Digitalizar facturas: el camino hacia una contabilidad en piloto automático

¿Qué es un OCR para facturas?

OCR, o Reconocimiento Óptico de Caracteres, es la tecnología que permite convertir diferentes tipos de documentos como imágenes con texto escaneadas, fotos o Pdf, en datos legibles y editables que puedan ser procesados por un ordenador.

El OCR es útil en la conversión de documentos físicos en formato digital, lo que facilita la búsqueda, edición y almacenamiento de la información. Se aplica en gran variedad de campos, incluyendo la digitalización de documentos, la extracción de datos de facturas, la conversión de libros impresos en formatos electrónicos, automatización de formularios y muchas otras aplicaciones donde se requiere transformar texto impreso en información digital.

En el contexto de facturas, si usamos un OCR para digitalizarlas obtendremos:

• Conversión de datos: el OCR permite extraer datos de facturas en papel y transformarlos en un formato digital editable, lo que facilita su integración en los sistemas contables.
• Automatización: El OCR permite automatizar el proceso de introducción de datos, lo que se traduce en una reducción notable de los errores humanos. Al eliminar la necesidad de entrada manual de datos, se acelera considerablemente el proceso de contabilización de facturas, liberando recursos y mejorando la precisión en el manejo de la información financiera.
• Accesibilidad: La aplicación de la tecnología OCR en la digitalización de facturas, facilita la gestión y el acceso a la información de las mismas, fomentando la colaboración y simplificando el análisis de datos para la toma de decisiones.

Cómo digitalizar facturas paso a paso 

El proceso manual de entrada de facturas consume un gran volumen de tiempo en las empresas, que cada vez más adoptan soluciones para digitalizar facturas, automatizando este proceso e incluso integrándolo con sus herramientas de contabilidad como a3innuva Contabilidad. Es por ello por lo que soluciones como Inmatic se convierten en una herramienta esencial para la digitalización de facturas. Gracias a su inteligencia artificial, Inmatic puede procesar y contabilizar automáticamente facturas de todo tipo. Aquí te explicamos cómo:

• Escanear la factura 
  

  Con Inmatic es posible subir facturas digitales, facturas escaneadas, un excel con un listado de facturas o incluso una foto del documento que quieres contabilizar. También permite la carga de archivos comprimidos con múltiples facturas. Las facturas se pueden cargar desde cualquier dispositivo, ya sea un móvil o un ordenador, gracias a que se trata de un servicio en la nube. Además, te brinda la opción de cargar archivos directamente desde Google Drive y Dropbox, e incluso se puede otorgar acceso al cliente con permiso restringido para que él mismo suba los documentos.
  
  

  
  Inmatic permite subir ficheros con distintos formatos seleccionando su carpeta de origen o arrastrando el archivo

• Proceso de OCR: 
  

  Inmatic utiliza tecnología OCR juntamente con inteligencia artificial para identificar y extraer de manera precisa los datos relevantes de la factura, y convertirlos en asientos contables.
  
  La inteligencia artificial facilita la detección de la información necesaria y de patrones en las facturas, aportando mayor seguridad y precisión en la gestión de la información. De esta forma procesa la información de las facturas en cuestión de segundos, a diferencia de otras alternativas en el mercado que suelen ser mucho más lentas y menos precisas.

Tras la carga de la factura Inmatic reconoce los datos que incluye de forma rápida y fiable

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• Integración con los datos de contabilidad: 
  

  Una vez digitalizada la factura, ésta se integra automáticamente en a3innuva Contabilidad, generando los correspondientes asientos contables, lo que facilita la gestión contable y asegura que todos los datos estén centralizados y accesibles.
  
  

Una vez cargada la factura en Inmatic podemos integrarla directamente con los datos contables de a3innuva Contabilidad 

Inmatic ofrece a los usuarios una interfaz intuitiva y ágil, que les permite visualizar la configuración del asiento antes de ser contabilizado, otorgando la flexibilidad de editar y modificar datos si es necesario, para garantizar una integración y contabilización perfecta de las facturas en a3innuva Contabilidad. 

Descubre cómo Inmatic contabiliza automáticamente facturas en software de contabilidad online como a3innuva Contabilidad, en el siguiente vídeo:

Contabilizar facturas en la gestión empresarial

La contabilización de facturas es esencial en la gestión empresarial. Se trata del procedimiento mediante el cual se registra un gasto o ingreso en los libros contables de una empresa. Este registro implica anotar los detalles de la factura, como el monto, la fecha, el proveedor o cliente, y la naturaleza del gasto o ingreso.

Se deben diferenciar las facturas de compra y de venta, registrando la base imponible y la cuota tributaria en el correspondiente libro. También existen otros tipos de facturas como las rectificativas, con retención de IRPF, facturas sin IVA, las facturas con recargo de equivalencia, las facturas intracomunitarias, las facturas de Inversión del Sujeto Pasivo y los pagos parciales de facturas que requieren asientos contables adicionales.  Cada tipo de factura tiene sus propias particularidades en cuanto a su registro y tratamiento contable. 

Con Inmatic consigues contabilizar facturas de todos estos tipos automáticamente en a3innuva Contabilidad, ahorrando tiempo, recursos y minimizando errores. 

En resumen, la digitalización de facturas es el futuro de la gestión contable. La gestión de facturas y contabilidad es un aspecto fundamental para cualquier empresa. Gracias a la digitalización de facturas, es posible optimizar y agilizar este proceso, eliminando la necesidad de manejar documentos físicos y facilitando la organización de la información financiera. Con herramientas como Inmatic y su integración con a3innuva Contabilidad, las empresas tienen todo lo necesario para ser más eficientes, precisas y competitivas en el mercado actual.