Hace tiempo que la tecnología es un catalizador de cambios, favoreciendo que las empresas aumenten la productividad y adopten modelos de negocio más competitivos, dejando atrás los modelos tradicionales. En la empresa jurídica, los “despachos virtuales” están redefiniendo la manera de trabajar de las consultorías legales y los servicios que ofrecen.
En 2017, Lexis Nexis afirmó que había más de 800 abogados trabajando para despachos “virtuales” en el Reino Unido. En comparación con los despachos tradicionales, los despachos virtuales aprovechan la tecnología en la nube para realizar sus tareas de forma digital, sin contar con una oficina física.
Pero ¿por qué hay tantos abogados independientes y pequeñas start up jurídicas que deciden trabajar en la nube? Este artículo aborda algunos de los motivos por los que el concepto de un despacho virtual puede reportar beneficios tanto a los abogados como a los clientes.
Despachos tradicionales vs. despachos virtuales
Si nos fijamos en las operaciones cotidianas de un despacho virtual que trabaja en la nube y las comparamos con las de un despacho tradicional, podemos entender por qué es una alternativa atractiva:
Gastos generales. No tener que pagar alquiler, ordenadores, dispositivos de fax, impresoras y archivadores significa una reducción de los costes generales que absorbían parte de los beneficios. Los abogados virtuales que usan un software especializado de gestión de expedientes basado en la nube pueden hacerse cargo de todo el funcionamiento de un despacho desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, por una parte del coste tradicional. Lee sobre esto, el nuestro artículo sobre la gestión de expedientes.
Y, al contrario de las soluciones basadas en la oficina, las soluciones basadas en la nube no conllevan costes de mantenimiento/TI. De hecho, estos costes a menudo son un lastre para los despachos tradicionales y les impiden implementar cambios. Para los despachos virtuales, esta estructura minimalista significa la oportunidad de probar distintos modelos de honorarios, sin sacrificar un servicio de alta calidad.
Comunicación con el cliente. Puede que parezca que los abogados virtuales ya no conocen a los clientes en persona y solo proveen servicios (de alcance limitado) a través de un portal en línea. Aunque es cierto que los abogados virtuales no tienen una oficina para atender a los clientes, cuentan con la tecnología para ofrecer sus servicios, a menudo de forma más eficiente que los despachos tradicionales, y además disfrutan de más tiempo para comunicarse con sus clientes y brindarles una representación legal completa. En el caso de los abogados que trabajan en entornos tradicionales, en ocasiones les resulta difícil encontrar el tiempo necesario para hablar con los clientes más allá del correo electrónico y las llamadas telefónicas. En comparación, los abogados virtuales tienen más flexibilidad durante su jornada laboral para reunirse con clientes en entornos más agradables y adaptándose a su horario, para forjar relaciones más sólidas. Todo ello se traduce en un servicio al cliente de mayor calidad.
Colaboración con otros colegas. En lugar de consultar la opinión de otros colegas en el pasillo, los abogados virtuales pueden usar software de gestión de casos basado en la nube que facilita la colaboración online en casos y documentos de forma segura. Este método es mucho más efectivo, ya que los correos electrónicos, los contactos y los documentos de los casos están actualizados y organizados de forma centralizada. Además, solo se permite el acceso a aquellos colegas que necesitan trabajar en el caso en cuestión. Asimismo, con la capacidad de hacer un seguimiento de tareas y plazos límite en el mismo software, puedes gestionar mejor vuestros calendarios y configurar flujos de trabajo automatizados para garantizar que cumples con todas tus obligaciones.
Movilidad. Los despachos tradicionales que usan aplicaciones empresariales en sus instalaciones pueden tener dificultades a la hora de trabajar de forma efectiva cuando no están en la oficina. Cuando funcionas como un despacho virtual, puedes trabajar literalmente desde cualquier lugar. Esto significa que contarás con más tiempo facturable y, por supuesto, con más beneficios.
La forma de trabajar. Para seguir siendo competitivos, los despachos tienen que estar atentos a la rentabilidad y a los indicadores generales de rendimiento financiero, para ajustar la forma de trabajar si es necesario. Los indicadores pueden ayudarte a identificar en qué áreas debes invertir tiempo y energías, para que puedas conseguir un aumento de la rentabilidad en tu despacho de abogados. Sobre esto, discubre como Kleos puede ayudar la rendabilidad de tu despacho de abogados.
Sin embargo, como ya hemos dicho, los despachos tradicionales pueden adoptar cambios con demasiada lentitud. Por otro lado, los despachos virtuales suelen tener un espíritu más emprendedor y cuentan con la tecnología que les permite ser más ágiles. Con más tiempo y energía para implementar cambios, los despachos virtuales pueden seguir el rápido ritmo de las cambiantes necesidades de los clientes, mantener un margen de beneficios óptimo y garantizar que el despacho está trabajando de la mejor forma posible.
En conclusión, crear un despacho virtual en la nube es una excelente alternativa a los despachos más tradicionales gracias a unos costes generales reducidos, un aumento de la agilidad, la movilidad, la flexibilidad y el tiempo – lo cual permite que los abogados ofrezcan unos servicios más competitivos y de mayor calidad para satisfacer las necesidades de los clientes.
Para eso considera utilizar un software en la nube para abogados en la nube como Kleos.
Si te gustaría obtener más información sobre los beneficios que ofrece la nube a los abogados independientes y a los despachos pequeños, y sobre todo sobre qué aspectos debes tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de expedientes basado en la nube, te recomendamos que te descargues nuestra guía Despachos en la nube.
