Défi ou opportunité ? Une nouvelle ère pour les services juridiques en Europe

Qui dit changement, dit défis. Ces dernières années, les directions juridiques ont connu des bouleversements dans plusieurs domaines : technologie, charge de travail ou encore rôle dans l'entreprise. Les changements les plus notables ont été évoqués dans une récente masterclass Lexology réunissant un groupe d'experts produits de Wolters Kluwer, notamment Margo Trebicka, Simon Winter et David Jimenez. La masterclass est venue compléter la publication de la Cartographie Legisway des Directions juridiques, basée sur une enquête exhaustive menée auprès de plus de 350 juristes d'entreprise à travers l'Europe

Cet article présente les changements observés dans les directions juridiques et les moyens dont disposent ces derniers pour naviguer dans un environnement en constante évolution.

Une évolution positive de la perception des services juridiques

La hausse du budget destinée à l'achat d'outils de technologie juridique est un indicateur de l'évolution de la perception du service juridique, qui n'est plus considéré comme un centre de coûts, mais comme un partenaire commercial stratégique pleinement intégré. L'enquête de l'année dernière a révélé que 38 % des départements juridiques ne disposaient pas d'un budget spécifique mais ce chiffre est descendu à 30 % selon l'enquête de cette année. D’après Margo, l'augmentation du nombre de services juridiques disposant d'un budget dédié à la technologie traduit « un besoin en solutions technologiques juridiques. Les services juridiques occupent une place de plus en plus importante au sein de l'entreprise et sont davantage considérés comme des partenaires stratégiques. Plus leur valeur ajoutée est importante, plus ils ont tendance à disposer de ressources budgétaires.»

La gestion de la charge de travail est une priorité absolue

Malgré cette évolution de leur perception, les services juridiques doivent relever les défis liés à leur charge de travail. En effet, les personnes interrogées considèrent l'augmentation de la charge de travail comme leur principale cause de préoccupation (4,8 sur une échelle de 1 à 7). L'existence d'un budget spécifique pour l'achat d'outils technologiques ne semble pas nécessairement atténuer le problème lié à la charge de travail. Simon explique que l'idée de « faire plus avec moins » continue de résonner dans les services juridiques qui s'efforcent de maintenir leur niveau d'efficacité face à un des exigences toujours plus élevées. « La complexité croissante des réglementations et des processus a entraîné une augmentation de la charge de travail. Par exemple, en France, un service juridique sur cinq est composé d'une seule personne, qui doit gérer tous les aspects des activités juridiques.

Il est essentiel d'obtenir l’approbation des parties prenantes pour la mise en œuvre des technologies, un élément clé de la gestion du changement. Toutefois, les services juridiques estiment que l'obtention de l'approbation des parties prenantes constitue le défi le moins prioritaire (1,2 sur une échelle de 1 à 7). Simon explique que « ce résultat est surprenant, car les services juridiques savent qu'ils doivent collaborer avec d'autres services et obtenir leur soutien ». Par exemple, dans le cas où le service juridique souhaite que les responsables des ventes créent des contrats à l'aide de modèles, il doit proposer des formations pour assurer le niveau de contrôle nécessaire. Et si les autres difficultés étaient si urgentes qu'elles occultaient la nécessité d'obtenir le soutien des parties prenantes ?

Optimiser les processus et la collaboration

Il est essentiel d'optimiser les processus à mesure que la charge de travail et le volume d'informations augmentent. Plus de la moitié des personnes interrogées (52 %) ont déclaré prévoir une optimisation de la collecte, de l'organisation et de la récupération des informations juridiques. Si cette amélioration peut sembler mineure, Margo estime qu'elle représente un changement radical. « Si vous aviez demandé aux services juridiques ce qu'ils prévoyaient d'améliorer il y a quelques décennies, ils auraient répondu les connaissances. Aujourd'hui, les connaissances sont faciles d'accès, de sorte qu’elles revêtent une importance moindre. En revanche, il est essentiel de pouvoir stocker et accéder rapidement aux informations, surtout lorsqu'elles sont très nombreuses. » Et quoi de mieux que d'utiliser la technologie pour les récupérer ?

Des opérations juridiques en constante évolution

Les organisations reconnaissent l'importance croissante des opérations juridiques. Dans l'ensemble, 42 % des personnes interrogées indiquent que leur organisation dispose d'une fonction dédiée aux opérations juridiques, le Royaume-Uni arrivant en tête. Au Royaume-Uni, plus de la moitié des personnes interrogées (52 %) déclarent que leur organisation dispose d'une fonction dédiée aux opérations juridiques, suivi de l'Allemagne (38 %) et de la France (35 %). En Espagne, David reconnaît que le rôle des opérations juridiques était auparavant plus important dans les grandes entreprises, mais qu'il a gagné les petites et moyennes entreprises au cours des dernières années. « Le poste dédié aux opérations juridiques est ce qui distingue un excellent service juridique d'un bon service juridique ». Margo confirme que l'essor du rôle des opérations juridiques marque une évolution positive. « Ce rôle fait vraiment la différence, notamment en termes d'efficacité. Les services juridiques doivent se concentrer sur les tâches juridiques, tandis que les activités juridiques se consacrent à la rationalisation des approches, à l'adoption de la technologie et à la gestion des dépenses. Le responsable des opérations juridiques connaît parfaitement l'entreprise et le marché des technologies. Il est en mesure de déterminer la solution technologique la mieux adaptée ». Le responsable des opérations juridiques peut veiller à ce que l'organisation se dote d'une technologie adaptée à sa façon de travailler.

L'impact de l'IA dans le secteur juridique

L'IA soulève un intérêt considérable, mais également une certaine confusion. Parmi les personnes interrogées, 40 % déclarent utiliser l'IA dans certaines de leurs activités juridiques. Les tâches les plus courantes auxquelles l'IA contribue sont les tâches administratives, l'analyse de documents et la génération de rapports. Margo met en garde contre le battage médiatique autour de l'IA. « L'IA ne peut pas répondre à tous nos besoins. Elle ne pourra pas effectuer la majorité des tâches à votre place, surtout les tâches créatives et analytiques ». En revanche, l'IA est un excellent outil pour effectuer des démarches administratives. « Elle peut réduire de plus de moitié le temps consacré aux tâches administratives. Imaginez ne plus avoir besoin d'examiner les accords de confidentialité pour vos parties prenantes internes. C’est un gain de temps considérable. »

Les autres experts s'accordent à dire qu'il est essentiel de comprendre les capacités et les limites de l'IA. « L'IA va nous accompagner pendant longtemps », prédit Simon. David compare l'effervescence autour de l'IA à l'époque où Internet a commencé à gagner en popularité. « Les dirigeants de l'entreprise où je travaillais à l'époque étaient réticents, mais nous ne pourrions même pas comprendre le monde dans lequel nous vivons sans Internet. » Plutôt que de considérer l'IA comme une solution de remplacement de l'expertise juridique, il faut la voir comme un outil précieux capable de renforcer l'efficacité lorsqu'elle est correctement intégrée. David conclut : « la phrase la plus dangereuse dans le monde des affaires est "nous fonctionnons ainsi depuis longtemps et ça nous convient"».

Conclusion

L'évolution des services juridiques ouvre des perspectives mais soulève aussi des défis. Alors que les services juridiques sont de plus en plus intégrés à l'entreprise, l'importance de la rationalisation des processus, de l'accès à l'information et de la prise en compte des opérations juridiques est plus que jamais évidente. En appréhendant ces changements de manière réfléchie, les juristes d'entreprise peuvent gagner en valeur et, à terme, réussir à évoluer dans un environnement complexe et dynamique.

Pour connaître l'état des services juridiques en Europe, notamment leur niveau de maturité, d'optimisation des processus et de transformation numérique, téléchargez gratuitement Cartographie Legisway 2024 des Directions juridiques.