Bei der Lohnbuchhaltung spielt die Verwendung elektronischer Dokumente eine immer größere Rolle. Insbesondere die Einführung einer digitalen Personalakte hat erhebliche Vorteile für die Effizienz und Organisation des Lohnbüros.
Unsere Lösung „eDokumente“ ist eine digitale Personalakte und unterstützt die Dokumentenspeicherung nach § 8 und 9 BVV.
Die digitale Personalakte einfach mit Lohn Online verwalten
Durch die digitale Personalakte werden Mitarbeiterinformationen elektronisch erfasst und verwaltet. Dies umfasst beispielsweise Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie andere relevante Dokumente. Statt in physischen Ordnern werden die Dokumente in einer digitalen Datenbank gespeichert und können jederzeit schnell und einfach abgerufen und effizient verwaltet werden.
Dokumentenspeicherung nach § 8 und § 9 BVV
Die Betriebsprüfung stellt neue digitale Anforderungen an die Arbeitgeber. Entgeltrelevante Dokumente müssen vom Arbeitgeber elektronisch gespeichert werden und im Falle einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung den Betriebsprüfenden zur Verfügung gestellt werden. Diese gesetzliche Verpflichtung besteht bereits für alle Mandantinnen und Mandanten.
Die Vorteile unserer digitalen Personalakte „eDokumente“
Der gleichzeitige Zugriff von mehreren Standorten, der sichere Zugriffsschutz, die umfassende Suche nach Dokumenten und der Schutz vor Schäden durch Verlust, Feuer, Wasser oder Einbruch sind wesentliche Stärken einer digitalen Lösung.
Darüber hinaus bietet unsere digitale Personalakte die Möglichkeit, prüfungsrelevante Dokumente gemäß § 8 und § 9 BVV zu kennzeichnen, sodass diese im Falle einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden können. Optional kann die Mandantin beziehungsweise der Mandant der Kanzlei Zugriff auf die Dokumente gewähren, sodass entgeltrelevante Dokumente automatisch für die Verarbeitung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung stehen. Die Kanzleimitarbeitenden gelangen in diesem Fall direkt aus der Lohnsoftware zu den „eDokumenten“ auf Mandanten- oder Arbeitnehmerebene.
Die weitere Perspektive der Funktion „eDokumente“
In Kürze werden wir auch die Arbeitnehmenden in den Fokus nehmen. Diese können zukünftig über den Arbeitnehmer Self-Service Dokumente hochladen, sodass diese ohne weiteren Medienbruch dem Arbeitgeber und gegebenenfalls dem Steuerbüro zur Verfügung stehen. Diese Option im Arbeitnehmer Self-Service wird selbstverständlich nur auf Wunsch der Kundinnen und Kunden freigeschaltet. Dies gilt auch für den optionalen Zugriff der Arbeitnehmenden auf die Personalakte.
Alle Informationen zu ADDISON Lohn Online finden Sie hier.
