“Verbesserung der digitalen Arbeitsmethoden in einer Kanzlei”

Sylvenstein Rechtsanwälte ist eine Boutique-Kanzlei mit Sitz in München, die von Dr. Dominik Herzog gegründet wurde. Sie arbeitet hauptsächlich mit mittelständischen Unternehmen, die entweder digitale Dienstleistungen anbieten oder einen digitalen Ansatz liefern. Die Kanzlei hatte, im Gegensatz zu den meisten Kanzleien, bereits eine digital-affine Arbeitsweise, sah jedoch die Notwendigkeit für weitere Verbesserungen und Optimierungen. Besonders wichtig war ihnen dabei eine intuitive, effiziente und sichere Handhabung ihrer Daten und Dokumente. Die Herausforderung bestand darin, eine Lösung zu finden, die eine reibungslose Migration von Daten, eine intuitive Bedienung und einen sicheren Datenaustausch mit Mandant:innen ermöglicht.

Um diese Herausforderung zu meistern, entschied sich die Kanzlei für die Einführung der webbasierten Kanzleisoftware „Kleos“ von Wolters Kluwer. Diese Software bietet eine vollständige und intuitive Benutzeroberfläche und ermöglicht es Anwält:innen, ihre Arbeit digital zu organisieren, zu standardisieren und zu vereinfachen. Sie ermöglicht den Zugriff auf Daten, die sichere Speicherung und den Austausch von Dokumenten sowie die Kommunikation mit Mandant:innen auf einem sicheren Wege. 

Die Implementierung von Kleos reduzierte den manuellen Aufwand für die Verwaltung von Daten und Dokumenten und senkte gleichzeitig die Betriebskosten, da kein lokaler Server mehr erforderlich war. Stattdessen werden alle Daten sicher in der Cloud gespeichert, was auch die Zuverlässigkeit und die Verfügbarkeit der Daten verbesserte.

Die Einführung der Kanzleisoftware Kleos verlief nahtlos und effizient. Bereits über Nacht waren alle Daten dort, wo sie sein sollten: Alle Akten, Gerichtsdaten und die Daten der  Mandant:innen und der Gegenseite waren vorhanden und korrekt zugeordnet.

Kleos verbesserte nicht nur die tägliche Arbeit von Sylvenstein Rechtsanwälte, sondern bot auch eine besser zu handhabende und sicherere Methode zur Speicherung und zum Austausch von Dokumenten. Eine der Funktionen, die von der Kanzlei hervorgehoben wurde, war die leistungsstarke Suchfunktion der Software, die es ermöglicht, Dokumente schnell und effizient zu finden, sowohl am Arbeitsplatz als auch mobil. Die Integration des „besonderen elektronischen Anwaltspostfaches“ (beA) und der Email-Kommunikation in Kleos verbesserte die Effizienz und die Fehlerfreiheit bei der Kommunikation mit Mandant:innen und anderen Stakeholdern. Außerdem ermöglichte „Kleos Connect“ der Kanzlei, Dokumente sicher mit Mandant:innen zu teilen, wodurch die Kanzlei einen sicheren Raum für die Zusammenarbeit schaffen konnte.

Die Entscheidung von Sylvenstein Rechtsanwälte, ihre Arbeitsmethoden weiter zu digitalisieren, hat sich ausgezahlt. Mit Kleos konnte die Kanzlei ihre Arbeitsabläufe optimieren, Kosten reduzieren und gleichzeitig die Datensicherheit gewährleisten. Die Software hat es zudem ermöglicht, die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit Mandant:innen zu verbessern, was zu einer höheren Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden der Kanzlei geführt hat. Dr. Dominik Herzog hebt besonders hervor, dass der einfache Zugang zu allen nötigen Informationen, unabhängig vom Standort, sowie die Produktivität und Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden gestiegen ist. Insgesamt hat seine Kanzlei erfolgreich den Wandel hin zu einer noch stärker digitalisierten Arbeitsweise vollzogen. 

Mit Blick auf die Zukunft ist die Kanzlei nun besser gerüstet, um die Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu meistern und eine hochwertige Dienstleistung für ihre Mandant:innen bereitzustellen.