Poels Beckers Advocaten is een advocatenkantoor uit Zemst bestaande uit twee advocaten. Ze specialiseren zich in familie-, jeugd- en verkeersrecht. Meester Astrid Beckers licht toe hoe Kleos door flexibiliteit en automatisatie hun dagelijkse tijd in de mailbox vermindert.
Waarom de keuze voor Kleos?
Wij zijn een klein kantoor en hebben geen administratieve krachten. Daarom is het voor ons belangrijk om efficiënt en tijdbesparend te werken. Kleos neemt een groot deel van onze administratie over, wat ons weer meer tijd geeft voor het juridische werk. De Kleos voor Outlook add-in en de Kleos-modellen zijn voor ons dan ook onmisbaar in het beheer van onze e-mails.
Kleos voor Outlook add-in vermindert klikken tussen programma’s
Onze briefwisseling verwerken we met de Kleos voor Outlook add-in. Zoals veel advocatenkantoren, ontvangen wij dagelijks heel wat e-mails. De add-in laat ons toe die in een klik op te slaan in het juiste dossier in Kleos. We hoeven Kleos daarvoor niet eens te openen. Ook bestanden of de stukken in bijlage sla je met een enkele klik op in het juiste dossier. Uitgaande e-mails starten we vanuit Outlook op, zonder het dossier te openen in Kleos: selecteer ‘nieuwe mail’, kies het juiste dossier in de add-in, selecteer de ontvanger van het dossier in de add-in en voeg bijlages toe die ook in de add-in ter beschikking zijn. De Kleos voor
Outlook add-in is een ongelofelijke besparing van tijd en kliks tussen programma’s. Je kunt er zelfs een document mee converteren naar pdf.
Slimme e-mailmodellen om nog verder te automatiseren
Een e-mailmodel is een standaardcommunicatie die flexibele velden omvat. Zo zal het model ‘Datum zitting’ als flexibel veld inhouden: de dossierreferentie, de aanspreking, de geadresseerde, de datum en locatie van de zitting, de naam en contactgegevens van de dossierbeheerder … Bij de selectie van dit model in dossier x verzend je de mail met alle velden van dossier x ingevuld. Kleos voorziet een aantal handige modellen zoals een model om een dagvaarding over te maken aan de gerechtsdeurwaarder of een model om stukken en stukkenbundels aan de rechtbank over te maken … Kleos-medewerkers kunnen persoonlijke modellen aanmaken of je kunt de bestaande modellen ook zelf aanpassen. Ik gebruik het model vaak voor het communiceren van documenten, het bevestigen van de eerste afspraak, als facturatiesoftware, het versturen van een commissie/factuur of het model voor een dagvaarding.
Kortom, dankzij Kleos sparen we dagelijks heel wat tijd uit in onze briefwisseling.
