„Dank Kleos können wir heute unsere tägliche Korrespondenz deutlich schneller erledigen.“
Poels Beckers Advocaten ist eine Zwei-Personen-Kanzlei mit Sitz in Zemst. Sie ist auf Familien-, Jugend- und Verkehrsrecht spezialisiert. Meester Astrid Beckers erklärt, wie Kleos dank seiner Flexibilität und Automatisierung den Zeitaufwand für die Postbearbeitung reduziert. https://poelsbeckersadvocaten.be/
Warum haben Sie sich für Kleos entschieden?
Als kleine Kanzlei haben wir keine Verwaltungsangestellten. Daher ist es für uns wichtig, möglichst effizient zu arbeiten und Zeit zu sparen, wo es nur geht. Kleos übernimmt einen Großteil der administrativen Aufgaben, sodass wir wieder mehr Zeit für die juristische Arbeit haben. Gerade das Kleos Add-in für Outlook und die Kleos-Modelle sind bei der Bearbeitung von E-Mails für uns unverzichtbar.
Das Kleos Add-in für Outlook reduziert das Hin- und Herklicken zwischen Programmen.
Wir bearbeiten unsere Korrespondenz mit dem Kleos Add-in für Outlook. Wie viele Anwaltskanzleien erhalten wir jeden Tag eine Menge E-Mails. Mithilfe des Add-ins können wir sie mit einem Klick in der richtigen Kleos-Akte speichern. Dazu müssen wir Kleos nicht einmal öffnen. Auch Dateien oder angehängte Dokumente werden mit einem einzigen Klick in der richtigen Akte gespeichert. Bei ausgehenden E-Mails starten wir direkt aus Outlook, ohne die Akte in Kleos öffnen zu müssen: Man klickt einfach auf „Neue E-Mail“, wählt im Add-in die richtige Datei und den Empfänger aus und fügt gegebenenfalls Anhänge hinzu, die ebenfalls im Add-in verfügbar sind. Das Kleos Add-in für Outlook spart unglaublich viel Zeit und reduziert deutlich das Hin- und Herwechseln zwischen Programmen. Sie können es sogar verwenden, um ein Dokument in PDF zu konvertieren.
Mithilfe intelligenter E-Mail-Modelle lässt sich der Automatisierungsgrad sogar noch weiter steigern.
Ein E-Mail-Modell ist ein Standard-Kommunikationstool, das flexible Felder enthält.
Das Modell „Anhörungstermin“ beispielsweise enthält als flexible Felder: das Aktenzeichen, die Adresse, den Empfänger, das Datum und den Ort der Anhörung, den Namen und die Kontaktdaten des Sachbearbeiters etc. Wenn Sie dieses Modell in einer bestimmten Akte auswählen, wird die E-Mail mit allen markierten Feldern dieser Akte versendet. Kleos bietet eine Reihe nützlicher Modelle, z. B. ein Modell zur Übermittlung von Vorladungen an den Gerichtsvollzieher oder ein Modell zur Übersendung von Dokumenten und Dokumentenbündeln an das Gericht etc. Mit Kleos können Kollegen eigene Modelle erstellen oder bestehende Modelle sogar selbst abändern. Ich verwende oft das Modell für die Übermittlung von Dokumenten, die Bestätigung des ersten Termins, als Abrechnungssoftware, zum Versenden von Kostennoten und Rechnungen oder das Modell für Vorladungen.
Kurz gesagt, dank Kleos sparen wir täglich viel Zeit bei der Erledigung unserer Korrespondenz.
