„Kleos verbessert die Lebensqualität – sowohl in beruflicher als auch in persönlicher Hinsicht.“

Gracia Carabantes Abogados ist eine mittelgroße Kanzlei mit Sitz in Saragossa und Madrid für juristische Dienstleistungen in ganz Spanien. Für die Kanzlei arbeiten Fachanwält:innen aus unterschiedlichen Bereichen des Zivil- und Handelsrechts (Gesellschaftsrecht, Insolvenzrecht, Vertragsrecht, Prozessrecht usw.); durch Kontakte mit ausländischen Jurist:innen leistet sie auch internationale Beratung. Darüber hinaus unterstützt sie Unternehmen und Privatpersonen aus anderen Ländern bei ihren Geschäften in Spanien. Wolters Kluwer hatte das Vergnügen, ein Interview mit Wenceslao Gracia führen zu können, dem Partner der Kanzlei. Er erläuterte uns eingehend, wie er seine Fälle täglich mit Kleos bearbeitet.

Das Leben vor Kleos

Für Gracia Carabantes‘ Partner war die Arbeitsbelastung im Sekretariat der Kanzlei vor Kleos erheblich höher. Zudem funktionierte die E-Mail-Ablage ganz anders als heute: „Es war ein langsamerer und mühsamerer Prozess. Deshalb entschieden wir uns 2016 für einen Umstieg auf die Kleos-Formel“, sagt Wenceslao Gracia.

Das Leben mit Kleos: Arbeiten von überall aus

Seit 2016 arbeitet Wenceslao mit Kleos und nutzt die Managementlösung für die Arbeit bei Kollegen. Deshalb wollte Wolters Kluwer aus erster Hand erfahren, welche Vorteile Kleos bietet – für seine Kanzlei und ihn selbst.

Wir reisen viel, sowohl aus beruflichen als auch aus privaten Gründen. Wir sind ständig in Spanien und im Ausland unterwegs. Ich arbeite sogar im Zug. Daher hat uns der Zugriff auf Unterlagen, Verträge oder die Kommunikation mit Mandant:innen von jedem Ort der Welt aus über eine einzige Plattform weitreichende Flexibilität verschafft“, sagt Gracia Carabantes Abogados‘ Partner.

Die mittelgroße Kanzlei war nicht erst pandemiebedingt zu Umstellungen auf Remote-Arbeit gezwungen; sie nutzten sie bereits. Zudem müssen Sie mit Kleos Browser noch nicht einmal immer denselben PC nutzen, sondern können in der Cloud arbeiten – von jedem Gerät aus. Fachleute können sich mit Kleos in die Cloud einwählen und die E-Mails an jeden Kunden mit nur einem Klick einsehen, „ohne denselben Laptop überall hin mitnehmen zu müssen“, fügt er hinzu.

Das Leben mit Kleos: Dokumentenmanagement und Outlook-Integration

„Das Dokumenten- und E-Mail-Management ist viel flexibler. Ich muss keine E-Mail-Suche nach dem Dokument mehr abwarten und checken, ob es auch das gesuchte ist, sondern ich finde es unmittelbar in der Akte. Früher musste ich meine Sekretärin um die Recherchen bitten, aber heute nicht mehr; ich finde alle Unterlagen viel einfacher und schneller“, sagt der Partner der Kanzlei.

Mehr noch: Diese Flexibilität ergibt sich durch die unterschiedlichen Nutzungsperspektiven, da sie die Digitalisierung der Kanzlei bündelt. Eine E-Mail vom Gerichtsvertreter speichere ich mit den gelisteten Unterlagen und der Beschreibung in Kleos – da muss ich nicht alles ausdrucken“, fügt er hinzu.

Wenceslaos Tipp

Aus all diesen Gründen hat Wenceslao seinen Kolleg:innen immer wieder Kleos empfohlen, und Wolters Kluwer bat ihn um ein Statement. Wenceslaos prompte, einfache, aber entschiedene Antwort: „Ich sage Ihnen – es wird Ihre Lebensqualität verbessern, sowohl persönlich als auch beruflich. Definitiv.“ Später fügte er hinzu: „Bei einer großen Kanzlei mit Supervision und einer gewissen Fluktuation erleichtert Kleos sowohl die Supervision als die reibungslose Übernahme der Fälle. Verlässt etwa jemand die Kanzlei, ist die gesamte Verfolgung der Fälle gespeichert und zugänglich. Bei einer Kanzlei mit vier oder fünf Partner:innen hingegen, bringt Ihnen das sozusagen mehr Flexibilität, da umfassende Suchvorgänge in den Akten und damit eine bessere Kontrolle der Fälle möglich sind – und zwar ortsunabhängig.“

Vielen Dank, Gracia Carabantes Abogados, für Ihr Vertrauen!

“Der Zugriff auf Unterlagen, Verträge oder die Kommunikation mit Kund:innen, von jedem Ort der Welt aus und über eine einzige Plattform hat uns weitreichende Flexibilität verschafft.“