«Gracias a Kleos, ahorramos una cantidad de tiempo enorme en la gestión de nuestra correspondencia diaria».
Astrid Beckers, Poels Beckers Advocaten, Bélgica
Poels Beckers Advocaten es un despacho de abogados de dos integrantes con oficina en Zemst especializado en derecho de familia, juvenil y de circulación. Meester Astrid Beckers explica cómo Kleos ha reducido el tiempo que dedican a gestionar el buzón gracias a su flexibilidad y automatización. https://poelsbeckersadvocaten.be/
¿Por qué elegisteis Kleos?
Somos un despacho pequeño y no tenemos personal administrativo, así que para nosotros es importante trabajar de forma eficiente y ahorrar tiempo. Kleos se ocupa de una parte importante de nuestra administración, lo cual nos permite centrarnos en las tareas jurídicas. El complemento Kleos para Outlook y los modelos Kleos son, por lo tanto, indispensables para nosotros a la hora de gestionar nuestros correos electrónicos.
El complemento Kleos para Outlook nos evita tener que alternar entre varios programas.
Procesamos nuestra correspondencia con el complemento Kleos para Outlook. Como muchos otros despachos de abogados, recibimos muchos correos cada día y este complemento nos permite archivarlos en la carpeta correcta en Kleos con un solo clic, ni siquiera tenemos que abrir Kleos para hacerlo. Los archivos o documentos adjuntos también se guardan en la carpeta correcta con un solo clic. Para correos salientes, empezamos directamente con Outlook sin necesidad de abrir el archivo en Kleos: basta con seleccionar «Nuevo correo», elegir la carpeta adecuada en el complemento, seleccionar el destinatario del archivo y añadir los adjuntos (que también están disponibles en el complemento). El complemento Kleos para Outlook ahorra una cantidad de tiempo enorme y reduce el número de clics entre programas. Hasta se puede usar para convertir documentos a PDF.
Los modelos de correo inteligente nos permiten aumentar aún más la automatización.
Un modelo de correo es una herramienta de comunicación estándar que incluye campos flexibles.
Por ejemplo, el modelo «Fecha de la vista» incluirá los siguientes campos flexibles: la referencia del archivo, la dirección, el destinatario, la fecha y el lugar de la vista, el nombre y los datos de contacto del administrador de archivos, etc. Cuando seleccionas este modelo en un archivo determinado, envías el correo electrónico con todos los campos de ese archivo rellenados. Kleos ofrece una serie de modelos muy útiles, como por ejemplo un modelo para enviar una citación al alguacil o un modelo para enviar documentos y paquetes de documentos al juzgado. Los compañeros de Kleos pueden crear modelos personalizados, y también se pueden modificar los modelos existentes. Yo suelo usar el modelo para comunicar documentos, confirmar la primera cita, como software de facturación, enviar una comisión/factura o de modelo para citaciones.
En resumen, gracias a Kleos ahorramos mucho tiempo en la gestión de nuestra correspondencia diaria.
