Vous souhaitez dématérialiser vos instances,
Dématérialisez toutes vos instances de gouvernance : conseils d’administration, de surveillance, directoires, comités, commissions, etc.
Avec le Board Portal d’easyQuorum, vous bénéficiez de la 1ère solution illimitée de dématérialisation des organes de gouvernance.
Vous disposez d’une solution ultra sécurisée pour organiser, partager et planifier toutes vos instances et les documents confidentiels associés.
Focus sur 3 fonctionnalités de dématérialisation de vos instances de gouvernance
Board Portal
Il s’agit d’un espace hautement sécurisé accessible aux administrateurs et invités de vos instances. Sur cet environnement, les participants retrouvent :
- le calendrier des instances
- les documents confidentiels partagés
- les ordres du jour
- les comptes-rendus des réunions tenues
Cet espace est enrichi de nombreuses fonctionnalités pour annoter les documents, échanger avec les organisateurs, collaborer avec les autres participants, réaliser des votes et élections etc.
Organisation des instances
Avec easyQuorum, vous simplifiez l’organisation de vos instances :
- Planification des séances
- Envoi des convocations
- Suivi du présentéisme
- Envoi de rappels, organisation de sondages
- Signature électronique
Visioconférence
Notre outil de dématérialisation de réunion est intégré avec les principales solutions de visioconférence : Teams, Zoom, Webex, Apizee, etc.
Les participants se connectent à l’espace sécurisé et peuvent directement participer à la visioconférence.
Durant la visioconférence, les participants peuvent accéder aux documents sécurisés, poser des questions écrites, réaliser des votes en direct, etc.
Avec la solution il est possible d’organiser des instances en hybrides, des participants sont présentiels et les autres assistent à la séance grâce à la visioconférence.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des conseils et comités ?
Sécurité
En utilisant easyQuorum, vous protégez les informations sensibles associées à vos réunions de gouvernance.
Économie
Vos équipes gagnent en efficacité et vous bénéficiez d’une offre illimitée pour toutes vos instances.
Collaboratif
Vous facilitez la collaboration dans la préparation et la tenue de vos instances.
L’offre Board Portal dispose de nombreuses fonctionnalités, cette page ne les présente pas de façon exhaustive.
Pour connaître toutes les fonctionnalités du Board Portal,
Questions fréquentes sur la dématérialisation des conseils d’administration et Boards
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Comment les données sont-elles sécurisées ?
Les données sont stockées en France dans un DataCenter ultra sécurisé.
Nous offrons des méthodes de connexion de chaque participant avec des niveaux élevés de sécurité : double authentification ou SSO.
Par ailleurs, nos systèmes subissent, au moins une fois par an, des tests de sécurité par des entités externes. -
Combien d’instances puis-je organiser sur easyQuorum ?
Avec l’offre illimitée, vous pouvez dématérialiser toutes vos instances, sans limite. -
Ai-je besoin d’être formé ?
Durant la phase d’onboarding, un expert de la transformation digitale du Corporate vous accompagne. Il peut former les organisateurs comme les participants.
Néanmoins, la formation n’est pas forcément nécessaire pour les participants car la solution est très simple d’utilisation.
Pourquoi nos clients utilisent le Board Portal easyQuorum ?
Groupes / Holdings
Pour dématérialiser l'ensemble des conseils d’administration, conseils de surveillance, directoires et comités.
Les administrateurs disposent d’un seul accès ultra sécurisé pour visualiser toutes les instances liées à leurs mandats, télécharger et consulter les documents confidentiels.
Les instances peuvent être organisées en présentiel, en distanciel ou sous format hybride.
Le juriste ou secrétariat général pilote très facilement l’organisation et le suivi des instances. Il est possible d’extraire les présences pour le calcul des jetons de présence.
Mutuelles
Pour dématérialiser les conseils et comités de la mutuelle.
Chaque administrateur dispose d’un accès sécurisé pour retrouver les documents liés à ses instances, pour consulter son calendrier d’instance, pour échanger avec les juristes.
Les conseils et comités peuvent être organisés en présentiel, en distanciel ou sous format hybride.
Le secrétariat général pilote facilement l’organisation et le suivi des instances, réalise les PV de séance et peut générer des reportings des instances.
Organismes Publics
Pour dématérialiser les instances telles que des comités, des consultations, des commissions, des conseils d’administration.
Chaque invité dispose d’un accès sécurisé pour retrouver les documents liés à ses instances, pour consulter son calendrier d’instances, pour échanger avec les juristes.
Les instances peuvent être organisées en présentiel, en distanciel ou sous format hybride.
Le juriste ou le chargé des instances pilote facilement l’organisation, le suivi des réunions et réalise les PV de séance. Un outil avancé de reporting permet de suivre les présences, consultations, interactions et connexions aux instances.
Pour dématérialiser toutes vos instances de gouvernance,