ADDISON OneClick und SMART Connect bei der Kanzlei alltax

alltax gmbh
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft
Gerhard-Kindler-Straße 6
72770 Reutlingen
Telefon: +49 7121 9333-0
Fax: +49 7121 9333-99
E-Mail: [email protected]
Internet: www.alltax.com

Gegründet: 1992
Beschäftigte: 54

„Der gute Berater von morgen muss in der Lage sein, Fachkompetenz mit Digitalisierungskompetenz zu vereinen, um echten Mehrwert für seine Mandanten zu schaffen“, sagt alltax-Geschäftsführer Harald Aigner. Diese Vision hat die schwäbische Kanzlei, die heute mit 46 Fachkräften die Bereiche Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Digitalisierungsberatung und E-Commerce abdeckt, kontinuierlich umgesetzt. Gestartet wurde die Digitalisierungsoffensive 2017, als die Kanzleileitung unter anderem beschloss, alle Mitarbeitenden mit großen iPads (12,9 Zoll) auszustatten. „Bei Mandantenbesuchen sind wir nicht mehr mit einer Kiste mit sechs Ordnern gekommen, sondern mit einem iPad, auf dem alles drauf war“, sagt Dipl.-Kaufmann Daniel Schlude. Er war vorher mit Buchhaltung und Abschlüssen befasst und ist seither vor allem für den neuen Bereich „Digitalisierungsberatung“ zuständig.

„Aus unserer internen digitalen Ausrichtung ergaben sich von selbst Nachfragen in der Mandantschaft, wie wir das gemacht haben und ob wir sie nicht unterstützen können im Rechnungseingang und -ausgang, mit Schnittstellen zu unserer Buchhaltung und bei anderen Digitalisierungsthemen“, berichtet Schlude. Heute spielt die Digitalisierung auch bei der Gewinnung neuer Mandate eine zentrale Rolle. Häufig haben die Unternehmen bereits Lösungen für die Online-Zusammenarbeit mit ihrer Steuerkanzlei im Einsatz. „Ich zeige den potenziellen Neukunden ADDISON OneClick. Am Ende der Präsentation verstehen sie, wie unsere Alternative aussieht und sind in der Regel begeistert, dass die Arbeit damit leichter und weniger zeitaufwendig ist als mit ihrer bisherigen Lösung.“

Digitalisierung aller Arten von Unternehmen

Die Vorteile ergeben sich durch den großen Funktionsumfang und den Komfort, den die Collaboration-Plattform von Wolters Kluwer bietet. Für alltax besonders wichtig ist ADDISON SMART Connect. Das Funktionspaket bietet integrierte Schnittstellen zu Branchenlösungen, die in den Unternehmen eingesetzt werden, sowie ein digitales Archiv für alle buchhaltungsrelevanten Buchungen und Belege. Hinzu kommt die von alltax häufig eingesetzte Premiumpartner-Lösung GetMyInvoices, mit der die Mandanten den Transfer von Rechnungen und Quittungen von der Entstehung bis zur Verbuchung vollständig automatisieren können. Diese Mehrwerte haben Schlude und sein Digitalisierungsteam, das nach Bedarf bis zu drei Personen umfasst, bereits bei rund 30 Firmenmandaten realisiert; bis Jahresende 2023 erwartet er einen Anstieg auf 50. Die Anzahl wäre schon weit höher, wenn in der Corona-Zeit die Digitalisierungsprojekte nicht hätten zurückgestellt werden müssen, da er mit der Sonderaufgabe „Corona-Soforthilfen“ befasst war.

Unter den Firmenmandaten von alltax befinden sich alle Arten von Unternehmen – Handwerks- und Produktionsbetriebe ebenso wie Handelsunternehmen. „Die ersten Firmen, die wir digitalisiert haben, waren Handwerksbetriebe. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass Handwerksbetriebe weniger digitalisierungswillig sind. Im Gegenteil, Handwerksbetriebe wollen möglichst wenig Zeit mit Buchhaltung verbringen und sind daher sehr an Digitalisierung interessiert.“ Aber alltax hat inzwischen auch größere Produktions- und Handelsunternehmen sowie E-Commerce-Händler in die Collaboration-Plattform integriert.

Automatische Belegverarbeitung ganz ohne Zutun des Mandanten

Ein typischer Ablauf bei den Unternehmen, deren Belegverarbeitung mit SMART Connect und GetMyInvoices digitalisiert wurde, sieht heute etwa so aus: Mit GetMyInvoices werden alle Belege, die im Mandantenunternehmen anfallen, automatisch eingesammelt. Dazu zählen Rechnungen aus Kundenportalen der Lieferanten und aus einem verknüpften E-Mail-Postfach, an das Lieferanten ihre Rechnungen schicken (z. B. buchhaltung@). Darüber hinaus können eingescannte Belege an ein Postfach geschickt werden, das von GetMyInvoices ausgelesen wird. Firmenkreditkarten wie Moss werden ebenfalls angebunden, ebenso alle Tools, die standardmäßig über einen Datev-Export verfügen. Aus Branchen- oder ERP-Lösungen wie zum Beispiel Lexoffice werden die kompletten Belege und Buchungsdaten übernommen. Alle Daten werden an SMART Connect übergeben, das wiederum mit der ADDISON Buchhaltung der Kanzlei verknüpft ist.

SMART Connect unterstützt sowohl den Import von bereits vorkontierten Belegen inklusive Buchhaltungsdaten als auch den Import reiner Belege ohne Indexdaten; in diesen Fällen werden durch automatische Erkennung (OCR) die notwendigen Indexfelder ausgefüllt. Von SMART Connect wird eine Belegananalyse durchgeführt und ein Buchungsvorschlag erzeugt. Falls notwendige Felder wie etwa die Rechnungsnummer nicht erkannt wurden, gelangt der Beleg in einen Prüfungs- Workflow. Ungeklärte Belege werden in der ADDISON Buchhaltung mit einem roten Punkt angezeigt. Über die Funktion „Smartes Buchen“ können die Buchhalter/- innen direkt vom Buchungsdialog aus in den Workflow in SMART Connect gehen, fehlende Indexfelder ergänzen und die Buchung abschließen.

„Durch die Verbindung der ADDISON Buchhaltung zu SMART Connect und GetMyInvoices sind die Rechnungen automatisch bei uns im System und wir können viel schneller mit der Buchhaltung beginnen. Der Mandant muss gar nichts mehr heraussuchen, es geht nur noch um ein paar Papierbelege, die dann auch über Apps hochgeladen werden können. Diese Arbeitserleichterung kommt natürlich bei der Mandantschaft sehr gut an“, sagt der Digitalisierungsberater.

Aktuelle Finanz-Reports

Einen zusätzlichen Nutzen eröffnet eine weitere Komponente – die SMART Connect Belegbox. Damit werden die Belege inklusive der Belegbilder nach der Buchung mit allen Buchungsinformationen in einem Online-Archiv bereitgestellt. „Dies geschieht dadurch, dass die Belege über eine Jobkette aus der Buchhaltung heraus in ADDISON OneClick in die Belegbox zurücksynchronisiert werden“, erklärt Schlude. Dadurch, dass alle Buchungen umgehend im revisionssicheren, durchsuchbaren Archiv zur Verfügung stehen, eröffnen sich neue Reportingmöglichkeiten, die von immer mehr Unternehmen genutzt werden. „Der Unterschied ist, dass sie jetzt sehr aktuelle Daten haben; denn zwei Monate alte Daten sind für die meisten zu alt. Es gibt einige Mandate, die wir wöchentlich buchen. Dann haben wir zum Fünften des Folgemonats die Buchhaltung für den Monat fertig. Früher habe ich dann erst angefangen, die Belege einzusammeln. Das kommt bei den Mandanten sehr gut an, weil sie einerseits aktuelle Infos über den Geschäftsverlauf haben und dazu auch alle Infos der Buchhaltung einsehen können.“

Als Auswertungstool steht die App „ADDISON OneClick Finanz-Reports“ zur Verfügung, die eine Verknüpfung zwischen der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und den Belegen herstellt. „Von der BWA kann man aufs Kontenblatt und auf die Belegebene herunterklicken. Wenn die BWA ein paar Tage nach Monatsende vorliegt, sind die Infos schon interessant, vor allem für Unternehmen, die in schnell wechselnden Märkten tätig sind.“

Im Kontext der Digitalisierung hat alltax ein weiteres neues Geschäftsfeld entwickelt und positioniert sich heute auch als spezialisierte Steuerberatung für Onlinehändler. „Das ist ein Riesenmarkt, der für uns kontinuierlich an Bedeutung gewinnt. Wir haben ein E-Commerce-Team aufgebaut, eine eigene Buchhaltungsgruppe, die diese Branche mit ihren speziellen Anforderungen betreut. Denn in diesem Geschäft geht es – ganz anders als etwa bei einem Produktionsunternehmen – um Massenbuchungen, die nicht mehr manuell, sondern mit automatisierten Methoden gebucht werden müssen.“

Fazit und Ausblick

Die Kanzlei alltax befindet sich in einem Prozess kontinuierlich weiterentwickelter Digitalisierung und Automatisierung in der Buchhaltung. Die bereits vor vielen Jahre begonnene Automatisierung mit ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) wird heute durch das smarte Buchen mit SMART Connect fortgeschrieben, bei dem Buchungsvorschläge nur noch in einzelnen Fällen ergänzt oder korrigiert werden müssen. „Aktuell läuft bei uns ein Projekt, bei dem wir herausfinden wollen, welche Bereiche bei den jeweiligen Mandanten man blind übernehmen kann. Wenn wir die Bereiche identifiziert haben, in denen die vorgeschlagenen Buchungen immer richtig sind, können wir massive Zeit und Kostenersparnisse erzielen“, so die Zielsetzung des Digitalisierungsexperten.