Poels Beckers Advocaten est un cabinet d’avocats constitué de deux personnes, basé à Zemst. Elles sont spécialisées en droit familial, droit des mineurs et en législation routière. Maître Astrid Beckers explique la façon dont Kleos réduit le temps passé à traiter leur boîte mail grâce à la flexibilité et l’automatisation offertes par le logiciel. https://poelsbeckersadvocaten.be/
Pourquoi avoir choisi Kleos ?
Nous sommes un petit cabinet et n’avons pas d’équipe administrative. Ainsi, nous devons travailler efficacement, car nous n’avons pas une minute à perdre. Kleos prend en charge la majorité de notre travail administratif, ce qui en retour nous donne plus de temps pour du travail juridique. Le complément Kleos pour Outlook et les modèles Kleos nous sont ainsi indispensables dans le traitemWhy cybersecurity is crucial for law firms now, more than ever beforeent de nos emails.
Le complément Kleos pour Outlook réduit les allers-retours entre les programmes.
Nous traitons nos échanges via le complément Kleos pour Outlook.
Comme de nombreux cabinets, nous recevons énormément d’emails chaque jour. Le complément nous permet de les sauvegarder dans le bon dossier Kleos en un seul clic, sans même ouvrir le logiciel. Il suffit également d’un seul clic pour sauvegarder les fichiers ou les documents joints dans le bon dossier. Pour les emails sortants, nous commençons directement depuis Outlook, encore une fois sans ouvrir Kleos : il suffit de sélectionner « Nouveau message », puis de choisir le bon fichier, sélectionner le destinataire du fichier et joindre les pièces, le tout via le complément Kleos pour Outlook. Il permet ainsi de gagner énormément de temps et réduit le nombre d’allers-retours entre les programmes. On peut même l’utiliser pour convertir un document en PDF.
Les modèles intelligents pour plus d’automatisation
Un modèle d’email est un outil de communication standard qui inclut des champs personnalisables. Par exemple, sur le modèle « Date de l’audience », les champs personnalisables sont : le numéro du dossier, l’adresse, le destinataire, la date et le lieu de l’audience, le nom et le contact de la personne en charge du dossier, etc. Lorsque vous sélectionnez ce modèle dans le dossier X, tous les champs relatifs à ce dossier sont remplis automatiquement au moment de l’envoi. Kleos fournit de nombreux modèles pratiques, comme un modèle pour transmettre une citation à l’huissier, un autre pour envoyer des documents ou un dossier au tribunal, etc. L’équipe de Kleos peut créer des modèles personnalisés et on peut même modifier les modèles existants soi-même. Je les utilise souvent pour transmettre des documents, confirmer un premier rendez-vous, et dans le cadre de la facturation, pour envoyer une note d’honoraire ou un modèle de citation.
En résumé, grâce à Kleos, le traitement de nos mails journaliers nous prend beaucoup moins de temps.
