Pourquoi passer au tout numérique pour la gestion des contrats ?
La digitalisation du cycle de vie des contrats devient de plus en plus importante pour les services juridiques de toutes tailles et de tous secteurs.
En utilisant une solution logicielle de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) pour gérer les contrats de manière numérique, les services juridiques rationalisent les processus, gagnent du temps et de l'argent, améliorent la collaboration au sein de l'entreprise et réduisent les risques.
En outre, le fait de disposer d'un emplacement centralisé pour toutes les activités liées aux contrats facilite la recherche et le suivi des contrats tout au long de leur cycle de vie, offre une meilleure visibilité et une plus grande précision et accélère ainsi les négociations et les approbations de contrats pour les différentes parties prenantes.
Des solutions indispensables pour gérer les contrats plus efficacement ?
Face à l'augmentation de la charge de travail et des risques associés à la gestion manuelle des contrats, l’utilisation d’outil de gestion des contrats est devenu essentiel. Il représente la clé de voûte de la gestion des contrats et de la réduction des risques.
Voici quelques exemples d'outils qui permettent aux juristes d'entreprise de rationaliser la gestion du cycle de vie des contrats :
- Plateforme de ticketing juridique pour les demandes de contrat ou contrat en libre-service
La charge de travail du service juridique est considérable. Le suivi et le traitement des demandes des autres services peuvent constituer un sérieux goulot d'étranglement et accroître la pression subie par le service juridique. Pour résoudre ce problème, celui-ci peut offrir une plateforme de ticketing juridique aux différents acteurs des autres services.
Cette plateforme permet aux différents servicesde l’entreprise de préciser le type de contrat dont ils ont besoin, les parties concernées, la durée, le montant de la transaction et toutes les conditions spécifiques requises. Toutes les informations étant réunies en un seul endroit, le risque d'erreur est limité.
Une fois a demande effectuée via la plateforme , le service juridique reçoit une notification l'invitant à examiner le document. Après examen et approbation, le service juridique peut informer les parties concernées qu'elles doivent signer le document. Une fois signé, le document est stocké dans un référentiel sécurisé accessible au demandeur et aux autres parties autorisées.
Que ce soit pour mieux contrôler les demandes entrantes ou pour offrir aux autres services une plus grande autonomie, un portail de ticketing juridique permet aux services juridiques de traiter les contrats de manière efficace.
- Outils d’automatisation des documents et de collaboration
Avec les processus manuels, les erreurs sont inévitables, ce qui expose l'entreprise à des risques non maîtrisés. Un outil efficace d'automatisation des documents réduit considérablement les efforts et les risques associés à la rédaction manuelle des contrats et des documents juridiques.
Un outil de création de documents et de collaboration peut permettre à l'entreprise de se servir elle-même et de rationaliser les flux de travail et d'approbation, tout en gardant le contrôle.
Par exemple, les parties prenantes peuvent apporter des modifications à un document à tout moment, voire simultanément, sans que les documents ne doivent être extraits ou envoyés sous forme de pièces jointes, ce qui réduit les délais et permet au service juridique de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Conclusion
Les solutions CLM vous permettent de gagner en efficacité en automatisant les processus contractuels et les tâches de routine. Vous libérez ainsi plus de temps pour des tâches plus stratégiques.
Il est important de souligner que la digitalisation complète du cycle de vie des contrats en une seule fois représente une tâche colossale. Il est préférable d'adopter une approche plus progressive.
Avec une solution tout-en-un, telle que Legisway, les services juridiques peuvent commencer avec des fonctionnalités de base et ajouter des fonctions et des capacités supplémentaires au fur et à mesure qu'ils analysent l'efficacité du service et identifient les domaines à améliorer.
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