Le 21 janvier dernier, l’Ordre des barreaux flamands (Orde van Vlaamse Balies) a formulé une recommandation destinée à aider les avocats à appliquer correctement les directives du RGPD et à protéger le recours contre d’éventuelles amendes de l’Autorité de protection des données (APD). Cette recommandation fait suite à l’amende de 15 000 euros qui a été infligée à un huissier (le responsable du traitement) par l’APD pour une infraction au principe de l’obligation d’information.
Recommandation de l’Ordre des barreaux flamands
Dans cette recommandation très pratique, l’Ordre propose une clause que les avocats peuvent communiquer dans leur première notification à la partie adverse du client. Celle-ci souligne aussi l’importance de la mise à disposition (en ligne) d’une déclaration ou d’une politique de protection des données.
Comment protéger votre cabinet contre les amendes de l’Autorité de protection des données ?
La protection de votre cabinet d’avocats contre le RGPD va au-delà de la seule sécurisation des données. Ci-dessous, nous avons défini pour vous une série d’étapes essentielles :
- étape 1 : établissez les documents requis par le RGPD, comme le registre des traitements ou la politique de protection des données. Mettez ces documents à la disposition de vos clients et publiez-les sur votre site Internet ;
- étape 2 : préparez une série de réponses standard aux situations potentielles liées au RGPD. À cet égard, pensez par exemple à un accusé de réception avec mention du délai de réponse à la demande, une réponse à la suite d’une demande d’accès ou de rectification ;
- étape 3 : établissez une procédure et désignez des responsables au sein de votre cabinet ;
- étape 4 : veillez à ce que tous les collaborateurs de votre cabinet connaissent les procédures. Pour ce faire, décrivez la procédure, organisez une formation, mais prévoyez également de communiquer ou répéter les règles régulièrement à ce propos ;
- étape 5 : créez un dossier pour les questions liées au RGPD. Prévoyez une série de réponses standard, assorties des clauses et des liens requis. Envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de cabinet.
Kleos et DLex vous soutiennent parfaitement dans votre politique au RGPD. Ils comprennent ainsi :
- une check-list et un dossier RGPD ;
- environ quinze modèles de lettres/e-mails pour répondre aux demandes liées au RGPD ;
- des modèles de documents (registre des traitements, politique de protection des données) ;
- des rapports qui reprennent les données demandées de dossiers ;
- une gestion réfléchie des rôles et des droits.
Envie de savoir comment cela fonctionne ? Demandez une démonstration en ligne, sans engagement de votre part.
Besoin d’aide en tant que client Kleos ou DLex dans le cadre de la mise en œuvre de votre politique relative au RGPD ? Contactez-nous respectivement par e-mail aux adresses suivantes : [email protected] ou [email protected]
