C’est une triste réalité, mais dans un grand nombre d’entreprises, le service juridique est toujours considéré comme un « centre de coûts » et un obstacle à la « conclusion d’affaires ».
En tant que conseiller juridique, votre objectif est d’améliorer la conformité et de réduire les risques juridiques dans l’ensemble de l’organisation. Cependant, lorsque les autres services évitent de vous consulter parce que le service juridique est perçu comme un goulot d'étranglement, votre mission de protection de l’entreprise est compromise.
Pour relever ce défi, les juristes d’entreprise se doivent d’équiper l’organisation des bons outils pour mettre en place une collaboration plus proactive. De plus en plus, cela implique d’adopter des moyens technologiques pour accroître l’efficacité des services juridiques internes et faciliter la transition vers un mode de travail plus stratégique et managérial.
Voici 5 conseils pour améliorer la collaboration entre le service juridique et les autres départements de l’entreprise grâce à la technologie
Partagez des informations et des connaissances juridiques
La première façon d'améliorer la collaboration consiste à rendre les informations juridiques accessibles à ceux qui peuvent en bénéficier le plus. Le partage des dernières versions de contrats immobiliers avec la comptabilité, des informations sur les réclamations avec le service client ou des contrats de vente avec le service commercial, contribue à décloisonner l’entreprise. Un système centralisé de gestion des informations juridiques peut également vous aider à réduire le temps consacré à diverses tâches administratives, de la récupération d'informations pour les collègues à la révision des contrats et à la recherche des dates d'échéance.La meilleure façon d’y parvenir est de stocker vos documents dans un système de gestion sécurisé et centralisé basé sur le Cloud, dans lequel vous pouvez gérer les paramètres d’accès et d’autorisation en fonction de votre organisation. Des outils technologiques tels que Legisway peuvent vous aider à stocker des informations juridiques relatives à un large éventail de questions et à optimiser les processus de recherche, d’examen, de gestion et de reporting dans votre organisation. Par exemple, si vous devez vous assurer que les politiques de conformité sont respectées, Legisway peut les mettre à la disposition des bonnes personnes et vous aider à savoir qui a accédé aux documents et à quel moment.
Dynamisez l’entreprise grâce à des modèles de documents
L'un des plus grands défis pour les conseillers juridiques est la nécessité d'être au courant de tout, sans nécessairement être impliqué dans l'examen de chacune des clauses de chaque contrat. Pour éviter de vous éparpiller, donnez plus d’autonomie aux autres services grâce à des modèles simples de contrats standards dont vous aurez validé la structure, mais qui nécessiteront toujours votre approbation finale.Non seulement les modèles peuvent vous faire gagner du temps, mais ils peuvent aider chaque service à jouer un rôle plus actif dans la gestion de ses risques juridiques.
Définissez des workflows standards pour améliorer l’efficacité et la conformité
A n’importe quel moment, le juriste d’entreprise peut être appelé à collaborer sur de nombreuses questions, avec diverses unités commerciales et entités. Le suivi des demandes et la gestion du travail peuvent être difficiles. Lorsque les demandes sont gérées de manière non structurée, comment vos collègues savent-ils que leurs demandes sont prioritaires et quand elles seront traitées ? Et mieux encore, combien de temps passez-vous à courir après vos collègues pour obtenir toutes les informations avant de pouvoir passer à l'action ?Avec la mise en œuvre d’un système qui répartit les tâches et standardise les flux de travail, vous pouvez améliorer l’efficacité et passer plus de temps à créer de la valeur. En attribuant des tâches spécifiques à chaque collaborateur et en définissant des workflows standards, le service juridique peut gérer les demandes de façon structurée et toutes les personnes impliquées sont informées du statut des activités en temps réel. De plus, en précisant qui doit effectuer des tâches spécifiques, combien de temps chacune doit prendre et dans quel ordre elles doivent être réalisées, vous augmentez l'efficacité et assurez la conformité des politiques et / ou règles de l'entreprise.
Soyez proactif dans l'identification des risques
La gestion des risques est moins difficile lorsque chacun a une image claire de la situation et lorsque tous coopèrent pour identifier les risques émergents. Si toutes vos informations juridiques sont à portée de main, vous pouvez résumer les informations contractuelles et les partager avec d'autres départements pour vous assurer qu'ils comprennent tous les termes clés et les risques encourus.
Cependant, il ne s’agit pas seulement de collecter les données pertinentes lorsque vous en avez besoin. Souvent, si vous ne voyez pas les informations, vous n’y pensez pas non plus. La technologie vous permet de garder à l’esprit les évènements critiques, tels que le renouvellement de contrats, les délais de dépôt, et les politiques de conformité, grâce à des alertes et des rappels. Permettre aux gestionnaires ou aux chefs de service d’identifier les risques de manière proactive peut les aider à jouer un rôle plus actif dans la gestion de leurs risques juridiques et, simultanément, permettre aux juristes d’entreprise de créer réellement de la valeur pour l’organisation.
Transmettez des informations qui améliorent la performance des autres services
Les rapports - sur les responsabilités et les risques, les litiges en cours ou les contrats de licence arrivant à expiration – ont une valeur inestimable pour les gestionnaires, les chefs de service ou la direction de l’entreprise. Pourtant, collecter des données fiables et les assembler dans des rapports faciles à comprendre peut s’avérer difficile. Combien de temps passez-vous par mois à rechercher des données récentes dans toute l'entreprise, à insérer des chiffres dans des feuilles de calcul, sans être sûr que vos données sont exactes ?Grâce à la technologie, vous pouvez générer des rapports pointus pour suivre et communiquer des informations, en sachant que les données que vous collectez sont les plus à jour. De plus, en gérant les droits d'accès et les autorisations, vous pouvez permettre à vos collègues d'afficher et d'exporter des rapports à leur guise, ce qui leur permet de surveiller de manière proactive les problèmes et de prendre des décisions plus rapidement.
Etes-vous prêt à améliorer la collaboration au sein de votre organisation ? Aujourd’hui, il va sans dire que la technologie peut grandement améliorer la collaboration entre les services dans le travail quotidien, la gestion des risques et la prise de décisions stratégiques qui apportent de la valeur à toute l'entreprise. La technologie peut aider les conseillers juridiques à améliorer leur efficacité et leur prestation de conseils stratégiques, car toute l'entreprise est plus autonome dans le domaine juridique.
