Im Verlauf der vergangenen beiden Jahre kam es pandemiebedingt regelmäßig zu Veränderungen der Gesetzeslage für den Arbeitsmarkt. Entsprechend wurden die Sachbearbeiter:innen in Personalämtern mit immer neuen Informationen konfrontiert. Um sicherzugehen, dass alle Rechtsinformations- und Wissensquellen, die Mitarbeitende in Personalverwaltung für die Sachverhaltsprüfung brauchen, zentral und einheitlich zugänglich sind, ist der Einsatz von digitalen Expertenlösungen sinnvoll. Wir sprachen dazu mit Uwe Kalkuhl, Business Manager Public Digital bei Wolters Kluwer.
Warum ist es wichtig, eine zentrale Informationsquelle für alle Rechtsinhalte zu nutzen?
Nun ja, die zu berücksichtigenden Normen, Richtlinien und Informationen in der Personalarbeit sind sehr vielfältig. Lassen Sie mich das anhand eines konkreten Beispiels aus der Praxis verdeutlichen: Der Deutsche Bundestag hat im März 2020 eine epidemische Lage von nationaler Tragweite festgestellt, die dann im November letzten Jahres wieder aufgehoben wurde. Bis zu einer grundsätzlichen Überarbeitung des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) mussten jedoch weiterhin Infektionsschutzmaßnahmen ergänzt und rechtssicher umgesetzt werden. Viele weitere Maßnahmen sind zur Bekämpfung der andauernden Pandemie erforderlich. Diverse neue Vorschriften haben folglich Auswirkungen auf die Personalarbeit in Kommunen, beispielsweise wie die Arbeit im Homeoffice auszugestalten ist.
Dieses Beispiel zum IfSG zeigt zwei Dinge: Zum einen, dass Sachbearbeitende in Personalämtern stets aktuell über rechtliche Vorgänge informiert sein müssen, die nicht unmittelbar aus dem Dienstrecht selbst herrühren, dort aber ganz praktische Berücksichtigung finden müssen. Zum anderen, dass eben jene Fragen aktuell pandemiebedingt nicht auf dem „kurzen Dienstweg“ zwischen Kolleg:innen beantwortet werden können.
Wie können Personalämter auf diese veränderte Ausgangslage reagieren?
Wichtig ist, dass alle Mitarbeitenden zentral auf alle Rechtsinformations- und Wissensquellen zurückgreifen können, um lokale Regelungen, Dienstanweisungen und Arbeitshilfen auf einer digitalen Plattform einsehen zu können – beispielsweise mithilfe einer cloudbasierten Expertenlösung. Eine solche Lösung ist eGovPraxis Personal von Wolters Kluwer. Eine juristische Fachredaktion arbeitet entsprechende Rechtsinformationen praxisgerecht anhand aktueller Rechtsprechung für die jeweilige Behörde im Kontext der zu bearbeitenden Angelegenheit auf, sodass alle Angestellten des Personalamtes diese schnellstmöglich verstehen und im individuellen Kontext anwenden können. Das schafft Rechtssicherheit und Behördeneinheitlichkeit und beschleunigt den Arbeitsablauf in Personalämtern.
Wie kann das Angebot digitaler Formate Sachbearbeiter:innen in der täglichen Arbeit unterstützen?
Auf solchen zentralisierten Plattformen ist auch ein Einsatz von digitalen Formaten zur Wissensvermittlung sinnvoll. Beispielsweise bewähren sich hier Online-Seminare von Fachleuten in besonderer Weise, da sie ohne viel „Juristendeutsch“ ganz klar, verständlich und konkret-praktisch für Rechtssicherheit und Hilfe in der Umsetzung von personalrechtlichen Maßnahmen sorgen. Auch vor dem Hintergrund der Digitalisierung in den Behörden ist es sinnvoll, in der fachlich-inhaltlichen Unterstützung auf digitale Formate zu setzen, da nur so eine Integration in weiterführende digitale Systeme wie e-Akten-Lösungen oder Fachverfahrensanwendungen nahtlos möglich ist und die Arbeit somit insgesamt einfacher und rechtssicherer werden kann. Außerdem haben diese den Vorteil, hochaktuell und flexibel aufbereitete Informationen für den Arbeitsprozess bereitstellen zu können.
Welche Vorteile von digitalen Expertenlösungen sehen sie noch?
Ein Vorzug ist sicherlich, dass das gesammelte Teamwissen gebündelt im Personalamt gehalten werden kann. Denn spezifisches Prozesswissen des Fachbereiches, Dienstanweisungen oder lokale Regelungen sind nicht immer einheitlich und schnell auffindbar. Gemeinschaftliches Wissen geht auch verloren, wenn Mitarbeitende aus dem Dienst ausscheiden. Ebenso ist es hilfreich bei der Einarbeitung von neuen Angestellten in Personalämtern, was oft sehr komplex und zeitaufwendig ist.
Expertenlösungen wie eGovPraxis Personal bieten die perfekte Positionierung für die aktuellen Herausforderungen in der täglichen, praktischen Personalarbeit und tragen maßgeblich zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung bei.
