El informe Los departamentos jurídicos en la era digital, elaborado por Wolters Kluwer y la Asociación Europea de Abogados de Empresa (ECLA, por sus siglas en inglés), ha revelado unos resultados sorprendentes sobre el desarrollo y la implementación de una estrategia digital en los departamentos jurídicos.
Casi la mitad de los departamentos jurídicos de Europa (47 %) ha empezado a implementar una estrategia digital. De los que ya cuentan con una estrategia digital, el 41 % la introdujo hace más de tres años, mientras que el 37 % empezó hace 1-3 años. Son buenas noticias, porque los departamentos jurídicos corporativos de toda Europa han reconocido la importancia de las iniciativas digitales.
Sin embargo, el estudio también reveló que en el 65 % de los departamentos jurídicos la estrategia digital no responde a un plan concreto, con un calendario y unos objetivos específicos.
Una estrategia digital es importante porque define cómo las organizaciones pueden aprovechar la tecnología para mejorar los resultados, incluyendo cómo la tecnología puede crear ventajas competitivas y los pasos concretos que se seguirán. Si se implementa correctamente, una estrategia digital da lugar a la creación de una hoja de ruta. Sin un calendario ni unos objetivos marcados, es probable que se acabe usando la tecnología inadecuada o que se diseñe una estrategia digital que no se ajuste a las necesidades previstas del departamento durante los siguientes tres años.
Maurits Annegarn, Segment Manager de la unidad de software jurídico de Wolters Kluwer, señala que “muchos departamentos afirman que cuentan con una estrategia digital, pero debe ser algo más que un esbozo de sus planes de futuro a cinco años vista. Conseguir los resultados deseados requiere una gestión de proyectos y una elaboración de presupuestos adecuadas. Se trata de dos aspectos que la mayoría de los departamentos jurídicos corporativos todavía subestiman”.
Como asesor jurídico, probablemente tus prioridades se centran más en la creación de valor y la gestión de riesgos. Sin embargo, una estrategia digital puede ayudarte a encontrar formas de desarrollar estas tareas con mayor eficiencia.
Estas son algunas de las señales que indican que tu departamento necesita una estrategia digital:
- Si tu departamento jurídico está creciendo, es muy probable que la estrategia implementada hace años ya no se ajuste a sus necesidades. En este caso, es hora de evaluar si las herramientas ya existentes son adecuadas para la trayectoria de la empresa. Necesitas una tecnología escalable, que pueda expandirse al mismo ritmo que el departamento.
- Cada miembro del equipo tiene una forma diferente de organizar la información y completar las tareas. Es difícil saber quién se responsabiliza de qué, y determinar el estado de la información jurídica, incluyendo contratos, registros corporativos y reclamaciones. Los procesos habituales, como la aprobación de contratos, pueden tardar días o incluso semanas en completarse porque se realizan de forma manual.
- Tu departamento no cuenta con un presupuesto tecnológico, o no tiene relación con los responsables de la infraestructura informática. No contar con un presupuesto tecnológico puede desembocar en dos escenarios distintos. Por un lado, puede ser que las inversiones tecnológicas previas se hicieran de forma impulsiva y se hayan comprado múltiples herramientas. En el otro extremo nos encontramos con los departamentos jurídicos que todavía gestionan la información jurídica mediante hojas de cálculo y software genérico, que deben actualizarse de forma manual.
Es fácil que la tecnología te despiste y que acabes desarrollando una estrategia basada en la implementación de tantas soluciones como sea posible. Sin embargo, las inversiones en tecnología solo corresponden a una parte del todo. Antes de empezar a diseñar tu estrategia digital, debes analizar la situación actual y qué puntos débiles quieres resolver.
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