Akár önkormányzatról van szó, akár állami, vagy magán tulajdonú cégről, a működéshez kapcsolódó belső szabályzatok megléte alapkövetelménynek számít. A dokumentumok érdemben hatnak a szervezet működésére, ám létrehozásuk csak az első lépést jelenti. A belső szabályzatok akkor töltik be funkciójukat, ha a vállalat és a jogi környezet változásaihoz folyamatosan igazodnak, könnyen elérhetőek, így megismerésük és alkalmazásuk nem jelent nehézséget a munkavállalók számára.
A belső szabályzatok megalkotását egyik szervezet sem tudja elkerülni. Lehet, hogy csak tízes nagyságrendben hoz létre olyan dokumentumokat a vállalat, amelyek segítik a mindennapi működését (pl. home office-ra vonatkozó szabályok, irodai eszközök használata, munkaruházattal kapcsolatos előírások), illetve bizonyos problémák megelőzését, kezelését (pl. dolgozói visszaélések, adatkezelési problémák), de előfordulhat az is, hogy a számuk több százra tehető.
A belső joganyagok, dokumentumok fontossága megkérdőjelezhetetlen, hiszen közvetlen hatással vannak a szervezet működésére, az egyes feladatokra és intézkedésekre. Ám azzal, hogy a szervezet létrehozta őket, még nem tölti be funkcióját. Előfordulhat ugyanis, hogy például az alkalmazott nem tudja, melyik felületen találhatja meg a munkaszemüveg vásárlására vonatkozó előírást, vagy ha megtalálja, lehet, hogy már nem az éppen hatályos időállapotú szöveget olvassa. Mit kockázat ilyen esetben a szervezet? A keresés egyrészt sok idejét elviszi a dolgozónak, ami a munkája hatékonyságát csökkenti, másrészt a nem hatályos dokumentum egy ellenőrzés során bírságot, szankciókat is maga után vonhat.
Cikkünkben sorra vesszük, hogy egy megfelelően kiválasztott informatikai megoldás hogyan tudja támogatni a belső szabályzattár megvalósítását, hogyan spórolható meg vele a különböző belső dokumentumok gondozásának, frissítésének ideje, illetve mik azok a legfontosabb szempontok, amit egy szoftver kiválasztása során mérlegelni érdemes.
Funkcionalitás
Adminisztratív terhek csökkenése
A belső szabályzatoknak a szervezet és a jogi környezet változásaihoz folyamatosan igazodniuk kell, ami a szabályzatok felülvizsgálatát, módosítását vonja maga után. Több száz jogszabály egyenként történő felülvizsgálata és módosítása nem csekély időbe telik, főként, ha erre évente több alkalommal is sort kell keríteni. Ezt a folyamatot érdemben lassíthatja, ha a szervezeten belül több megosztott tárhelyen, adattárolón vagy intranetes oldalon találhatók a belső szabályzatok, netán szkennelt formátumban.
A Wolters Kluwer SDB Szabályozástár szolgáltatással ezek az adminisztrációs terhek megspórolhatók. A szervezet belső dokumentumai, joganyagai egyetlen felületre kerülnek, és egyúttal az adatbázis gondozásának feladata alól is mentesülnek az érintettek. A szolgáltatásnak nem csupán az adatbázis-építés része, hanem annak folyamatos naprakészen tartása. Ennek során az alapadatbázisba bekerülnek az újonnan megalkotott joganyagok, illetve átvezetésre kerülnek az adatbázisban szereplő joganyagok módosításai is.
A Jogtár SDB Szabályzattár megoldást jelent arra a gyakori problémára is, hogy a különálló szabályzattárak nem támogatják a munkafolyamatok során alkalmazandó nemzeti vagy EU-s jogszabályokkal való munkát, illetve a jogi adatbázissokkal való összekötésük nem megoldható. Digitális megoldásunknál a saját joganyagok mellett a magyar és EU-s joganyagokhoz is elérhetőek, ezáltal az egymáshoz kapcsolódó, egymásra hivatkozó belső szabályzatok, illetve más joganyagok között létrejön az átjárhatóság. A hivatkozások egy kattintással megnyithatók, a szükséges információk könnyen elérhetők.
Az egy platformon elérhető szabályzattárral az auditokra, ellenőrzésekre való felkészülés, riportkészítés is egyszerűbbé, gyorsabbá válik. A részletes szűrő funkciónak köszönhetően egy kattintással kinyerhetők olyan adatok az adatbázisból, mint például egy adott napon hatályos dokumentumok, dokumentum típusok.
Gyors keresés
Számtalanszor előfordulhat az a helyzet, hogy a belső szabályzatokban valamilyen információt kellene gyorsan megtalálni. Egy egységes platform hatékony ebből a szempontból is, főként, ha olyan kereső funkcióval rendelkezik, amellyel a leggyorsabban és legpontosabban kinyerhető a szükséges információt.
A Jogtár SDB Szabályzattár kereső funkcióját úgy alakítottuk ki, hogy gyorsan és egyszerűen lehet keresni, több szempont szerint is a teljes adatbázisban és az egyes dokumentumokban. A keresési találatok tovább szűkíthető találati listában jelennek meg (évszám, kibocsátó stb.), a dokumentumon belül tartalomjegyzék segíti a navigálást, illetve a dokumentumok keresést támogató metaadatokkal egészülnek ki.
Az új szabályok összehasonlítóak a korábbi verziókkal
Ha a szervezet belső szabályzatai egységes szerkezetben jelennek meg, tehát egy joganyag az eredeti szöveget követő minden módosítást tartalmaz, akkor a korábbi időállapotú szövegek visszakeresése vagy a különböző időállapotú szövegek összehasonlítása is gyorsan és egyszerűen megvalósítható.
A Jogtár SDB Szabályzattár esetében az adott időállapotot megnyitva a változó és változott bekezdések különbözőképpen vannak jelölve. Továbbá a dokumentumok egyes időállapotai „időgépesen” megjeleníthetők, a különböző időállapotok között váltani lehet és a szövegek összehasonlíthatók.
Egyéni igényekre szabható, felhasználóbarát felület
A belső szabályzatok esetében fontos, hogy olyan digitális megoldást találjon a szervezet, amely lehetővé teszi az egyedi igények megvalósítását.
A Jogtár SDB Szabályzattárat úgy fejlesztettük ki, hogy ezeket megvalósíthassa a felhasználó. Így az belső adatbázist elérheti a Wolters Kluwer Jogtár felületén, de igényei szerint hozzáférhetővé tehető a szervezet által használt más, vagy egy külön erre a célra létrehozott felületen is.
Egyénre szabható a kezdőlap felületének tartalma, designja is, mint ahogy azt is a szervezet határozza meg, milyen kezdő időponttal kerüljenek be a belső szabályzatok az adatbázisba.
Az adatbázis tartalmát is a saját igényeire szabhatja a szervezet, amelyek lehetnek kézikönyek, vezérigazgatói utasítások, körlevelek, jegyzőkönyvek, tájékoztatók, de akár folyamatábrák, hasznos dokumentumok, linkek is.
A szabályzattár felülete áttekinthető, a használatához oktatást biztosítunk. Az adatbázis megvalósításának az ideje a belső szabályzatok mennyiségétől függ, átlagosan 2-3 hónapot vesz igénybe.
Egyéni és csoportmunkát támogató funkciók
A szervezeti belső dokumentumok módosításának előkészítése is gördülékenyebbé válik, ha olyan digitális megoldás segíti, amely támogatja a csoportmunkát.
A Jogtár SDB Szabályzattár számos olyan kényelmi funkciót kínál, amellyel nem csupán az egyéni munka könnyíthető meg, hanem a csoportmunka is eredményessé válik. Lehetőség van a kedvenc joganyagok megjelölésére és rendszerezésére, a munkamenet megőrzésére, jegyzetek készíthetők a dokumentumokhoz, amelyek másokkal is megoszthatók. Ez a funkció nem csak belső szabályzatok módosításának előkészítésekor előnyös, hanem a munkatársak figyelmének felhívására vagy az értelmezést segítő kiegészítések hozzáadására is használható.
Különböző felhasználói jogosultságok kezelése
Belső szabályzatok esetén lényeges, hogy egyes személyek csak a munkájuk elvégzéséhez szükséges információkhoz, jogosultságokhoz férjenek hozzá, legyen szó szabályzatok, belső vezetői iratok módosításáról, törléséről, vagy épp adatok kinyeréséről.
A Jogtár SDB Szabályzattárral egyszerűen megvalósítható az információk hozzáférési jogosultságainak kezelése: az egyes felületeket különböző felhasználói jogosultságok szerint lehet beállítani.
Számos kiegészítő szolgáltatás
A szervezet bővülésével párhuzamosan további igények léphetnek fel, ezért fontos, hogy olyan informatikai megoldást válasszon, amely további szolgáltatásokkal gördülékenyen kiegészíthető.
A Jogtár SDB Szabályzattárat úgy alakítottuk ki, hogy a belső dokumentumokból és joganyagokból létrehozott adatbázishoz további digitális megoldásokat lehessen választani.
- A Legal Monitoring lehetővé teszi, hogy a hivatkozott jogszabályok folyamatos monitorozásával a szervezet biztosítsa a belső joganyagok jogszabályi megfelelőségét. A szolgáltatással megspórolható a több száz jogszabály egyenként történő vizsgálata és manuális nyilvántartása.
- A Változáskövető szolgáltatással a belső szabályzatok, dokumentumok változásáról lehet egy előre meghatározott kört értesíteni, akár egy arculati elemekkel ellátott hírlevél formájában.
- A Navigátor szolgáltatás a belső szabályzatokhoz, dokumentumokhoz dinamikus folyamatábrákat társít. Ez lépésről lépésre vezeti végig a felhasználót a folyamaton, segítséget nyújtva abban, hogy az egyes pontoknál hogyan kell eljárnia.
- A Szabályozástárhoz Iratmintatár is kapcsolható, amellyel csökkenthető az adminisztrációra fordított idő.
- A szervezet jogszabályi megfelelését támogató ökoszisztéma kialakítását támogatja a Complist szoftver, illetve a Dokumentumfigyelő modul integrálása. A Complist olyan funkciókat tartalmaz, amellyel a szervezet gördülékenyen, a lehető legkevesebb adminisztrációval tud a jogszabályi követelményeknek megfelelni. Használatával csökkenthetők a megfelelés hiányából adódó kockázatok. A Dokumentumfigyelő modullal pedig a szervezet dokumentumaiban hivatkozott jogszabályokat lehet figyelemmel kísérni, ezzel biztosítható a dokumentumok jogszabályoknak való megfelelősége.
Folyamatos frissítés
Alapvető, hogy olyan megoldás támogassa a szervezet belső szabályzattárának kialakítását, ami folyamatosan fejlődik az aktuális piaci kihívásoknak megfelelően.
A Jogtár SDB Szabályzattár nem csupán az aktuális piaci kihívásokra ad választ, hanem folyamatos a fejlesztése is. A fejlesztések eredményeként megjelenő új funkciók összhangban vannak az ügyfelek igényeivel, biztosítják a hatékonyabb, eredményesebb munkát.
Nézze meg a Jogtár SDB Szabályzattár bemutatóról szóló videónkat, amelyben részletesen megismerheti a szolgáltatást, amivel saját szervezete számára belső Jogtárat építhet fel, szakértő segítséggel. (A videó megtekintéséhez regisztrálnia szükséges az alábbi linken.)
