La SCAM (Société Civile des Auteurs Multimédia) est une organisation clé dans la gestion collective des droits d'auteur en France, en Belgique et au Canada. Avec plus de 52 000 auteurs sous sa bannière, la SCAM s'efforce de protéger les droits patrimoniaux des créateurs de contenus multimédias, incluant des réalisateurs, scénaristes, journalistes, écrivains, photographes, illustrateurs, et traducteurs.
La SCAM au service des auteurs
Fondée en 1981, la SCAM fonctionne comme une coopérative, où les auteurs confient leurs droits patrimoniaux à l'organisation pour qu'elle puisse percevoir des droits d'auteur auprès des sociétés nationales et internationales utilisant leurs œuvres. « La particularité de la SCAM c'est que les œuvres qu'elle représente sont les œuvres du réel : les reportages, les documentaires, les magazines…» explique Raphaël Lépaulard, adjoint au directeur des droits audiovisuels de la SCAM.
Legisway pour la gestion des contrats
Depuis de nombreuses années, la SCAM utilise Legisway pour gérer ses contrats. La solution y joue un rôle essentiel dans le suivi des projets de contrats, la gestion des renouvellements et l'archivage. « On crée des fiches au statut projet pour les contrats en cours de négociation, pour en simplifier le suivi ». Puis, une fois signé électroniquement, les contrats en cours sont rangés dans la base pour une centralisation des informations contractuelles, ce qui permet aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement aux données nécessaires. « Je collabore étroitement avec la direction des affaires juridiques pour le suivi de nos contrats […]. On a structuré les contrats par catégorie et projet pour accéder à l'information plus facilement ».
L'utilisation des alertes dans Legisway est aussi utile à la SCAM pour assurer un suivi rigoureux de ses contrats et de leurs échéances. Grâce à ce système, l'équipe peut gérer efficacement les renouvellements et s'assurer qu'aucune date importante n'est manquée.
Legisway est également interfacé avec le système de comptabilité auxiliaire de la SCAM, garantissant que les clients ne sont ajoutés au système qu'une fois un contrat signé. Cette intégration assure une cohérence des données et simplifie le suivi administratif. « Notre base comptable est miroir de la base de données de Legisway, elles se synchronisent pour ajouter un client dans le système de comptabilité uniquement si un contrat signé existe dans Legisway ».
Une transformation digitale essentielle
La SCAM a su tirer parti de la digitalisation pour améliorer ses processus internes et est prête à tester de nouvelles fonctionnalités avancées pour répondre aux attentes croissantes de leur environnement contractuel. « La technologie doit être facilitatrice » dit Raphaël.
En 2017, lors de la mise à jour vers une nouvelle version de Legisway, l’organisation a fait appel à un cabinet de conseil pour un audit complet de ses pratiques de gestion contractuelle. Ce cabinet a mené une série d'entretiens approfondis et fourni des recommandations précises pour le paramétrage de la solution de gestion juridique. Grâce à cet accompagnement, la SCAM a pu, en collaboration avec les équipes Legisway, restructurer son arborescence de données, classifier les contrats par catégories et projets, et optimiser l'utilisation de la solution juridique pour une efficacité opérationnelle améliorée et une gestion plus fluide et organisée des contrats.
La capacité de Legisway à s'adapter aux besoins spécifiques de la SCAM est un atout majeur. « On a personnalisé les modules pour répondre à nos exigences particulières, ce qui a amélioré notre efficacité opérationnelle » explique Raphaël.
En conclusion, l'intégration de technologies avancées dans la gestion contractuelle est essentielle pour les organisations comme la SCAM qui évoluent dans un contexte national et international en constante mutation. "La technologie m'apporte efficacité et réactivité dans mon travail.", souligne Raphaël Lépaulard. Les outils comme Legisway permettent non seulement de centraliser l'information et d'accéder rapidement aux données nécessaires, mais aussi de suivre l'historique des contrats de manière sécurisée. Cette centralisation et sécurisation des données offrent une tranquillité d'esprit et une base solide pour une gestion efficace.
