Cambios y retos: una nueva era para los departamentos jurídicos en Europa

Donde hay cambios, también hay retos. En los últimos años, los departamentos jurídicos han experimentado transformaciones en términos de tecnología, carga de trabajo y su función dentro del negocio. En la última masterclass de Lexology, con la participación de expertos de Wolters Kluwer como Margo Trebicka, Simon Winter y David Jimenez, se discutieron los cambios más notables en el sector. La masterclass se realizó tras la publicación del Análisis comparativo de Legisway para departamentos jurídicos, basado en una exhaustiva encuesta a más de 350 abogados en plantilla de toda Europa.

Este artículo analiza los cambios que están impactando a los departamentos jurídicos y cómo se están adaptando a este entorno dinámico.

Un cambio positivo en la percepción

El incremento de recursos presupuestarios para la adquisición de dispositivos y herramientas de tecnología jurídica refleja un cambio en la percepción de los departamentos jurídicos, de ser vistos como centros de coste a ser considerados socios estratégicos. La encuesta del año pasado reveló que el 38% de los departamentos jurídicos no tenían un presupuesto específico; sin embargo, este año esa cifra ha disminuido y actualmente solo el 30% carece de presupuesto específico. Margo comentó que este aumento “indica una demanda creciente de soluciones jurídicas. Los departamentos jurídicos están obteniendo un papel más relevante en las empresas y son cada vez más vistos como socios estratégicos. Cuanto más valor aportan o generan, más recursos presupuestarios probablemente reciban”.

La gestión de la carga de trabajo es una prioridad máxima

A pesar del cambio en la percepción, los departamentos jurídicos enfrentan desafíos relacionados con la carga de trabajo. Las respuestas a la encuesta indican que el aumento de la carga de trabajo es un problema urgente que necesita ser abordado (con una valoración media de 4,8 en una escala de 1 a 7). Tener un presupuesto específico para tecnología jurídica no necesariamente resuelve el problema de la intensa carga de trabajo. Simon explica que el lema sigue siendo “hacer más con menos” y que los departamentos jurídicos se esfuerzan por mantener su eficiencia ante el aumento de la demanda. “El incremento de la complejidad de las normativas y procedimientos ha provocado un aumento de la carga de trabajo. Por ejemplo, en Francia, uno de cada cinco departamentos jurídicos cuenta con solo una persona encargada de todas las tareas jurídicas”.

La adhesión de las partes interesadas es esencial para la implementación de tecnología y es un componente importante de la gestión del cambio. Sin embargo, los departamentos jurídicos que respondieron a la encuesta indican que lograr la adhesión de las partes interesadas es un reto de baja prioridad (con una valoración media de 1,2 en una escala de 1 a 7). Simon señala que “este resultado es sorprendente, ya que los departamentos jurídicos saben que deben colaborar con otros departamentos y obtener su cooperación”. Por ejemplo, si el departamento jurídico desea que los responsables de ventas usen plantillas para los contratos, debe implementarse de manera controlada y se debe capacitar a los responsables para que lo hagan. ¿Es posible que los otros problemas sean tan urgentes que superen la necesidad de obtener la cooperación de otros departamentos clave en la empresa?

Mejorar los procedimientos y la colaboración

La mejora de los procedimientos es crucial a medida que la carga de trabajo aumenta y la cantidad de información a gestionar se expande. Más de la mitad de los encuestados (el 52%) indican que está previsto mejorar cómo su empresa recopila, organiza y accede a la información jurídica. Aunque esto puede parecer una mejora básica, para Margo representa un cambio significativo. “Hace décadas, cuando se preguntaba a los departamentos jurídicos qué planeaban mejorar, siempre respondían que el acceso a la información. Hoy en día, dado el fácil acceso a cualquier tipo de información, ese aspecto ha perdido relevancia. Sin embargo, la capacidad para almacenar esa información y acceder a ella rápidamente, especialmente cuando es voluminosa, se ha vuelto crucial”. ¿Qué mejor que la tecnología para gestionar la información eficientemente?

Las Legal Operations ganan terreno

Las empresas están reconociendo la importancia de las operaciones legales. En general, el 42% de los participantes afirma que su empresa cuenta con un cargo especializado en operaciones legales, siendo el Reino Unido líder en este aspecto. En el Reino Unido, más de la mitad de los participantes (el 52%) confirman que su empresa tiene un cargo especializado en operaciones legales, seguido de Alemania (con el 38%) y Francia (con el 35%). En España, David admite que aunque este cargo es más común en grandes empresas, en los últimos años se ha vuelto más frecuente en las pymes. “Esta figura puede marcar la diferencia entre un departamento jurídico competente y uno excelente”. Margo coincide en que la extensión de esta figura es un desarrollo positivo. “Realmente hace una diferencia, especialmente en términos de eficiencia. Los departamentos jurídicos deberían concentrarse en las tareas jurídicas, mientras que las Legal Operations deberían centrarse en optimizar estrategias, incorporar tecnología y gestionar los gastos. La persona a cargo de estas operaciones conoce bien la empresa y el mercado tecnológico, tanto interna como externamente. Además, es capaz de determinar qué solución tecnológica se adapta mejor a la situación”. Esto garantiza que la empresa adopte la tecnología más adecuada a su manera de trabajar.

El impacto de la IA en la profesión jurídica

La IA genera considerable interés pero también confusión. El 40% de los encuestados afirma que utilizan la IA en algún aspecto del trabajo jurídico. Las tareas más comunes llevadas a cabo con IA son las administrativas, el análisis documental y la generación de informes. Margo advierte sobre el entusiasmo en torno a la IA. “No podemos usar la IA para todo lo que queremos. No será capaz de realizar la mayoría de las tareas por nosotros, especialmente las creativas o analíticas”. Sin embargo, la IA es una herramienta excelente para tareas administrativas. “Puede reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas a más de la mitad. Imagina no tener que revisar contratos de confidencialidad internos, eso significaría un ahorro considerable de tiempo”. Los demás expertos coinciden en que conocer las capacidades y limitaciones de la IA es crucial. “La IA ha llegado para quedarse”, predice Simon. David compara el revuelo en torno a la IA con el momento en que internet empezó a ganar popularidad. “Los directivos de la empresa donde trabajaba por aquel entonces eran reticentes a usarlo, pero hoy en día, no podemos imaginar un mundo sin internet”. En lugar de ver la IA como un sustituto de los profesionales jurídicos, debería considerarse como una herramienta valiosa que puede mejorar la eficiencia siempre que se utilice correctamente. David concluye diciendo que la frase más peligrosa en el mundo de los negocios es “esto siempre se ha hecho así y a nosotros nos funciona”.

Conclusión

El entorno dinámico de los departamentos jurídicos presenta tanto oportunidades como retos. Aunque los departamentos jurídicos están cada vez más integrados en las empresas, la importancia de optimizar procedimientos, ofrecer acceso a la información y adoptar la especialidad de Legal Operations se ha vuelto fundamental. Los profesionales jurídicos en plantilla pueden incrementar el valor que aportan a sus empresas si enfrentan estos cambios con prudencia. Así, podrán alcanzar el éxito en este entorno dinámico.

Para descubrir la situación de los departamentos jurídicos de Europa, también en términos de desarrollo, optimización de procesos y transformación digital, descarga una copia gratuita del Análisis comparativo de Legisway para departamentos jurídicos 2024.