Według szacunków Wolters Kluwer Polska ok. 20% małych kancelarii prawnych jest dzisiaj gotowych na adaptację software. To znacznie mniej niż w Europie Zachodniej czy Stanach Zjednoczonych. A to właśnie kancelarie gotowe do radzenia sobie z rosnącym znaczeniem technologii prawniczej mają szansę wyprzedzić konkurencję i przetrwać kryzys.
Małe kancelarie mogą najszybciej wdrożyć rozwiązania LegalTech, ponieważ mają mniej skomplikowane procesy i mniej osób musi dostosować się do nowości. W przypadku oprogramowania do zarządzania im wcześniej następuje digitalizacja kancelarii, tym łatwiej jest przeprowadzić zmianę, a obciążenie pracą jest mniej odczuwalne, bo kancelarii nie grozi chaos. Dlatego programy do obsługi kancelarii są polecane już od pierwszego dnia prowadzenia praktyki prawniczej, gdy ilość informacji jest mniejsza, a prawnik ma więcej przestrzeni na adaptację rozwiązania.
Choć dostawcy oprogramowania zapewniają wdrożenia i szkolenia, zmiana to często duży koszt czasowy i emocjonalny, dlatego musi mieć swoich zwolenników. Prawnikom trudno jest zmienić przyzwyczajenia (np. te dotyczące obiegu dokumentów) nawet wtedy, jeżeli nie są efektywne. Nowy system wymaga zmiany nawyków, nabycia nowych umiejętności. To może wywoływać opór, dlatego warto samemu być przekonanym do transformacji cyfrowej i głośno mówić o korzyściach wdrożenia technologii, takich jak:
- oszczędność czasu
- automatyzacja zadań
- archiwizacja dokumentów
- zabezpieczenie i backup danych
- wyższa rentowność spraw
- możliwość dzielenia się wiedzą.
Pamiętaj o tym, by mierzyć korzyści. Jeżeli masz dane historyczne, możesz porównać stan po wdrożeniu oprogramowania ze stanem sprzed zmiany. To da Ci faktyczny pogląd na to, czy zmiana przyniosła efekty. Jeżeli w Twojej kancelarii pracuje więcej osób, warto też zadbać o jasny i zrozumiały plan wdrożenia dla pracowników.
Osoby kierujące kancelariami wskazują na kilka istotnych elementów dobrego oprogramowania do zarządzania firmą prawniczą.
Dobry program do obsługi kancelarii prawnej:
- odpowiada na potrzeby biznesowe
- uwzględnia potrzeby użytkownika – prawnika
- jest stale rozwijany, nadąża za zmianami technologicznymi
- integruje się z innymi rozwiązaniami
- jest skalowalny – jeżeli kancelaria się rozrośnie, to system również
- jest dostarczany przez zaufanego dostawcę, chętnego do współpracy.
