La gestión documental es el conjunto de procesos y prácticas relacionadas con la creación, almacenamiento, organización, recuperación y disposición de documentos en una organización. Su objetivo principal es gestionar de manera eficiente y efectiva los documentos a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o archivo.
La gestión documental implica establecer políticas, procedimientos y herramientas para garantizar el manejo adecuado de los documentos, tanto en formato físico como electrónico. Estos documentos pueden incluir contratos, informes, notificaciones, escrituras, documentos identificativos, correspondencia, facturas, o recibos, por referir algunos ejemplos.
No cabe duda de que, en el sector legal, una gestión documental eficiente es esencial para garantizar la precisión, la organización y el acceso rápido a la información relevante. El alto componente de documentos manejados y gestionados puede ser realmente abrumadora si no se cuenta con un sistema adecuado para gestionarlos. En este sentido, el uso de un software de gestión legal, como Kleos de Wolters Kluwer Legal Software, puede mejorar la eficiencia en nuestro día a día, agilizando y aligerando nuestra carga de trabajo.
La gestión documental es de vital importancia para cualquier despacho de abogados. Garantizar que tenemos acceso a la información, datos y documentos que son esenciales para la correcta tramitación de los asuntos que nos han sido encargados es esencial en el ejercicio de nuestra actividad. Será además esencial para generar eficiencias en el siguiente sentido:
Organización y acceso eficiente a la información:: La gestión documental permite organizar y estructurar los documentos de manera sistemática. Al contar con un sistema de clasificación y almacenamiento adecuado, se facilita el acceso rápido y preciso a la información relevante cuando sea necesario. Esto mejora la productividad y evita la pérdida de tiempo en búsquedas manuales o en la recreación de documentos existentes.
Reducción del riesgo de pérdida o deterioro de documentos: Los documentos físicos están expuestos a riesgos como extravío, daños por incendios, inundaciones u otros desastres naturales. Al digitalizar y gestionar los documentos de manera electrónica, se minimiza el riesgo de pérdida o daño irreversible. Lo que se ve reforzado, además, con los sistemas de copias de seguridad automáticas, lo que garantiza la preservación de la información incluso en caso de fallos tecnológicos.
Cumplimiento normativo y legal: No cabe duda de que, el sector legal, más que ningún otro, está sujeto y circunscrito a regulaciones específicas sobre el manejo, almacenamiento y protección de la información. La gestión documental ayuda a cumplir con estas normativas al proporcionar controles de acceso, seguimiento de cambios, registros de auditoría y medidas de seguridad adecuadas. Cumplir con las regulaciones no solo evita sanciones y multas, sino que también ayuda a establecer una reputación sólida y confiable.
Colaboración y trabajo en equipo: En los despachos de abogados la colaboración con otros miembros del equipo y otros departamentos e, incluso, con colaboradores externos es esencial. La gestión documental permite compartir y colaborar en documentos de manera eficiente, eliminando la necesidad de enviar archivos por correo electrónico o compartir documentos físicos. Los softwares como Kleos, basados en la nube, facilitan el acceso y la edición simultánea de documentos desde diferentes ubicaciones, mejorando la colaboración y la comunicación en tiempo real.
Ahorro de espacio y costos: Los documentos físicos ocupan espacio físico y requieren costos asociados, como el almacenamiento, la impresión y la manipulación. La gestión documental digital en entornos de gestión elimina la necesidad de espacio físico para archivar documentos, reduciendo los costos de almacenamiento y facilitando la gestión de documentos a largo plazo. Además, al reducir el uso de papel, se promueve la sostenibilidad y se contribuye a la conservación del medio ambiente.
Acceso remoto a documentos: Un software de gestión documental basado en la nube proporciona un entorno seguro y centralizado donde los documentos pueden ser compartidos y editados de manera colaborativa, sin importar la ubicación física de los usuarios. Lo que posibilita compartir fácilmente los documentos relevantes con los miembros del equipo correspondientes, quienes pueden realizar comentarios, revisiones y ediciones en tiempo real. Esto mejora la eficiencia y agiliza el flujo de trabajo, evitando la necesidad de enviar archivos por correo electrónico o compartirlos físicamente.
Estos son solo algunos ejemplos de la importancia de la gestión documental en la mejora de nuestra eficiencia operativa, asegurando la disponibilidad y preservación de la información, garantizando el cumplimiento normativo, promoviendo la colaboración y el trabajo en equipo, y permitiendo un uso más efectivo de los recursos, tanto en términos de espacio físico como de costos asociados. Al implementar un sistema de gestión documental eficiente, como el integrado en Kleos, los despachos pueden optimizar sus procesos, minimizar riesgos y mejorar su desempeño general, lo que impactará en los costes asociados a cada asunto gestionado, incrementando su rentabilidad y el margen de beneficios. Lo que ayudará sin ninguna duda al crecimiento de nuestra actividad.
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