Les Assemblées Générales dématérialisées ont connu un fort développement depuis le début de l’épidémie. Elles ont permis aux sociétés de réaliser leurs instances annuelles, alors que les associés étaient dans l’incapacité de se réunir.
L’appellation Assemblée Générale en ligne regroupe en réalité plusieurs usages :
- La consultation écrite : les associés ne se réunissent pas, ni en présentiel, ni en distanciel. Ils doivent voter des résolutions avant une échéance précisée dans la convocation.
- L’Assemblée Générale en visioconférence : Les associés se réunissent en visioconférence et votent en direct.
- Le huis clos : C’est un dispositif exceptionnel, adopté pendant la pandémie de Covid-19 qui permettait à une assemblée de se tenir sans la présence physique de ses associés, qui pouvaient réaliser un vote électronique. A ce jour, ce dispositif n’est plus possible.
Dans la pratique, les sociétés ou associations qui réalisent des AG en ligne ont mixé les différentes technologies qui existent pour répondre à leurs obligations légales :
- VOTE ÉLECTRONIQUE: Plusieurs procédés existent : Site dédié avec formulaire sécurisé, signature électronique du bulletin de vote, dispositif de vote à bulletin secret à urne électronique, etc.
- LIVE VOTE: Les participants votent, résolution par résolution, en temps réel.
- VISIOCONFÉRENCE: Utilisation d’une solution de visioconférence pour réunir virtuellement tous les associés.
- PROCURATION EN LIGNE: Les participants peuvent donner un pouvoir en ligne à un autre votant.
- VOTE PAR COURRIER: Dans certain cas, les participants envoient, par courrier ou email, leur vote à distance ou procuration. Centralisez ces votes ou procurations directement pour faciliter le décompte des votes.
- Q&A : Vos participants peuvent poser des questions écrites en ligne avant ou pendant l’instance.
Après plusieurs milliers d’AG organisées en 2021 avec easyQuorum, nous avons établi 5 recommandations pour réussir une AG en ligne :
1. Sécuriser son scrutin
Après avoir analysé les enjeux, les risques, le besoin de confidentialité et les éventuelles obligations d’anonymat du vote, vous devez suivre un certain nombre de recommandations pour sécuriser votre scrutin.
Ce ne seront pas les mêmes procédures à mettre en place pour organiser un scrutin d’approbation de comptes avec des associés bienveillants que d’organiser des élections d’administrateurs, à bulletin secret, auprès de milliers d’adhérents dans un contexte plus tendu.
Au cœur du sujet de la sécurisation, il y a la capacité à authentifier le participant et à s’assurer que c’est la personne ayant le droit de vote. Nous recommandons, de mettre en place une double authentification ou de faire parvenir les identifiants et mots de passe de connexion par deux canaux différents.
Votre solution technique devra en outre assurer une parfaite intégrité du scrutin, être conforme au RGPD, etc.
2. Accompagner les participants
La transformation digitale est un process qui doit toujours être accompagné. Pour vos associés ou vos adhérents, cela peut être une première. Il faut veiller à les mettre en confiance. Pour ce faire, nous recommandons de leur apporter de la documentation, des vidéos explicatives. Vous pouvez également leur proposer une session d’essai.
N'oubliez pas de prévoir une équipe pour aider les participants le jour J et notamment les publics les moins à l’aise avec les outils informatiques.
3. Valoriser la marque Corporate / Assurer le show
L’assemblée est un temps fort pour une société ou une association. C’est le moment de présenter les résultats, la stratégie et les ambitions. Organiser une AG en ligne, c’est la parfaite occasion de montrer que la société est innovante.
Nous recommandons de bien préparer cette instance et notamment,
- De veiller à la qualité des documents à partager
- De mettre l’espace votant à vos couleurs
- De soigner les échanges avec les participants
- De transformer votre Visio en véritable Show. Vous pouvez faire appel à un prestataire pour se charger de la régie son et vidéo et obtenir une retransmission d’une grande qualité.
4. Faciliter les échanges / interactions
Lors d’une assemblée en présentiel, on peut facilement créer des moments d’échanges et de débats entre l’équipe de direction et les participants.
Sur une AG en ligne, il est tout à fait possible de recréer ces moments. Voici quelques conseils pour favoriser les échanges avec les participants
- Proposer une fonctionnalité Q&A (Question et réponse) en amont de votre Assemblée Générale ou en Live
- Organiser des Visioconférences avant les votes pour permettre le débat sur certains ordres du jour
- Pendant une visioconférence, prévoir des périodes durant lesquelles les participants peuvent poser des questions. Ces questions pouvant se rédiger par écrit ou invitant le participant à la poser en audio ou visioconférence.
5. Adapter les contraintes juridiques
Généralement, les règles pour les Assemblées Générales ont été pensées pour des instances qui se tiennent physiquement. Le législateur et les juristes en charge des statuts n’ayant pas anticipé l’organisation d’assemblées en ligne. Il faut donc adapter le scrutin à votre organisation : Choisissez une solution suffisamment souple.
En cas de doute, faites appel à un avocat. N’hésitez pas à mettre à jour vos statuts, lors d’une Assemblée Générale exceptionnelle pour faciliter les prochaines AG en ligne.
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