So verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement: Lösungen und Best Practices

Warum Sie Ihr Vertragsmanagement vollständig digitalisieren sollten

Die Digitalisierung des Vertragslebenszyklus wird für Rechtsabteilungen jeder Größe und in allen Branchen immer wichtiger.  

Mithilfe einer Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (Contract Lifecycle Management – CLM) zur digitalen Verwaltung von Verträgen können Rechtsabteilungen ihre Prozesse straffen, Zeit und Kosten sparen, die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens verbessern und Risiken mindern.

Darüber hinaus erleichtert die Zentralisierung aller vertragsbezogenen Aktivitäten das Auffinden und Nachverfolgen von Verträgen während ihres gesamten Lebenszyklus. Zudem sorgt sie für mehr Transparenz und Genauigkeit und beschleunigt so die Verhandlung und Freigabe von Verträgen zwischen mehreren Stakeholdern.

Wichtige Lösungen für ein effizienteres Vertragsmanagement
Die steigenden Workloads und die Risiken, die mit der manuellen Handhabung von Verträgen verbunden sind, machen eine Vertragsmanagementsoftware zu einem erfolgsentscheidenden Faktor, da sie ein effizientes Vertragsmanagement ermöglicht und Risiken reduziert.  

Hier einige Beispiele für praktische Tools, mit denen Rechtsabteilungen ihre Vertragsverwaltung optimieren können:

• Juristische Ticketing-Plattform für Vertragsanfragen oder die Vertragserstellung per Self-Service
  Die Arbeitsbelastung von Rechtsabteilungen nimmt beständig zu. So kann die Verfolgung und Bearbeitung von Anfragen aus dem Unternehmen zu einem ernsthaften Engpass werden und die Rechtsabteilung zusätzlich unter Druck setzen. Um dieses Problem zu lösen, kann die Rechtsabteilung anderen Abteilungen eine juristische Ticketing-Plattform anbieten. 
  
  Wird ein Vertrag benötigt, kann die jeweilige Abteilung über diese Plattform die Art des Vertrages, die beteiligten Parteien, die Dauer und den Betrag der Transaktion sowie alle erforderlichen spezifischen Bedingungen angeben. Da sich alle Informationen dabei an einem zentralen Ort befinden, ist das Fehlerrisiko denkbar gering.
  
  Wurden alle Angaben zum Vertrag eingegeben, erhält die Rechtsabteilung die Aufforderung, das Dokument zu prüfen. Nach erfolgter Prüfung und Freigabe kann die Rechtsabteilung die betreffenden Parteien auffordern, das Dokument zu unterzeichnen. Nach der Unterzeichnung wird das Dokument an einem gesicherten Speicherort abgelegt, auf den nur die beteiligten Parteien zugreifen können.  
  
  Ob es darum geht, eingehende Anfragen besser zu kontrollieren oder operativen Teams die Möglichkeit zu geben, sich „selbst zu bedienen“, ein Ticketing-Portal hilft der Rechtsabteilung Vertragsanfragen effizient zu bearbeiten.  

• Tools für Dokumentautomatisierung und Zusammenarbeit
  Bei manuellen Prozessen sind Fehler vorprogrammiert, wodurch das Unternehmen unkalkulierbaren Risiken ausgesetzt ist. Ein effizientes Tool zur Automatisierung von Dokumenten reduziert den Aufwand und das Risiko, das mit der manuellen Erstellung von Verträgen und Rechtsdokumenten verbunden ist, erheblich.
  
  Ein Tool für die Dokumentenerstellung und Zusammenarbeit bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, Verträge per Self-Service zu erstellen und Freigabeprozesse zu optimieren, während Sie die Kontrolle behalten. 
  
  So können einzelne Stakeholder beispielsweise jederzeit Änderungen an einem Dokument vornehmen, sogar gleichzeitig, ohne dass die Dokumente ausgecheckt oder als E-Mail-Anhang versendet werden müssen. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und die Rechtsabteilung kann sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.  

Fazit
Mit CLM-Tools können Sie die Effizienz steigern, indem Sie Vertragsprozesse und Routineaufgaben automatisieren und Zeit für strategischere wertschöpfende Arbeiten freimachen. Sie sollten allerdings bedenken, dass die Digitalisierung des gesamten Vertragslebenszyklus auf einmal recht überwältigend sein kann. Daher empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen.  Mithilfe einer All-in-one-Lösung wie Legisway können Rechtsabteilungen mit grundlegenden Funktionen beginnen und weitere Features und Leistungen hinzufügen, wenn sie bei der fortlaufenden Effizienzanalyse Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren.  

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