Cómo hacer una nómina: las claves para saber cómo se calcula

Como documento con validez legal, que forma parte de la contabilidad de la empresa, y especialmente relevante en la relación con los empleados, todas las empresas, de cualquier tamaño y sector, abordan la cuestión de cómo hacer una nómina. Conocer las opciones para su gestión y saber cómo calcular una nómina es importante si somos propietarios de una empresa, si trabajamos en RRHH o si somos autónomos con trabajadores a cargo, por ello en este artículo repasaremos la información que detalla, así como qué se debe tener en cuenta para una correcta gestión.

• ¿Qué es una nómina?
• Tipos de nómina
• Cómo hacer una nómina, paso a paso
  • Datos estándar de la nómina
  • Encabezado, devengos y deducciones
  • Líquido a percibir de la nómina
  • Pie de la nómina
  • Conceptos nómina: obligación de la empresa a detallarlos
• El proceso mensual completo para hacer la nómina
• El pago de la nómina
• Programas para crear nóminas online y gestionarlas

¿Qué es una nómina?

La nómina es el documento contable que los empleados reciben por parte de la empresa y en que se especifica el sueldo percibido por el trabajo realizado en un tiempo determinado. En la misma se detallan, además, otros puntos relevantes como pueden ser las retenciones de IRPF o las aportaciones a la Seguridad Social, tanto para la empresa como para los empleados. 

Dicho de otro modo, la nómina delimita la relación laboral entre empresa y empleado, concretando algunas características básicas de la misma. Por ello es clave una correcta gestión de nóminas para sistematizar, ordenar y controlar los pagos que la empresa realiza a su equipo. 

Tipos de nómina

A nivel general, la nómina puede clasificarse según su periodicidad y según el tipo de personal del que se trate. Sin embargo, cada empresa puede clasificar sus nóminas agregando otros indicadores según el propósito que persiga.

A grandes rasgos, existirá una nómina general que englobará los empleados de una organización según su categoría o su nivel salarial y según su antigüedad en la empresa. Las variaciones dependerán de los conceptos extrasalariales que perciba cada uno en función de su actividad o según lo pactado con el empresario: pluses, complementos u horas extraordinarias, entre otros conceptos.

El empleado podrá percibir, además, pagas extraordinarias (prorrateadas junto con el salario mensual, o en pagas que se abonan en una fecha concreta), así como retribuciones de períodos anteriores: pagas de atrasos, complementarias o bonus.

Conceptos nómina: obligación de la empresa a detallarlos

Tanto los conceptos de la nómina como el conjunto de datos que se incluyen deben informarse de forma precisa y clara por parte de la empresa. Así lo destaca la sentencia 73/2024 de la Audiencia Nacional, que pone foco en que los empleados deben poder comprender el contenido del documento escrito sin un esfuerzo extra o la necesidad de pedir ayuda a otros. Por esta razón, se debe garantizar el derecho del trabajador a recibir la remuneración pactada de forma puntual y que, a su vez, tenga la posibilidad de presentar una reclamación legal cuando no se cumpla.

Pie de la nómina

Las empresas podrán incluir un pie de nómina en el que informan al trabajador sobre el coste empresa en materia de cotización a la Seguridad Social, generalmente: 

• Contingencias comunes (4,70% del salario y 0,10% de MEI)
• Desempleo: 5,5% de la BAT en el caso de contrato fijo y un 6,7% en contratos temporales.
• Formación profesional: 0,6% de la BAT.
• Fondo de garantía salarial o FOGASA (fondo para pagar salarios e indemnizaciones cuando una empresa es insolvente o está en concurso de acreedores): 0,2% de la BAT.
• Horas extraordinarias: en general, el 23,6% de la base de cotización del trabajador por contingencias profesionales (BAT). Cuando las horas extras se realizan por fuerza mayor, la aportación se reduce al 12%.

El proceso mensual completo para hacer la nómina

Los siguientes puntos repasan, a grandes rasgos, el proceso mensual habitual en la gestión de nóminas:

1. Introducción de las incidencias del mes
2. Modificación en el empleado
3. Cálculo del IRPF
4. Cálculo de nómina
5. Listado de las nóminas
6. Remesa bancaria
7. Listados de gestión
8. Seguridad social
9. IRPF
10. Resumen contable

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El pago de la nómina

Lo más habitual es que el pago de la nómina se haga mensualmente y a mes vencido. Sin embargo, puede darse el caso de nóminas realizadas de forma semanal o quincenal, según lo establecido por convenio o como resultado del acuerdo entre las partes. Otra de las tendencias más destacadas es el anticipo de nómina, que permite al trabajador cobrar de forma inmediata por lo trabajado, y a la empresa, a su vez, fidelizar a su equipo con esta flexibilidad retributiva. 

Cuando la relación laboral finaliza, el trabajador percibe la paga del finiquito, con la que se le abonan, en general, los salarios devengados y no retribuidos como son la parte proporcional de las pagas extras y de las vacaciones.

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Programas para crear nóminas online y gestionarlas

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