Die SCAM (Société Civile des Auteurs Multimédia, Zivilgesellschaft der Multimedia-Autoren) ist eine der wichtigsten französischen Einrichtungen für die kollektive Wahrnehmung von Urheberrechten in Frankreich, Belgien und Kanada. Die SCAM, der rund 52.000 Autor:innen angehören, setzt sich für den Schutz der Urheberrechte von Autor:innen von Multimedia-Inhalten ein, darunter Regisseur:innen, Drehbuchautor:innen, Journalist:innen, Schriftsteller:innen, Fotograf:innen, Illustrator:innen und Übersetzer:innen.
Die SCAM im Dienste der Autor:innen
Die SCAM wurde 1981 gegründet und funktioniert wie eine Genossenschaft, der Autor:innen ihre Urheberrechte anvertrauen, damit sie von nationalen und internationalen Unternehmen, die ihre Werke nutzen, Lizenzgebühren eintreiben können. „Das Besondere an der SCAM ist, dass es sich bei den von ihr vertretenen Werken um Sachliteratur handelt: Reportagen, Dokumentarfilme, Zeitschriften...", erklärt Raphaël Lépaulard, stellvertretender Direktor für audiovisuelle Rechte bei der SCAM.
Legisway für die Vertragsverwaltung der SCAM
Seit vielen Jahren nutzt SCAM Legisway zur Verwaltung ihrer Verträge. Die Softwarelösung spielt eine wesentliche Rolle bei der Verfolgung von Vertragsprojekten, der Verwaltung von Verlängerungen und Archivierung. „Wir erstellen Datensätze zum Status von Projekten und für Verträge, die gerade verhandelt werden, damit diese einfacher nachverfolgt werden können.“ Nach der elektronischen Unterzeichnung werden die laufenden Verträge zentral in der Datenbank gespeichert, sodass Benutzer:innen auf die erforderlichen Daten schnell und einfach zugreifen können. „Ich arbeite eng mit allen Kolleg:innen der Rechtsabteilung zusammen, um unsere Verträge zu überwachen [...]. Wir haben die Verträge nach Kategorien und Projekten gegliedert, um den Zugriff auf Informationen zu erleichtern.“
Auch die Warnhinweise in Legisway sind für SCAM von Vorteil, um ihre Verträge und Termine strenger zu überwachen. Mit diesem System ist das Team in der Lage, Verlängerungen effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Termine verpasst werden.
Darüber hinaus hat Legisway eine Schnittstelle zum unterstützenden Buchhaltungssystem von SCAM eingerichtet, um sicherzustellen, dass Kunden erst dann in das System aufgenommen werden, wenn ein Vertrag abgeschlossen wurde. Mit dieser integrierten Schnittstelle ist gewährleistet, dass die Daten konsistent sind und einfacher nachverfolgt werden können. „Unsere Buchhaltungsdatenbank entspricht der Datenbank von Legisway – sie werden synchronisiert, damit ein Kunde nur dann zum Buchhaltungssystem hinzugefügt wird, wenn ein unterzeichneter Vertrag in Legisway existiert.“
Ein wesentlicher digitaler Fortschritt
SCAM hat die Digitalisierung genutzt, um ihre internen Prozesse zu verbessern, und ist bereit, neue fortschrittliche Funktionen zu testen, um den wachsenden Anforderungen ihres Vertragsumfelds gerecht zu werden. „Technologie muss eine Erleichterung sein", sagt Raphaël Lépaulard.
Im Jahr 2017, während der Aktualisierung einer Version von Legisway, beauftragte die Einrichtung ein Beratungsunternehmen mit einer umfassenden Prüfung ihrer Vertragsverwaltung. Diese Firma führte eine Reihe von ausführlichen Gesprächen und gab konkrete Empfehlungen für die Konfiguration der Legal-Tech-Lösung.
Mit dieser Unterstützung hat SCAM in Zusammenarbeit mit dem Legisway-Team ihre Datenhierarchie umstrukturiert, die Verträge nach Kategorien und Projekten geordnet und die Software optimal eingesetzt, damit die betriebliche Effizienz erhöht wird und die Vertragsverwaltung organisierter abläuft. Die Fähigkeit von Legisway, sich an die spezifischen Bedürfnisse von SCAM anzupassen, ist ein großer Vorteil: „Wir haben die Module an unsere spezifischen Anforderungen angepasst, was zu einer Steigerung unserer betrieblichen Effizienz führte", erklärt Raphaël Lépaulard.
Fazit
Die Integration fortschrittlicher Technologien in die Vertragsverwaltung ist für Einrichtungen wie SCAM, die in einem sich ständig weiterentwickelnden nationalen und internationalen Umfeld tätig sind, unerlässlich. „Mit Technologie wird meine Arbeit effizienter und reaktionsfähiger“ betont Raphaël Lépaulard. Mit Tools wie Legisway werden die Informationen nicht nur zentralisiert und relevante Daten schnell zugänglich gemacht, sondern die Vertragshistorie kann auch sicher nachverfolgt werden. Diese Zentralisierung und Sicherung der Daten garantieren eine reibungslose Zusammenarbeit und sind eine solide Grundlage für eine effektive Verwaltung.
