Od 1 stycznia 2025 r. organy administracji publicznej są zobowiązane stosować przepisy ustawy o doręczeniach elektronicznych w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i częściowo publicznej usługi hybrydowej.
Jaki jest cel ustawy o doręczeniach elektronicznych?
Doręczanie pism drogą elektroniczną staje się nie tylko preferowaną, ale również podstawową i w większości przypadków obowiązkową formą komunikacji podmiotów publicznych w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych. Wejście w życie ustawy i wdrożenie odpowiednich rozwiązań technicznych do świadczenia usług definiuje na nowo zasady wymiany korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi, jak również niepublicznymi oraz z osobami fizycznymi.
Nowe rozwiązania techniczne zastąpią list polecony za potwierdzeniem odbioru. W przypadku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych przez adresata pisma, domyślną formą komunikacji z podmiotem publicznym będzie wymiana korespondencji za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
W konsekwencji wymiana korespondencji w ramach nowych usług pozwoli załatwiać sprawy urzędowe drogą elektroniczną, w sposób zapewniający zarówno skuteczność, wzajemną identyfikację, skrócony czas realizacji, jak również bezpieczeństwo komunikacji.
Jakich podmiotów publicznych dotyczy wdrożenie regulacji i w jakim terminie?
Termin obligatoryjnego posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i w efekcie wdrożenia obowiązku stosowania regulacji ulegał wielokrotnym zmianom. Wynika to przede wszystkim z braku odpowiedniego przygotowania do tak istotnej zmiany zarówno podmiotów zobowiązanych, jak również operatora wyznaczonego.
Aktualnie obowiązek stosowania regulacji i wdrożenia rozwiązań technicznych obejmuje zarówno poszczególne rodzaje podmiotów publicznych wymienionych w art 155 ust. 1-6 ustawy o doręczeniach elektronicznych. W szczególności:
- organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,
- ZUS,
- KRUS,
- NFZ,
- agencje wykonawcze,
- instytucje gospodarki budżetowej,
- państwowe fundusze celowe,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- uczelnie publiczne, PAN
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki,
- związki metropolitalne,
- samorządowe zakłady budżetowe.
Jak również inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy), z tą samą datą - od 1 stycznia 2025 r.
Wyjątkowo wymienione wyżej podmioty samorządowe, w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej będą obligatoryjnie stosować przepisy od dnia 1 października 2029 r.
Warto zwrócić uwagę na komunikaty płynące z Ministerstwa Cyfryzacji, które planuje wypracowanie planu naprawczego oraz działań wspomagających wdrożenie e-Doręczeń w podmiotach publicznych. W założeniach, nie wpłynie to na termin utworzenia adresu doręczenia elektronicznego, co na wprowadzenie okresu przejściowego, w którym będą równoważne: doręczenia papierowe, przez ePUAP oraz na adres do e-Doręczeń.
Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego - PURDE
Domyślny sposób wymiany korespondencji w administracji publicznej ma być realizowany przez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Rozwiązanie techniczne ma za zadanie zapewnić wymianę korespondencji wymagającej identyfikację nadawcy i adresata, potwierdzenie zarówno nadania, jak również jej odbioru oraz ochronę przesyłanych danych.
Obowiązek posiadania adresu doręczenia elektronicznego, skrzynka doręczeń i rola administratora
Niezbędnym elementem realizacji obowiązków wynikających z ustawy jest utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. Wskazany adres będzie wykorzystany do korespondencji ze wszystkimi pozostałymi podmiotami korzystającymi z usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wpisanie adresu do rejestru publicznego jakim jest baza adresów elektronicznych (BAE) ujawni adres do doręczeń elektronicznych, dzięki czemu możliwe będzie łatwe wyszukanie adresata korespondencji.
W ramach korzystania z usługi niezbędne jest również założenie skrzynki doręczeń, w obrębie której operator wyznaczony czyli Poczta Polska S.A. realizuje wymianę korespondencji. Skrzynka to narzędzie, które umożliwi wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych związanych z korespondencją. Ma posiadać gwarancję dostępu oraz gwarantowaną pojemność do przechowywania wysłanych i odebranych danych i tworzona jest wraz z adresem do doręczeń elektronicznych.
Przed uzyskaniem adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla podmiotu publicznego obowiązkowe jest również wyznaczenie administratora skrzynki doręczeń. Wskazanie administratora jest wymagane w samej procedurze wnioskowania o utworzenie adresu dla podmiotów publicznych. Ponadto administrator ma między innymi uprawnienia do aktywacji skrzynki, wyznaczania osób fizycznych upoważnionych do dostępu do skrzynki oraz zarządzania skrzynką doręczeń.
Inne obowiązki organów publicznych
Regulacja zobowiązuje organy publiczne do korespondencji między sobą z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, również w kontaktach z podmiotami niepublicznymi, które mają obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych. W przypadku gdy podmiot niepubliczny nie jest do tego zobowiązany - korespondencja może odbywać się na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych; na adres do doręczeń elektronicznych, z którego została nadana korespondencja lub przy użyciu publicznej usługi hybrydowej.
Publiczna Usługa Hybrydowa - PUH
Publiczna usługa hybrydowa ma charakter uzupełniający i powinna zapewniać podmiotom publicznym wysyłkę korespondencji w domyślnej elektronicznej postaci, która trafi do podmiotu niepublicznego w postaci papierowej. W ramach realizacji tej usługi operator wyznaczony przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Korespondencja w ramach świadczenia tej usługi powinna zostać doręczona w czasie nie dłuższym niż 6 dni od dnia jej nadania.
Rafał Bułach
