Podstawową funkcją zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest ochrona interesów socjalnych uprawnionych osób poprzez usługi świadczone na rzecz wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi, pomocy materialnej i na cele mieszkaniowe. Uzyskanie świadczenia jest poprzedzone ustaleniem sytuacji socjalnej danej osoby, co wymaga zebrania informacji o stanie rodziny, uzyskiwanych dochodach, a czasem stanie zdrowia.
Fragment artykułu z miesięcznika "Dyrektor Szkoły" 2019/12
Przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat powinno zależeć od sytuacji życiowej, rodzinnej, materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s.). Uprawnieni do uzyskania świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca w regulaminie funduszu przyznał takie prawo (art. 2 pkt 5 u.z.f.ś.s.).
Ustalenie sytuacji socjalnej wiąże się z pozyskaniem i przetwarzaniem danych osobowych, stąd wpływ na funkcjonowanie ZFŚS mają również przepisy RODO wprowadzające:
- zasadę przetwarzania danych tylko w określonym i prawnie uzasadnionym celu,
- obowiązek dokonywania analizy ryzyka związanego z tym przetwarzaniem.
Zgodnie z RODO dane osobowe to informacje, które można przypisać konkretnej i identyfikowalnej osobie, w szczególności takie jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową czy społeczną tożsamość osoby fizycznej. Pracodawca – administrator ZFŚS – powinien w zakresie ochrony danych osobowych przestrzegać zarówno przepisów RODO, jak i ustawy o ZFŚS.
