„Vor allem durch die konsequente Gewährleistung eines konstanten Cashflows bleibt Zeit für die juristische Arbeit.“

't Jampens en Lesage ist eine kleine Kanzlei in Anzegem-Kortrijk bestehend aus vier Jurist:innen und einer Verwaltungsassistentin, mit Fokus auf die Bereiche Zivilrecht, Familienrecht, Verwaltung, Gesellschaftsrecht und Strafrecht. Unsere Akten verwalten wir seit 2014 mithilfe von Kleos digital. Eine der Juristinnen, Rechtsanwältin Greet Coucke, berichtet über ihre Erfahrungen.

https://coucketjampenslesage.be/

Mehr Zeit für die juristische Arbeit

Der Bedarf an einer Software zum Aktenmanagement ergab sich vor allem aus dem latenten Zeitmangel. Wir waren auf der Suche nach einem Tool, das unsere Arbeit unterstützt. Kleos ist für uns eine Lösung in verschiedenen Bereichen: bei der Vorbereitung und dem Versand von Dokumenten und E-Mails, bei der Erfassung des Zeitaufwands für Fälle, bei der Rechnungsstellung... Kleos spart uns viel Zeit. Vor allem durch die konsequente Gewährleistung eines guten Cashflows, durch die stets genaue Erfassung der auf die Fälle verwendeten Zeit und Kosten, durch die reibungslose Rechnungsstellung, durch die Wiedervorlage bei Zahlungen und die buchhalterische Abwicklung. Dadurch wird Zeit für die juristische Arbeit frei.
Auch das Outlook-Add-In von Kleos spart uns Zeit beim E-Mail-Management. Bisher war man sich nicht sicher, welche E-Mails man schon verschickt hatte. Das Add-In sucht selbst nach der entsprechenden Datei. Man muss sie nur noch bestätigen und sie werden in die richtige Akte geschrieben.

Nutzerfreundlich

Wir hatten noch den Vorgänger von Kleos, Jurisoft Plus, im Einsatz. Für uns war der Schritt hin zu Kleos nicht so groß und wir konnten das Büro und unsere Akten problemlos weiter managen. Unserer Sekretärin, die später neu zu uns ins Büro kam, schenkte es auf jeden Fall einen reibungslosen Start. Dank der intuitiven Arbeitsumgebung kam sie schnell mit ihrer neuen Software zurecht. Zudem hat unser Büro drei Standorte. Das System erspart uns viele Verschickungen oder Transporte und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit – vollkommen ortsunabhängig. Auch die DPA-Integration und die digitalen Hilfsdokumente erleichtern die Remote-Arbeit. Wir müssen unsere Unterlagen nicht mehr bei Gericht dabei haben. Seit wir es einsetzen, hat Kleos zum Wachstum der Kanzlei beigetragen. So konnte die Kanzlei im September 2021 einen neuen Juristen einstellen, wodurch wir heute regional in Anzegem-Kortrijk und Roeselare tätig sein können. Ohne Kleos wäre das nicht möglich gewesen.