Soluciones tecnológicas para mejorar el servicio de notificaciones judiciales

Contamos con Justo López Fabo, especialista en informática jurídica, en este webinar para procuradores

El pasado 18 de septiembre, Wolters Kluwer Legal Software organizó una nueva sesión dentro de su ciclo de conferencias "Innovando la Procura", donde expertos del ámbito jurídico analizan las últimas innovaciones tecnológicas para optimizar la labor de los procuradores. Este ciclo de conferencias, exclusivo para este colectivo, tiene como objetivo ofrecer soluciones prácticas a los desafíos diarios que enfrentan los despachos de procuradores. En esta ocasión, la quinta sesión contó con la participación de Justo López Fabo, especialista en informática jurídica. A lo largo de la charla, López Fabo compartió su amplia experiencia en la gestión de notificaciones judiciales y ofreció recomendaciones clave para optimizar estos procesos mediante soluciones tecnológicas avanzadas.

Historia y evolución de las notificaciones judiciales

Durante su intervención, Justo destacó la evolución histórica en la gestión de notificaciones judiciales. Rememoró cómo, hace tres décadas, el envío de notificaciones se realizaba manualmente, con procuradores trabajando en partidos judiciales específicos y repartiendo documentos en formato físico. Este proceso se hacía, en muchos casos, con la ayuda de faxes, que, aunque supusieron una mejora en su momento, no ofrecían la seguridad que las plataformas actuales brindan.

Hoy en día, herramientas como Lexnet han digitalizado por completo estos procesos, permitiendo que las notificaciones se realicen de manera automatizada. Sin embargo, López Fabo enfatizó que, a pesar de los avances tecnológicos, "la labor de los procuradores sigue siendo fundamental para dar valor añadido a estas comunicaciones judiciales". Destacó cómo los procuradores han pasado de ser “meros mensajeros” a convertirse en gestores que aportan un análisis valioso de las notificaciones, facilitando información clara y organizada para sus clientes, generalmente abogados.

Claves para una gestión eficiente de notificaciones judiciales

Uno de los puntos más importantes de la charla fue la identificación de las claves para que un despacho de procuradores pueda mejorar su gestión de notificaciones. Justo López Fabo, quien afirmó haber dedicado ""30 años buscando el sistema más eficiente para gestionar las notificaciones"", compartió varias recomendaciones basadas en su vasta experiencia:

1. Simplificación del acceso a las plataformas. López Fabo subrayó la importancia de utilizar sistemas que permitan descargar automáticamente las notificaciones. Destacó que la automatización reduce los errores humanos, que suelen ocurrir cuando las descargas se realizan manualmente. En su opinión, ""las aplicaciones deberían incluir un sistema de verificación para asegurar que no falta ninguna notificación"", especialmente cuando se manejan grandes volúmenes.
2. Identificación del expediente. Es fundamental que el sistema asigne automáticamente cada notificación a su expediente correspondiente. Para López Fabo, combinar el número de procedimiento con el organismo judicial es el método más eficaz, ya que asegura que ""el programa no se equivoque y la notificación llegue al expediente correcto sin margen de error"".
3. Comunicación con el destinatario adecuado. Otro aspecto clave es que las notificaciones lleguen al destinatario correcto dentro del despacho. ""La aplicación debe saber a quién hay que notificar por cada expediente"", señaló López Fabo, y añadió que automatizar los envíos no solo mejora la eficiencia, sino que evita posibles fallos al enviar notificaciones al destinatario equivocado.
4. Añadir valor mediante la identificación de contenidos. López Fabo explicó que el valor añadido de un procurador no reside únicamente en gestionar las notificaciones, sino en leer y analizar su contenido. ""Un procurador entrenado es capaz de extraer información valiosa de un vistazo"", afirmó, recomendando que se elaboren resúmenes claros de las resoluciones para facilitar la comprensión de los abogados.
5. Eficiencia y precio. Justo también habló sobre la importancia de lograr un equilibrio entre la eficiencia operativa y los costes asociados a las soluciones tecnológicas. Explicó que, aunque la inteligencia artificial y la automatización son herramientas poderosas, su coste elevado puede ser un obstáculo en el corto plazo. ""La tecnología que tenemos ahora es cara, pero será más barata a medida que se utilice más"", señaló. Agregó que, especialmente para los despachos que manejan grandes volúmenes de notificaciones, la automatización es fundamental para reducir errores y aumentar la eficiencia, siempre y cuando el precio lo permita.

Hacia una digitalización total de la procura

A medida que los despachos de procuradores adoptan herramientas tecnológicas más avanzadas, el objetivo es mejorar la eficiencia operativa y la calidad del servicio. La tecnología actual permite no solo automatizar las notificaciones, sino también sincronizar expedientes entre procuradores y abogados. Esta sincronización automática permite que las notificaciones viajen directamente al sistema del abogado, eliminando la necesidad de enviar correos electrónicos.

En definitiva, esta amena charla ofrecida por Justo López Fabo en "Innovando la Procura" destacó la importancia de utilizar soluciones tecnológicas avanzadas para mejorar la gestión de notificaciones judiciales. Estas herramientas no solo permiten una mayor eficiencia, sino que también facilitan que los procuradores ofrezcan un valor añadido a sus clientes, al proporcionar información más clara y organizada. Como concluyó López Fabo: "Cualquier cosa que es un problema, los procuradores debemos entenderlo como una oportunidad. Por ejemplo, si es difícil calcular los plazos y nosotros tenemos la capacidad de hacerlo más fácilmente que nuestros clientes, podemos dar valor añadido dándoles los plazos ya calculados".

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