La facturación electrónica no es sólo una alternativa a la factura tradicional en papel, es también una herramienta de transformación digital de los negocios que, además próximamente pasará a ser obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales, siempre que ambos estén localizados en España. Pero, ¿Cómo podemos hacer una factura electrónica? ¿Cuándo es obligatoria la emisión de la factura electrónica y qué herramientas la facilitan?
- ¿Qué es una factura electrónica?
- Diferencias entre factura electrónica y factura digital
- ¿Cómo se hace una factura electrónica?
- ¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?
- Beneficios de la facturación electrónica
- Preguntas frecuentes
- ¿Qué es la facturación electrónica obligatoria y cuáles son sus ventajas para las empresas?
- ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
- ¿Quiénes están obligados a implementar la facturación electrónica?
- ¿Cuándo entra en vigor la obligación de implementar la facturación electrónica?
- ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica obligatoria?
- ¿Cuáles son las diferencias entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude?
- ¿Cómo debe adaptarse una empresa y qué sistemas utilizar para cumplir con la facturación electrónica obligatoria?
- ¿Qué sanciones existen por no cumplir con la facturación electrónica obligatoria?
¿Qué es una factura electrónica?
Si por “factura” entendemos el justificante que corresponde a una entrega de bienes o una prestación de servicios, cuando hablamos de “factura electrónica” nos referimos al documento que replica los mismos efectos legales que los del formato papel, pero que se genera en un formato electrónico con ciertas características que aseguran su autenticidad e integridad.
Existen dos formatos de factura electrónica:
- Factura electrónica no estructurada: equivale básicamente a una imagen digital (pdf, factura en papel que se ha escaneado, etc) y para su gestión y procesamiento es necesaria una intervención manual o un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Aunque son facturas electrónicas por formato, el nombre lleva a confusión, ya que no se basan en un formato estandarizado.
- Factura electrónica estructurada: utiliza un formato estándar de lenguaje XML (como UBL o Facturae, EDIFACT, etc.) lo que permite que se genere automáticamente a partir de un sistema o software de facturación y se tramite de forma también automática por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
La facturación electrónica es un paso relevante en la transformación digital de los negocios, especialmente en el caso de las pymes, y se afianza cada vez más como una palanca de la Administración en la lucha contra la morosidad. En este sentido, la Ley crea y Crece, cuyo Reglamento está pendiente de aprobación, ampliará de forma relevante su aplicación, ahora sólo obligatoria en el ámbito de relación entre empresas y Administración (B2G), para incluir obligatoriamente también todos los intercambios entre empresarios y profesionales (B2B).
Diferencias entre factura electrónica y factura digital
Las diferencias entre la factura electrónica y la factura digital radican en su formato: mientras que la factura digital no tiene un formato estructurado (puede ser, por ejemplo, un pdf o un archivo de imagen digital generado a partir de una factura escaneada) la factura electrónica es un archivo de datos presentado en un formato específico, habitualmente XML, de forma que es legible para otros sistemas informáticos. Cuenta, además, con una numeración electrónica asociada, algo que la factura digital no presenta.
