La ricerca globale Future Ready Lawyer 2022, pubblicata da Wolters Kluwer Legal & Regulatory, rivolge uno sguardao attento non solo agli avvocati e al modo in cui svolgono i loro lavoro in ambito legale ma anche al cliente e al business e alle modalità con cui le tecnologie possono risolvere i problemi che le aziende hanno in ambito legale.
Ne parliamo con Helena Hallgarn, pioniera delle tecnologie legali in Scandinavia che dopo aver lavorato in diversi studi legali per 16 anni, ha co-fondato VQ 2010, specializzata nell’offrire innovativi strumenti IT al settore legale.
Helena è anche Vice Presidente e Ambassador di ELTA (European Legal Technology Association) in Svezia.
Abbiamo osservato che la trasformazione della professione legale è solo all’inizio e, nonostante la pandemia abbia innescato la trasformazione tecnologica, molto rimane da fare in futuro. Quali sono le aree che necessitano maggiormente di un cambiamento per una modernizzazione effettiva del settore legale e quando ritiene assisteremo a questi cambiamenti?
Finora abbiamo assistito a un grande interesse nelle tecnologie legali e nelle nuove soluzioni tecnologiche atte a modificare il modo in cui il lavoro legale è gestito dagli avvocati. L’attenzione è stata principalmente rivolta agli avvocati e al modo in cui svolgono il loro lavoro in ambito legale. Ora assisteremo a una transizione verso il cliente e il business. Come è possibile risolvere i problemi che le aziende hanno in ambito legale?
Probabilmente avremo nuove realtà aziendali che punteranno a risolvere le questioni legali combinando molteplici risorse, come avvocati, Project Manager, personale IT e Data Analytics. Mettiamo che un’azienda debba trovare una soluzione a un problema commerciale, come la gestione dei contratti, inclusa la redazione degli accordi di compravendita, la gestione di un nuovo supporto per il whistleblowing o la predisposizione di Q&A per questioni giuslavoristiche. Invece di cercare di adottare una soluzione tecnologica, una scelta che spesso si è rivelata in realtà fallimentare, o di rivolgersi a un avvocato per risolvere parte del problema, potrebbe rivolgersi a un’azienda che offre un servizio completo: gestisce le questioni legali, applica una soluzione appropriata e offre al cliente tutto il pacchetto implementato "pronto all'uso". Ci vorranno probabilmente alcuni anni, ma una volta che i clienti avranno questa opzione e ne comprenderanno il potenziale, potremmo assistere a un vero sconvolgimento dell’offerta dei servizi legali.
Considerando che le tecnologie “foundational” sono oramai largamente utilizzate, quali sono le altre tecnologie che un professionista del settore legale dovrebbe adottare per prime al fine di modernizzare effettivamente il proprio ambiente lavorativo?
Il grande successo delle tecnologie legali registrato l’anno scorso ha portato molti studi legali a investire in tutte le tipologie di strumenti Legal Tech. Molti studi legali hanno ora accesso a sistemi di gestione dei documenti, a diverse soluzioni per i flussi di lavoro, a sistemi di composizione dei documenti e a qualsiasi funzionalità, a partire dai programmi di base come Excel. Invece di limitarsi ad adottare nuove tecnologie, dovrebbero usare meglio quelle che hanno a disposizione. Grazie al fatto di avere accesso a tutti questi strumenti e piattaforme tecnologici, c’è una buona possibilità di modernizzare davvero il settore.
Per portare avanti questa modernizzazione bisognerebbe puntare sulla standardizzazione, senza la quale non si possono raggiungere risultati positivi in termini di flussi di lavoro e automazione. Il prossimo passo nella trasformazione del settore dovrebbe quindi essere un’analisi settoriale per identificare ciò che può essere standardizzato.
Dobbiamo chiederci quali sono i compiti e gli argomenti che si prestano a una standardizzazione. Successivamente sarà necessario analizzare e delineare accuratamente tali compiti e argomenti: un processo che deve essere svolto coinvolgendo le persone che possiedono una solida esperienza a riguardo, in modo da identificare le relative alternative, opzioni, testi, e così via.
A tal proposito è anche importante individuare modi nuovi per migliorare la gestione di tali compiti e argomenti. Va sottolineato che l’aspetto fondamentale in questo caso è proprio definire tutto questo collaborando con le persone giuste, che abbiano l’esperienza necessaria. Altrimenti si rischierebbe di perdere di vista l’obiettivo, concentrandosi su come gli avvocati “dovrebbero” gestire questi compiti e aree. Ovviamente, affinché questo sia possibile, gli avvocati e il settore devono essere aperti al cambiamento: molti progetti sulle tecnologie legali hanno fallito proprio perché partivano da una visione teorica di come le cose “dovrebbero essere svolte”, senza comprendere di fatto la realtà del perché vengono fatte in un dato modo.
Gli studi legali che lavorano sulla standardizzazione possono migliorare l’uso delle tecnologie: una volta standardizzati i compiti e le aree con il supporto della tecnologia, è possibile prevedere molto meglio il tempo dedicato alla loro gestione. In questo modo è anche possibile modificare il modello di pricing per queste tipologie di lavoro passando a un modello di prezzo fisso. Tutto questo modernizzerà davvero il settore.
Le richieste dei clienti sono cambiate a seguito della pandemia? E se sì, come?
Durante la pandemia tutti ci siamo abituati alle riunioni virtuali, utilizzando soluzioni come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet. Questo ha modificato profondamente il nostro concetto di riunione, rendendo naturale organizzarle online invece che di persona. In questo modo il mondo è più accessibile e noi siamo meno legati all’area geografica in cui ci troviamo. Invece di cercare i consulenti legali all’interno della propria comunità locale, è stato possibile ampliare il campo d’azione con facilità e avere un numero maggiore di alternative. Il fatto che ci siano consulenti nella propria zona non conta più. È stato invece possibile concentrarsi sulla preparazione e sul prezzo, trovando alternative convenienti e competenti al di fuori delle grandi città. In questo modo i clienti possono guardarsi attorno per trovare i consulenti che meglio fanno al caso loro. Più si riesce a definire e descrivere un argomento con precisione, più sarà facile per i clienti confrontare i prezzi di diversi consulenti. Gli studi legali tradizionali delle grandi città devono adattarsi a tutto questo. Potrebbero decidere di rendere gli argomenti più complessi, ovvero più difficili da confrontare, o aprirsi a una gamma più ampia di servizi con prezzi diversi, ad esempio, incrementando la flessibilità di reperimento delle risorse avvalendosi di consulenti disponibili in altre città.
