Cómo mejorar la gestión de contratos: soluciones y mejores prácticas

¿Por qué optar por la gestión de contratos completamente digital?

La digitalización del ciclo de vida de los contratos se vuelve cada vez más importante para los departamentos legales de todos los tamaños y en todas las industrias.
Al utilizar una solución de software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) para gestionar contratos de forma digital, los departamentos legales están optimizando procesos, ahorrando tiempo y costes, mejorando la colaboración dentro del negocio y mitigando riesgos.

Además, contar con una ubicación centralizada para todas las actividades relacionadas con los contratos facilita encontrar y hacer seguimiento de los contratos a lo largo de su ciclo de vida, obtener una mejor visibilidad y precisión, y así acelerar las negociaciones y aprobaciones de contratos entre múltiples interesados.

Soluciones clave para gestionar contratos de manera más eficiente

Con la creciente carga de trabajo y los riesgos asociados a la gestión manual de contratos, un software de gestión de contratos se vuelve "crucial para la supervivencia" y es la clave para gestionar contratos y reducir riesgos.

Aquí hay algunos ejemplos de herramientas útiles que permiten a los abogados internos agilizar su ciclo de vida de la gestión de contratos:

1) Plataforma de tickets legales para solicitud de contratos o contratos de autoservicio.

La carga de trabajo del departamento legal es abrumadora. Monitorear y cumplir con las solicitudes del negocio puede convertirse en un cuello de botella serio y ejercer presión adicional sobre el departamento legal. Para abordar este problema, el departamento legal puede ofrecer una plataforma de tickets legales a colegas de otros departamentos.
La plataforma de tickets permite a los compañeros especificar el tipo de contrato que necesita, las partes involucradas, la duración, la cuantía de la transacción y cualquier término y condición específicos requeridos. Con toda la información en un solo lugar, el riesgo de errores es limitado.

Una vez que los compañeros completan el contrato, el departamento legal recibirá una notificación para revisar el documento. Después de la revisión y aprobación, el departamento legal puede notificar a las partes relevantes para firmar el documento. Una vez firmado, el documento se almacena en un repositorio seguro accesible para el solicitante y otras partes autorizadas.
Ya sea para un mejor control de las solicitudes entrantes o para ofrecer a los empleados la posibilidad de "autoservicio", un portal de tickets legales permite a los departamentos legales procesar contratos de manera eficiente.

2). Herramientas de automatización y colaboración en documentos.

Con los procesos manuales, es inevitable que ocurran errores, dejando a la empresa expuesta a riesgos no mitigados. Una herramienta de automatización de documentos eficaz reduce significativamente el esfuerzo y el riesgo asociados con la redacción manual de contratos y documentos legales.

Una herramienta de creación y colaboración en documentos puede empoderar al negocio para que se “autoatienda” y agilice los flujos de trabajo de aprobación, mientras tú mantienes el control.
Por ejemplo, los interesados pueden realizar cambios en un documento en cualquier momento, incluso simultáneamente, sin que los documentos deban ser revisados o enviados como archivos adjuntos de correo electrónico, lo que minimiza demoras y permite al departamento legal centrarse en tareas más estratégicas.

Conclusion

Con soluciones CLM, puedes aumentar la eficiencia al automatizar los procesos de contratos y las tareas rutinarias, y liberar tiempo para trabajos más estratégicos.
Cabe señalar que digitalizar todo el ciclo de vida del contrato de una sola vez puede ser abrumador. Es mejor adoptar un enfoque más gradual.

Con una solución integral, como Legisway, los departamentos legales pueden comenzar con funcionalidades básicas y agregar más características y capacidades a medida que analizan la eficiencia del departamento e identifican áreas de mejora.

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