Son muchos los documentos que se generan en el día a día de la actividad del autónomo y de la pyme, y puede resultar confuso saber cuándo utilizar cada uno de ellos. Por eso es importante conocer la diferencia entre albarán y factura: se trata de dos formatos de utilización constante cuyo significado e implicaciones debes conocer. Te contamos cuándo utilizar facturas y albaranes y cómo hacerlo correctamente.
- ¿Qué es un albarán y cuál es su contenido?
- ¿Qué diferencia hay entre un albarán y una factura?
- ¿Cuándo se usa el albarán?
- ¿Qué validez tiene un albarán?
- ¿Cuándo se usa una factura y no un albarán?
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¿Qué es un albarán y cuál es su contenido?
Factura y albarán son dos documentos mercantiles que se generan en el día día de cualquier negocio y que comparten algunas características, así como parte de su contenido esencial. Ambos se generan en el marco de la venta de bienes o la prestación de servicios, y son complementarios. Sin embargo, es importante no confundirlos: cada uno de ellos cumple una función distinta y su validez no es idéntica.
Lo primero que debes tener claro es que el albarán se genera antes que la factura: este documento sirve para dejar constancia de la entrega de bienes o la prestación de servicios, y es emitido por el proveedor, entregándose al cliente que, al firmarlo, estará certificando que está conforme con el servicio prestado o con la mercancía recibida.
Por tanto, si ofreces productos o servicios lo más normal (y lo más conveniente) es que emitas en tu día a día albaranes en relación con el cumplimiento del servicio o venta contratado.
Este documento debe explicar con detalle qué es lo que ha recibido el cliente, ayudando en la gestión de stock y también en la resolución de posibles discrepancias, al certificar las entregas y prestaciones de servicios.
Ejemplo de albarán
El albarán no es un documento obligatorio y, por tanto, no existe la necesidad de que contenga un listado concreto de datos por ley. Sin embargo, este es el contenido mínimo del albarán que resulta recomendable para que ambas partes queden protegidas:
- Aclaración de que se trata de un albarán
- Identificación del vendedor, incluyendo nombre, domicilio y NIF
- Identificación del comprador, incluyendo nombre, domicilio y NIF
- Fecha
- Número de albarán
- Descripción detallada de los productos y servicios prestados
- En caso de que el cliente detecte algún problema, estado de los productos o servicios
- Firma y sello del proveedor, así como firma del receptor o cliente
- En su caso, precio por producto o servicio y coste total (cuando se trate de un albarán valorado)
¿Qué diferencia hay entre un albarán y una factura?
Una factura, por su parte, consiste en un documento mercantil que refleja la realización de una compraventa o la prestación de servicio. Mediante la factura se acreditan estas operaciones desde el punto de vista fiscal, sirviendo como medio de prueba y como apoyo documental para nuestra contabilidad de cara a la justificación de gastos e ingresos con Hacienda.
Ejemplo de factura
Para que tengas aún más claro cómo funciona este documento tan relevante en cualquier negocio, te contamos cómo hacer una factura y qué tipos de facturas existen (factura proforma, factura rectificativa, factura simplificada…).
La factura también nos permite exigir su cobro al cliente en caso de que el pago no se produzca en tiempo y forma. Si, por ejemplo, decidimos reclamar judicialmente, las facturas servirán como prueba documental de cara a justificar nuestra reclamación. Por todos estos motivos, emitir facturas es una obligación legal en España, algo que no ocurre en el caso de la emisión de albaranes.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, toma nota de cuáles son las principales diferencias entre albarán y factura:
- La principal diferencia entre factura y albarán es que la primera tiene validez fiscal y el segundo no.
- Emitir facturas es obligatorio: no ocurre lo mismo con la emisión de albaranes, que resulta voluntaria. Además de la obligación de emitir facturas existe una obligación de conservación durante un mínimo de cuatro años, siendo este el plazo que tiene Hacienda para realizar cualquier comprobación y/o reclamación. La conservación de albaranes no es necesaria, de la misma manera que no lo es su propia emisión. Sin embargo, sí resulta conveniente y recomendable tanto emitirlos como conservarlos durante cierto tiempo.
- El albarán se emite antes que la factura: una vez se ha producido la entrega de bienes o la prestación del servicio, el proveedor puede proceder a emitir factura y hacérsela llegar al cliente, que tendrá la obligación de abonarla según lo pactado.
- La finalidad de ambos documentos también es distinta: el albarán deja constancia de la entrega de un bien o servicio, mientras que la factura sirve para exigir el pago, del lado del proveedor, y como garantía por la prestación del servicio o la recepción del producto, del lado del cliente.
- El albarán no justifica el pago de la mercancía o el servicio prestado, pero sí acredita la entrega o prestación. La firma del albarán permite al proveedor exigir el pago de la factura.
- La factura debe incluir necesariamente precios y desglose de impuestos: en caso de albarán, los datos económicos pueden aparecer o no en función de si se trata de un albarán valorado o no.
