Avec easyQuorum, Orpi opte pour la tenue de ses Assemblées Générales au format hybride

Découvrez avec Marjorie Gomis, Directrice Juridique d’Orpi, comment sa société a procédé à la dématérialisation de ses AG avec easyQuorum, et a ainsi augmenté la participation et la satisfaction des associés, tout en sécurisant l’organisation juridique.

Après un parcours de 10 ans dans le secteur des assurances, et précédemment dans le secteur des télécommunications, toujours au sein de la Direction Juridique, Marjorie Gomis intègre Orpi en 2020 avec pour objectif de restructurer le service. La pandémie va accélérer le recours à la dématérialisation des AG pour, au final, le bénéfice de tous !

Pouvez-vous décrire votre entreprise et l’organisation de votre service juridique ?

Orpi France est une société civile coopérative à capital variable de plus de 50 ans, à la tête du réseau d’agences immobilières Orpi, réseau composé de près de 1 350 agences détenues par plus de 1 000 associés. En tant que coopérative, Orpi France est dirigée par ses associés, à savoir des agences immobilières financièrement et juridiquement indépendantes.
La Direction Juridique est composée de : 3 juristes en droit des affaires et contentieux, 1 juriste NTIC, 1 juriste en droit immobilier, 1 alternante en droit immobilier, 1 assistante administrative, 1 assistante administrative en charge des réclamations consommateurs et 1 directrice juridique.

Quelles difficultés rencontriez-vous avant de mettre en place la solution easyQuorum ?

Nous passions beaucoup de temps sur la préparation des Assemblées Générales qui réunissent donc plus 1 000 associés votants, avec beaucoup de tâches sans réelle valeur ajoutée : envoi manuel des convocations, gestion des procurations reçues par email ou courrier postal, envoi des pièces aux associés via des systèmes d’envoi imparfaitement sécurisés, vérification manuelle des votants, gestion de cahiers d’émargement papier, longueur des dépouillements des votes à bulletin secret…
Hormis quelques votes à bulletin secret, les votes des associés avaient lieu à main levée, entraînant une difficulté dans le calcul des voix et des majorités, et des risques d’erreurs.

Tout cela concourait à une insatisfaction des associés sur le déroulement des Assemblées Générales sous une forme « archaïque », sans possibilité de voter électroniquement.

Quel a été le facteur déclenchant pour vous lancer dans un processus de dématérialisation de vos AG ?

En 2020, du fait du Covid et de l’impossibilité de se réunir sur certaines périodes, il est devenu nécessaire de tenir l’AG d’approbation du budget N+1 sous format dématérialisé, or les statuts ne le permettaient pas. Il a été décidé d’organiser, grâce aux exceptions introduites par les ordonnances du 25 mars 2020, une consultation écrite par voie électronique grâce à easyQuorum, afin d’inclure dans les statuts la possibilité de tenir l’AG à distance et de voter par voie dématérialisée et à distance.

La participation des associés à cette nouvelle forme de vote étant un succès, et les résolutions ayant été adoptées au cours de la consultation écrite, s’est immédiatement suivie l’organisation de l’AG d’approbation du budget N+1.

Par la suite, toutes les AG Orpi France ont été organisées avec la solution easyQuorum.

Quel a été le processus d’achat et pourquoi avez-vous choisi la solution easyQuorum ?

Une des juristes de l’équipe avait déjà consulté, quelques mois avant la pandémie, la solution easyQuorum, en participant notamment à un webinar, dans l’optique de moderniser le process d’organisation et de déroulement des AG, particulièrement complexe chez Orpi France.

Comme dans de nombreuses entreprises, la dématérialisation des AG s’est finalement imposée du fait des contraintes de la crise sanitaire.

La solution easyQuorum a été retenue pour sa solution complète permettant de couvrir l’envoi des convocations jusqu’à l’émission du PV d’AG, la sécurisation des aspects juridiques de l’AG, sa simplicité d’utilisation pour nos associés et par la grande qualité de l’accompagnement proposé par les équipes easyQuorum (notamment du fait que les Customer Success Managers, qui nous accompagnent durant notre projet, sont juristes).

Comment s’est passée votre AG ?

La consultation écrite de novembre 2020 a été un grand succès, avec une forte participation. Puis l’AG 100% dématérialisée qui a suivi a également été une belle réussite tant d’un point de vue organisationnel pour les juristes, que du point de vue des associés, qui ont relevé la facilité à prendre connaissance des documents de l’AG et à réaliser les votes, y compris les votes pour les procurations reçues.

Au cours de l’année 2021, 2 nouvelles AG ont été organisées avec easyQuorum, dont une AG avec pour ordre du jour l’élection à bulletin secret des futurs membres du Conseil de Gérance, ce qui a supposé une organisation particulièrement stricte compte tenu des forts enjeux. Toutes les 2 ont été réalisées sous format hybride : à la fois en présentiel et en distanciel avec retransmission en direct de la réunion directement depuis la plateforme easyQuorum.

Désormais, les associés Orpi ont pris goût à ce format hydride et nous disent ne pas vouloir revenir à un autre fonctionnement.

Quels sont les bénéfices quantitatifs et qualitatifs (idéalement quantifiables) que vous avez retirés de la solution ?

• La satisfaction de la grande majorité des associés du réseau Orpi pour cette solution, dont un certain nombre utilise également easyQuorum pour l’organisation de leurs AG régionales.
• La suppression pour la Direction Juridique de toutes les tâches précédemment manuelles, et la sécurité dans le décompte des voix.
• Le format hybride très appréciable par temps de pandémie, et pour obtenir nos quorums de présence.

Quels conseils donneriez-vous aux autres organisations qui n’ont pas encore franchi le pas de la dématérialisation de leurs AG ?

Participer à une démonstration de la solution par les équipes easyQuorum, constater la simplicité d’utilisation de l’outil et identifier les avantages de passer par une dématérialisation, tels que le gain de temps et la sécurisation de l’organisation juridique.

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