A vállalati jogászoknak, jogtanácsosoknak, compliance szakértőknek, belső ellenőröknek, auditoroknak egyre nagyobb kihívást jelent, hogy a szervezet működésében megfeleljen a jogi és egyéb szabályozói előírásoknak. A Complist szoftverrel ezeket a problémákat elkerülheti. Ismerje meg a Complist Start és Plus funkcióit, amelyek egyedivé teszik az alkalmazást!
A compliance, azaz a jogszabályi megfelelés mára már valamennyi nagyobb szervezetnél jelen van, hiszen a jogszabályok be nem tartása számos kockázatot hordoz magában (bírság, pénzügyi veszteség, ügyfél-, illetve hírnév vesztés). A compliance felelős kinevezése, vagy egy compliance osztály létrehozása azonban önmagában nem jelenti, hogy a jogszabályoknak történő megfelelés is biztosítva van. Fontos, hogy a compliance szakember gyorsan hozzájusson a szükséges információkhoz, a feladatokat gördülékenyen kioszthassa az érintett szervezeti egységnek, és nyomon követhesse az elvégzésüket.
A Complist szoftver funkcióit – a felhasználók folyamatos visszajelzései alapján - úgy fejlesztjük, hogy a jogszabályi megfelelés biztosításának a folyamatát maximálisan támogatja.
- Jogtár-kapcsolat. A Complist egyedisége, hogy élő jogi adatbázis kapcsolattal rendelkezik. Az információk a Jogtárból érkeznek folyamatosan, így megvalósul a magas szintű jogszabály követés.
- Csoportmunka támogatása. A szervezeteknek komoly nehézséget jelent, hogy adott esetben több száz jogszabály változását kell követni, amelyek a különböző szervezeti egységeket eltérő mértékben érintik. A szoftver lehetővé teszi különböző szervezeti egységek (pl. jogi osztály, informatika, HR) létrehozását, amelyekhez felhasználók, illetve jogszabályi listák sorolhatók.
- Felhasználói jogosultságok. A kezelőfelülethez tartozó jogosultsági szintek személyre szabottan állíthatók be. A Complist felelősök a szoftverben lévő összes információra rálátnak, a megfigyelt jogszabályokat gondozzák, azokat az érintett területekhez rendelhetik, míg a Complist felhasználók csak a területüket érintő jogszabályokat látják.
- Jogszabálylista gondozása. Egy-egy szervezet jellemzően több száz jogszabályt követ. Ezt a jogszabályi listát első körben a Wolters Kluwer Hungary viszi fel a szoftverbe, amit – a szervezet útmutatásai alapján – az érintett területekhez is rendeljük. Innen kezdve a jogszabályi lista gondozását átadjuk az ügyfeleknek.
Complist Start: jogszabályváltozások nyomon követése és nyilvántartása
A Complist első szintjét annak a szervezetnek érdemes választani, amely a jogszabályváltozásokat már strukturáltan követi, viszont a megfelelés dokumentálásának a folyamata még nem alakult ki. Ezekkel a funkciókkal biztosíthatja mindezt.
Jogszabályok felvétele
A már meglévő jogszabályi listához új jogszabályt egy külön panel segítségével lehet felvenni: kiválasztható a jogszabály az ismert rövidítések közül, vagy évszám, sorszám, kibocsátó megadásával. Az újonnan felvett jogszabály azonnal a kapcsolódó érintett terület(ek)hez adható (pl. teljes szervezet, HR, adatvédelem).
A Témakörfigyelés szolgáltatás abban segít, hogy a Complist felelősök naprakészen tarthassák a szoftvert. Ha a szervezet által kijelölt témakörök esetében (pl. adatkezelés, munkajogviszony, munkavédelem, számvitel, stb.) új jogszabályok jelennek meg, arról értesítést kapnak, és eldönthetik, hogy a monitoring listához adják a jogszabályt, vagy elvetik a javaslatot.
Jogszabálymonitoring: jogszabályi megfelelés egyszerűen
A felhasználók lekérdezhetik a kiválasztott jogszabályi kör jogszabályváltozásait a múltra vonatkozóan, a lekérdezés napját megelőző 2. év január elsejéig, illetve bármilyen jövőbeli időpontra. Ez utóbbi lehetőség segít a várható módosításokra való felkészülésben.
A riport többféle módon is megjeleníthető: letölthető excel formátumban, illetve megtekinthető az online felületen. Változó jogszabályok esetén – mely esetben fel van tüntetve a módosítás dátuma, illetve a módosító jogszabályok listája is - hasznos funkció a szöveghasonlítás lehetősége, amivel meg lehet nézni, hol változott a jogszabály szövege.
A változások követését a heti rendszerességgel automatikusan küldött email riport segíti.
Complist Plus: jogszabályi megfelelés nyomon követése és dokumentálása
A Complist Plus nem csak a változások követését és lekérdezhetőségét biztosítja, hanem a megfelelés, és a vele kapcsolatos tevékenységek dokumentálására is lehetőséget nyújt, egy bonyolult szervezeti felépítés esetében is.
Több lehetőség új jogszabály felvételére
A Complist Plus esetében nem csak egy adott szervezeti egységhez lehet rendelni a jogszabályt, hanem a Complist felelős kiválaszthatja, milyen mélységben kívánja az adott jogszabályt feldolgozni: csak a változáskövetés fontos számára, vagy a megfelelés dokumentálása is. A funkcióval a szervezeteknél tapasztalható jogszabálykövetési mechanizmust kívánja támogatni a szoftver, jóval szélesebb ugyanis az a jogszabályi lista, amit ténylegesen követ a szervezet, mint az, ahol a megfelelést dokumentálni is kívánja.
Jogszabályváltozások követése, dokumentálása
A jogszabályi megfeleléssel kapcsolatos információkat a Complist Plus felhasználó rögzíteni is tudja. Ha egy adott jogszabálynak nem felel meg a szervezet, akkor teendőt tud hozzá rendelni, határidővel együtt. Ha ez megvalósult, akkor ezt egy pipával jelezheti, illetve adott esetben törölheti is. Az információk megosztását különböző szöveges mezők segítségével támogatja a Complist: megjegyzés fűzhető a teljes jogszabályhoz, vagy egy adott időállapothoz, időállapotonként is lehet bizonyítékot rögzíteni, akár szöveg, akár hivatkozás formájában.
Egyetlen felületen átlátható a megfelelés állapota
Ha szervezeti szinten 2-300 jogszabályt követnek, akkor fontos, hogy a szoftverben hogyan lehet strukturált formában áttekinteni az információkat. A Complist esetében az „irányítópulton” minden fontos információt egy helyen láthat a Complist felelős. Egy áttekintő panel mutatja a megfelelés státuszát: hány jogszabály esetében felel meg a szervezet a jogszabályi előírásoknak, hánynál nem, hánynál van folyamatban a megfelelés, illetve hány jogszabállyal még nem foglalkoztak (átnézendő rekordok).
Ezen a felületen – egy másik panelben – jelennek meg az újonnan felvett jogszabályok, vagy jogszabályváltozások, a felvett témaköröknek megfelelő új jogszabályjavaslatok, illetve a teendők listája. A Complist Plus alkalmazásban kétféle teendő is felvehető: az egyik a jogszabályváltozáshoz kapcsolódó teendők, a másik a jogszabályváltozástól független compliance teendők.
Megfelelés áttekintése nézet
Ez mutatja szervezet, illetve érintett terület szinten a megfelelés státuszát. A Complist felelős adott napra lekérdezheti, hogyan áll a szervezet megfelelés szintjén: hol van elakadás, hol van még folyamatban teendő. Ezt megteheti egy későbbi időpontra vonatkozóan, például a jövő január elsejei változásokkal kapcsolatban. Az így kapott listából kiolvasható a jogszabály címe, mely területhez van kiosztva, illetve mi a megfelelés státusza, ha épp folyamatban van a megfelelés, akkor lejárt-e a hozzá rendelt határidő, vagy még nem.
A listát exportálhatja excel táblázat formájában. A szűrőfunkciók használatához ugyanakkor nem szükséges exportálni a listát, bármilyen szűrési tevékenység elvégezhető az alkalmazásban.
Compliance teendők
A compliance teendők funkciót ügyfelek visszajelzése nyomán fejlesztettük ki. Számos olyan feladat van, aminek jogszabályi háttér adja az alapját, de nem jogszabályváltozás függő, vagy belső szabályzat írja elő az elvégzését (pl. képzések elvégzése, riportok elkészítése). Ezekhez a feladatokhoz is felvehet határidőt a Complist felelős, emlékeztetőt állíthat be, megjelölheti a jogalapot (jogszabályi hivatkozás, belső szabályzat), bizonyítékot rögzíthet, illetve megjegyzést fűzhet hozzá.
A Complist Plus email értesítője naponta érkezik, ebben az adott témakörhöz sorolt új jogszabályokról, a teendők listájáról (sürgős), az újonnan bekerült teendőkről, és az elkészült teendőkről értesül a felelős.
Dokumentumfigyelő
A Complist kiegészítő moduljával, a Dokumentumfigyelővel a szervezet a dokumentumaiban (pl. belső szabályzatok, szerződésminták, szerződések) hivatkozott jogszabályokat tudja figyelemmel kísérni, hogy ezáltal biztosíthassa a dokumentumok jogszabályoknak való megfelelőségét.
A dokumentumfigyelő felületén nyomon tudja követni a Complist felelős azokat a dokumentumokat, ahol jogszabály-hivatkozások vannak: a listából leolvashatja, mely jogszabályok változtak az utóbbi időben, és még nem adminisztrálták le ezt a változást. Megnézheti a dokumentumokat a változó jogszabályok szemszögéből is: mely jogszabályok változtak, amiket a figyelt dokumentumok tartalmaznak. A munkáját segíti, hogy kétféle szinten tudja követni a jogszabályváltozásokat: hivatkozott paragrafusok szintjén, illetve a teljes jogszabály szintjén.
Nézze meg a Complist bemutatóról készült videónkat, melyben bővebb információt talál arról hogyan teheti zökkenőmentessé a szervezet jogszabályi megfelelésének biztosítását!
