidesstattliche Versicherung des/der Kanzleiangestellten oder durch eine entsprechende anwaltliche Versicherung, durch eine Erklärung des Internetproviders, dass eine Störung des Internetzugangs aufgetreten war o.ä. Auch kann der Absender Fotos und/oder Screenshots über etwaige Fehlermeldungen zur Glaubhaftmachung vorlegen; diese müssen dann aber den Nachweis des Zeitpunktes der Störung enthalten. Auch empfiehlt sich eine kurze Beschreibung, worin die Störung lag. Da es um die technische Unmöglichkeit der Einreichung geht, ist auch glaubhaft zu machen, dass es nicht an einem Bedienungsfehler des Absenders lag, der die Übermittlung unmöglich machte.

Die Glaubhaftmachung sollte zugleich mit der Ersatzeinreichung erfolgen. Ist dies – etwa wegen des drohenden Fristablaufes – nicht möglich, soll die Glaubhaftmachung unverzüglich nachgereicht werden, § 130d Satz 2 ZPO.