La SCAM (Société Civile des Auteurs Multimédia) es una organización francesa que gestiona colectivamente los derechos de autor en Francia, Bélgica y Canadá. Representando a 52 000 autores, defiende los derechos patrimoniales de creadores de contenido multimedia como directores, guionistas, periodistas, escritores, fotógrafos, ilustradores y traductores.
La SCAM al servicio de los autores
Fundada en 1981, la SCAM opera como una cooperativa donde los autores delegan la gestión de sus derechos de autor, permitiendo la recaudación de estos derechos por parte de empresas nacionales e internacionales que utilizan sus obras. “La particularidad de la SCAM es que representa obras de no ficción: reportajes, documentales, revistas...”, explica Raphaël Lépaulard, director adjunto de derechos audiovisuales de la SCAM.
Legisway para gestionar los contratos de la SCAM
La SCAM ha estado utilizando Legisway durante muchos años para gestionar sus contratos. Esta solución es fundamental para seguir la pista a los proyectos de contratos, gestionar renovaciones y archivar. “Creamos registros del estado de los proyectos que están negociándose para simplificar el seguimiento”. Después de la firma electrónica, los contratos vigentes se almacenan en la base de datos para centralizar la información y facilitar el acceso rápido y fácil a los datos necesarios. “Trabajo mano a mano con el departamento de asuntos jurídicos supervisando los contratos […]. Hemos estructurado los contratos por categorías y proyectos para facilitar el acceso a la información”.
El sistema de notificaciones de Legisway también permite un seguimiento estricto de los contratos y sus plazos. El equipo puede gestionar eficazmente las renovaciones y asegurarse de que no se pasen por alto fechas importantes.
Además, Legisway está interconectado con el sistema auxiliar de contabilidad de la SCAM, lo que garantiza que los clientes solo se añaden al sistema una vez que se ha firmado el contrato. Esta integración asegura la coherencia de los datos y simplifica el seguimiento administrativo. “Nuestra base de datos es idéntica a la de Legisway, y ambas se sincronizan para añadir al cliente al sistema de contabilidad una vez que se ha firmado el contrato en Legisway”.
Una transformación digital esencial
La SCAM apuesta por la digitalización para mejorar sus procesos internos y está dispuesta a probar nuevas funciones que le permitan satisfacer las crecientes exigencias en materia contractual. “La tecnología debe facilitarnos las cosas”, afirma Raphaël.
En 2017, durante la actualización a una nueva versión de Legisway, la organización contrató a una consultora para realizar una auditoría exhaustiva de sus prácticas de gestión de contratos. La consultora llevó a cabo entrevistas y formuló recomendaciones específicas para la configuración de la solución de gestión jurídica.
Posteriormente, la SCAM, en estrecha colaboración con los equipos de Legisway, reestructuró su jerarquía de datos, clasificó los contratos por categorías y proyectos, y optimizó el uso de la solución jurídica para un funcionamiento más eficiente y un proceso de gestión de contratos más fluido y organizado. La capacidad de Legisway para adaptarse a los requisitos específicos de la SCAM es una gran ventaja. “Personalizamos los módulos según nuestras necesidades particulares, lo cual ha mejorado nuestra eficiencia operativa”, explica Raphaël.
Conclusión
La integración de tecnologías avanzadas en la gestión de contratos es fundamental para entidades como la SCAM, que operan en un entorno nacional e internacional en constante cambio. “La tecnología me permite ser más eficiente y reactivo en mi trabajo”, destaca Raphaël Lépaulard. Herramientas como Legisway no solo centralizan la información y proporcionan un acceso rápido a los datos, sino que también registran de forma segura el historial de los contratos. La centralización y seguridad de los datos ofrecen tranquilidad, así como una base sólida para una gestión eficaz de los contratos.
