Beständigkeit und Kontinuität sind der Schlossbrauerei ins Erbgut geschrieben: Im Jahre 1620 während des 30-jährigen Krieges mit dem Braurecht ausgestattet, wird in Naabeck bereits seit über 400 Jahren Bier von hoher Qualität gebraut. Seit nunmehr über 100 Jahren sind Schloss und Brauerei im Besitz der Familie Rasel, die das Unternehmen zur führenden lokalen Brauerei in der Oberpfalz machte. Traditionsverbundenheit und behutsame Expansion kennzeichnen die Unternehmensführung. Der derzeitige Firmenchef Wolfgang Rasel hat das Produktangebot durch Übernahme der renommierten lokalen Weißbierbrauerei Wiefelsdorf erweitert. Die Nachhaltigkeit ihrer Wirtschaftsweise zeigt die Brauerei unter anderem durch die schonende Bearbeitung des Waldbodens mit Pferden im Einzugsgebiet des Quellwassers.
Abruptes Ende: Chance für Innovation und mehr Effizienz
Zeitgemäß und nachhaltig wirtschaftend folgt die Brauerei insbesondere auch im Bereich der Verwaltung dem Anspruch einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Dabei stand die, für die Lohnabrechnung der Brauerei zuständige Bilanzbuchhaltern Marion Rubenbauer 2019 vor dem Problem, dass der bisherige Lieferant der Lohnsoftware (Sage) die Pflege der Programme einstellte und seine Kunden auf eine andere Software umstellen wollte. Die vorgeschlagene Nachfolgesoftware sagte ihr nicht zu, so dass eine neue Lösung gefunden werden musste. Natürlich wollte sie keine Abstriche gegenüber dem Gewohnten machen, zudem sollte es eine moderne Software mit Zukunftsperspektive eines verlässlichen Anbieters sein.
Reibungsloser Übergang in eine verlässliche, zukunftssichere Lösung
Einem Tipp aus dem Anwenderkreis der alten Software folgend, schaute sie sich die ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung an und war auf Anhieb überzeugt: von der einfachen Bedienung, dem logischen Aufbau und dem kompletten Funktionsumfang. Entsprechend einfach und schnell verlief auch die Einführung. Nach dem Einspielen der Programme inklusive der Schnittstelle zum eingesetzten ERP-System, der Branchensoftware für die Getränkeindustrie BSI-BRAU, war keine zusätzliche Grundausbildung zur Nutzung des ADDISON-Programms für Marion Rubenbauer und ihrer Mitarbeiterin in der Lohnbuchhaltung erforderlich: „Wir mussten nicht viel umdenken. Wer Lohnabrechnung versteht, kann mit der Software ohne besondere Schulung arbeiten.“ Auch die Übergabe der Buchungsbelege aus der ADDISON-Software an die Branchensoftware im Excel-Format verläuft reibungslos; die Daten aus der Lohnbuchhaltung werden vom ERP-System übernommen und dort automatisch in der Finanzbuchhaltung gebucht.
Mehr Effizienz durch Workflow-Prozesse
Besonders gefällt Marion Rubenbauer die Prozessorientierung der ADDISON-Software: „Mittels Workflow-Steuerung haben wir Jobketten eingerichtet, die die Abläufe in der Lohnabrechnung automatisieren und beschleunigen: Am Monatsende wird die Jobkette mit einem Mausklick gestartet und alle zuvor definierten Auswertungen werden in einem Arbeitsgang erstellt und ausgedruckt. Bei entsprechendem Bedarf könnte auch die Bereitstellung der Auswertungen (Lohnabrechnung, DEÜV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen) automatisch auf individualisierten Portalen erfolgen. Die vierzig Mitarbeitenden und dreißig Teilzeitkräfte der Brauerei könnten dann die Auswertungen direkt auf Laptops, Tablets oder Smartphones bekommen.
Viele Auswertungsoptionen
Als weitere Stärke nennt die Bilanzbuchhalterin, die inzwischen problemlos zwei Jahreswechsel im Lohn mit der Software gemacht hat, die Auswertungsmöglichkeiten der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung. Sie nutzt die sehr flexiblen und einfach zu bedienenden Funktionen zur Informationsgewinnung innerhalb des Datenbestandes beispielweise zur Erstellung von Urlaubslisten. Auch die Erstellung und Versendung der steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Meldungen erfolgt mit ADDISON schnell, einfach und sicher. Sollten die Standardlisten einmal nicht ausreichen, so lässt sich über das ADDISON Lohn Datencenter mit wenigen Klicks eine eigene Liste erstellen. Dabei kann auf alle Datenbankfelder zugegriffen und die Liste nach Excel exportiert werden.
Schnelle Online-Hilfe
In den zwei Jahren Arbeit mit der Software hat Marion Rubenbauer die Erfahrung gemacht, dass alle gesetzlichen Neuerungen sofort umgesetzt werden. Auch in technischer Hinsicht wird die Software aus ihrer Sicht zukunftsgerichtet weiterentwickelt: Die Online-Hilfe über den User-Help-Desk ermöglicht ihr schnelle Selbsthilfe, beispielsweise durch Nachschauen im Online-Lohnlexikon. Dadurch kann sie in der Programmumgebung bleiben und sich umständliche Anrufe ersparen. Von der erwähnten Möglichkeit, die Lohnabrechnung der Belegschaft online bereitzustellen, wird bisher bei der Brauerei noch kein Gebrauch gemacht, da derzeit von Nutzerseite noch kein Interesse daran besteht. Aber aus Sicht der Bilanzbuchhalterin ist diese Option ein weiteres Zeichen, dass die Software zukunftsorientiert weiterentwickelt wird.
Fazit
Die Arbeit mit der ADDISON-Software ist für Marion Rubenbauer von Beginn an bis heute eine Erfolgsgeschichte:
